五、簡答題

　　1.簡述收文處理程序。

　　可分為文件的收進階段和閱辦階段，具體包括簽收、拆封、登記、加蓋收文章、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

　　2.簡述發(fā)文處理程序。

　　可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

　　3.收文登記有何作用?

　　其主要作用是責(zé)任和憑證，具體體現(xiàn)在：收文登記可以使文件管理有條不紊，防止文件的積壓和丟失，有利于管理和保護文件，便于對文件進行查找、檢查、統(tǒng)計和催辦，有效地控制文件的運轉(zhuǎn)，更好地發(fā)揮文件的作用。同時，收文登記還可以作為文件交接的憑據(jù)。

　　4.哪些文件需要擬辦?

　　凡是需要辦理的重要文件都需要擬辦，具體包括：上級機關(guān)主送本機關(guān)需要貫徹落實的文件;機關(guān)直屬各部門主送本機關(guān)的請求性或建議性文件;下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件;平級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)的商洽性文件及其它需要貫徹、辦理的重要文件。

　　5.如何做好承辦工作?

　　統(tǒng)籌規(guī)劃;妥善安排;遵守承辦原則;實行崗位責(zé)任制。

　　6.需要催辦的文件主要有哪些?

　　需要辦理的收文;等待答復(fù)的發(fā)文;本機關(guān)與其它機關(guān)會辦的文稿;送領(lǐng)導(dǎo)審批的文件等。其中重點要對急件、要件及擬稿、簽發(fā)環(huán)節(jié)進行催辦。另外，要加強對出差、請假人員辦文的催辦。

　　7.簡述催辦形式。

　　催辦的形式多種多樣，可采用電話、信函、登門、開會催辦，也可發(fā)催辦卡、催辦單等進行催辦，還可以發(fā)簡報，公布各單位的辦文情況，對好的單位加以表揚，對久拖不辦的單位進行批評，以起到催辦作用。

　　六、論述題

　　1.試比較各種登記形式的優(yōu)缺點。

　　目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記易于保管，應(yīng)用比較普遍。但比較死板，寫錯了不易修改，若按大流水號編排順序號，不便于分類檢索;卡片式登記，即使用卡片進行登記，每張卡片登記一份文件，必要時可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失;聯(lián)單式登記，即采用一次復(fù)寫多聯(lián)的方式進行登記。這種登記方法，可以減少重復(fù)登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機關(guān)條件具備，可使用計算機對文件進行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。

　　2.哪些文件需要擬辦?

　　凡是需要辦理的重要文件都需要擬辦，具體包括：上級機關(guān)主送本機關(guān)需要貫徹落實的文件;機關(guān)直屬各部門主送本機關(guān)的請求性或建議性文件;下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件;平級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)的商洽性文件及其它需要貫徹、辦理的重要文件。

　　3.收文登記有何作用?

　　其主要作用是責(zé)任和憑證，具體體現(xiàn)在：收文登記可以使文件管理有條不紊，防止文件的積壓和丟失，有利于管理和保護文件，便于對文件進行查找、檢查、統(tǒng)計和催辦，有效地控制文件的運轉(zhuǎn)，更好地發(fā)揮文件的作用。同時，收文登記還可以作為文件交接的憑據(jù)。

　　4.哪些文件需要催辦?如何催辦?

　　需要辦理的收文;等待答復(fù)的發(fā)文;本機關(guān)與其它機關(guān)會辦的文稿;送領(lǐng)導(dǎo)審批的文件等。其中重點要對急件、要件及擬稿、簽發(fā)環(huán)節(jié)進行催辦。另外，要加強對出差、請假人員辦文的催辦。

　　催辦的形式多種多樣，可采用電話、信函、登門、開會催辦，也可發(fā)催辦卡、催辦單等進行催辦，還可以發(fā)簡報，公布各單位的辦文情況，對好的單位加以表揚，對久拖不辦的單位進行批評，以起到催辦作用。

　　5.試述文書處理程序。

　　整個文件處理流程是由三個處理程序、六個階段及若干個具體環(huán)節(jié)組成。具體包括：1、收文處理程序。可分為文件的收進階段和閱辦階段，具體包括簽收、拆封、登記、加蓋收文章、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷等環(huán)節(jié)。2、發(fā)文處理程序。可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。3、立卷歸檔程序�？煞譃榱⒕黼A段和歸檔階段，具體包括擬制立卷類目、搜集整理文件、組合案卷、填寫案卷封皮、編寫案卷目錄、移交歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。