六、論述題

　　1.文件立卷有何意義?

　　1、對(duì)文件進(jìn)行立卷歸檔，可以保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

　　2、對(duì)文件進(jìn)行立卷歸檔，可以維護(hù)文件的完整與安全，便于管理。

　　3、進(jìn)行文件立卷歸檔工作，可以保持文書(shū)工作的連續(xù)性。

　　4、文件立卷歸檔工作，不僅為檔案工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)，也為國(guó)家積累了寶貴的文化財(cái)富。

　　2.試述文書(shū)處理部門(mén)立卷的優(yōu)越性。

　　實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)立卷，可以發(fā)揮文書(shū)處理部門(mén)熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文件處理過(guò)程的優(yōu)點(diǎn)，提高案卷的質(zhì)量和立卷工作的效率;可以由文書(shū)處理部門(mén)暫時(shí)保存本年度的文件，大大減少歸檔和調(diào)卷的手續(xù)，并且改變承辦人員分散保存文件的現(xiàn)象，從而有利于保守國(guó)家機(jī)密，同時(shí)，還可以使機(jī)關(guān)檔案室騰出手來(lái)，做好檔案的整理和組織利用等工作，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

　　3.試述文件立卷歸檔的范圍。

　　概括地說(shuō)，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，都應(yīng)該立卷歸檔。具體包括：

　　1、上級(jí)來(lái)文。即上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的工作情況所發(fā)的與本機(jī)關(guān)有密切聯(lián)系的文件。

　　2、本機(jī)關(guān)文件。即本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況的，在今后工作中還需要查考的發(fā)文及內(nèi)部文件。這部分是立卷歸檔的重點(diǎn)。

　　3、下級(jí)來(lái)文。即下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來(lái)的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件材料。

　　4、同級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文。

　　4.按時(shí)間特征立卷應(yīng)遵循什么原則?

　　1、一般文件放在寫(xiě)成年立卷;

　　2、年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算等放在內(nèi)容針對(duì)年度立卷。

　　3、總結(jié)與計(jì)劃寫(xiě)在一起的文件，應(yīng)以文件內(nèi)容的主次和中心來(lái)定。

　　4、跨年度處理完畢的文件，放在辦結(jié)的一年立卷。

　　5、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、問(wèn)函與復(fù)函，可以按本機(jī)關(guān)的發(fā)文時(shí)間立卷，也可以都放在復(fù)文年度立卷。

　　6、轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)文件，在批轉(zhuǎn)單位放在轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的年度立卷;被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的原件，在原件制發(fā)機(jī)關(guān)仍按寫(xiě)成年度立卷。

　　7、一些專(zhuān)門(mén)年度形成的專(zhuān)用文件，應(yīng)按專(zhuān)門(mén)年度立卷。

　　5.舉出建國(guó)以來(lái)我國(guó)使用的十種文書(shū)立卷方法。

　　1、“門(mén)、類(lèi)、綱、目”法。

　　2、“十進(jìn)分類(lèi)”法。

　　3、“一案一卷”法。

　　4、按文件“六個(gè)特征”組卷的方法。

　　5、“一竿子插到底”法。

　　6、“以問(wèn)題為主立卷”法。

　　7、“分級(jí)立卷”法。

　　8、“四分立卷” 法。即分年度、分級(jí)別、分期限、分問(wèn)題進(jìn)行立卷。

　　9、“四分四注意立卷”法。

　　10、“三個(gè)為主、五個(gè)分開(kāi)立卷”法。

　　6.如何做好年終立卷工作?

　　年終立卷，首先要對(duì)平時(shí)歸卷的文件進(jìn)行鑒定，確定立卷范圍;然后按照立卷類(lèi)目，根據(jù)立卷的原則和要求，對(duì)每一條款中平時(shí)歸卷積累的文件進(jìn)行全面細(xì)致地檢查調(diào)整，以便正確地組卷。檢查調(diào)整的主要內(nèi)容包括：檢查已歸卷的文件是否齊全完整、是否已經(jīng)辦理完畢、辦理手續(xù)是否遺漏、處理過(guò)程的來(lái)龍去脈是否注明、文件起草與簽發(fā)用筆是否規(guī)范等;檢查卷內(nèi)文件是否保持了文件之間的聯(lián)系、反映了一定的特征;檢查卷內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致等。

　　7.對(duì)密不可分的文件材料如何進(jìn)行排列?

　　批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后;問(wèn)文在前，復(fù)文在后;正件在前，附件在后;存本在前，定稿在后;批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后;會(huì)議紀(jì)要在前，會(huì)議記錄在后;重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依序排列在定稿之后;非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)等材料在后。

　　8.試述案卷目錄的編制方法。

　　根據(jù)案卷排列，案卷目錄的編制方法主要有以下三種：按保管期限編制。即將機(jī)關(guān)在本年度內(nèi)形成的案卷，按永久、長(zhǎng)期、短期分開(kāi)，編制成三本目錄，每本目錄中再按各個(gè)組織機(jī)構(gòu)或內(nèi)容分類(lèi);按年度編制。即將本年度形成的案卷，綜合編成一本目錄，在這本目錄中，按永久、長(zhǎng)期、短期分為三個(gè)部分，在每個(gè)部分中，再按各組織機(jī)構(gòu)或內(nèi)容分類(lèi);按組織機(jī)構(gòu)編制。即將一個(gè)機(jī)關(guān)形成的案卷，按其組織機(jī)構(gòu)分別編制成幾本案卷目錄，每本目錄中皆按永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)部分編制。

　　9.試述歸檔制度。

　　歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。

　　1、歸檔范圍。即文件立卷范圍。

　　2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案要在第二年4月末前，向本單位檔案室移交歸檔。

　　3、歸檔案卷的質(zhì)量要求。應(yīng)歸檔的案卷必須齊全、完整;文件材料必須經(jīng)過(guò)科學(xué)系統(tǒng)整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分價(jià)值、分類(lèi)整理、系統(tǒng)排列、正確組卷，題名簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用;歸檔的案卷必須有完整的移交目錄。

　　4、歸檔手續(xù)。