自考《商務(wù)交流（二）》章節(jié)重點(diǎn)：第10章

　　組織和參加會(huì)議

　　一、會(huì)議主席有哪些職責(zé)?

　　1、主持會(huì)議：主持會(huì)議、維持會(huì)議秩序并確保小組的積極工作;

　　2、會(huì)議控制：控制應(yīng)當(dāng)著眼于建立行為標(biāo)準(zhǔn)，并在必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。作為有效的會(huì)議主席應(yīng)遵循以下五個(gè)基本原則：決定討論主題;明確討論范圍;確保人們圍繞主題依次發(fā)言;盡可能做到公正、盡全力避免與會(huì)者的爭(zhēng)論;確保其他成員了解會(huì)議的進(jìn)展情況。

　　3、引導(dǎo)：必須能夠發(fā)起會(huì)議，并確保以良好的秩序進(jìn)行主題的問(wèn)題的討論。

　　4、促進(jìn)討論：1)主席應(yīng)當(dāng)經(jīng)營(yíng)以提出恰當(dāng)問(wèn)題的方式激勵(lì)與會(huì)者(掌握提問(wèn)技巧)

　　2)提出簡(jiǎn)短的問(wèn)題;3)采用緊扣主題的問(wèn)題;4)采用只涉及一個(gè)方面的問(wèn)題。

　　5、會(huì)議主席應(yīng)付“隱密議程”：應(yīng)努力保持討論集中，而不使其演變成與會(huì)者之間的個(gè)人沖突，必須妥善理解群體成員中的隱秘議程，競(jìng)爭(zhēng)和偏激的發(fā)言，否則人際關(guān)系和情緒將轉(zhuǎn)移群體注意力，影響會(huì)議任務(wù)的完成。

　　6、作出決定：除了正式的投票表決方式，主席應(yīng)采取一致同意的方法，恰如其分地引出解決問(wèn)題的最佳方案。

　　7、會(huì)議結(jié)果后，主席的責(zé)任是確保備好會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定的后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

　　二、群體決策包括多種方法，解釋每種方法及其優(yōu)缺點(diǎn)?

　　1、權(quán)威決策法：由主席決定;快速、高效;但是成員可能沒(méi)有表態(tài)或贊成;

　　2、多數(shù)/投票表決決策法：一般認(rèn)為比較公正;投票時(shí)機(jī)很關(guān)鍵;可能分裂群體成員;少數(shù)人會(huì)不同意，因此可能不承擔(dān)責(zé)任;

　　3、趨同決策法：根據(jù)群體的大致傾向決策;成員高度參與;過(guò)長(zhǎng)(要求聽(tīng)取所有成員的意見(jiàn)，盡管他們實(shí)際上尚未形成明確觀點(diǎn));或許有時(shí)難以達(dá)到。

　　4、達(dá)成一致決策法：每個(gè)人都完全同意;難以達(dá)成一致，實(shí)際上通常不必如此。

　　三、列出積極的會(huì)議參與者應(yīng)具備的特征：

　　1、態(tài)度：樹(shù)立對(duì)會(huì)議的積極態(tài)度，敞開(kāi)思想并聽(tīng)取別人的意見(jiàn);

　　——參與會(huì)議能為你提供各種機(jī)會(huì)：

　　1)受益于別人的知識(shí)和觀點(diǎn);2)從同事的背景和經(jīng)歷中獲取最大量的信息;

　　3)對(duì)所執(zhí)行政策和決策的參與感;4)更好地了解和正確評(píng)價(jià)你的同事，在你們中間形成團(tuán)隊(duì)工作精神;5)與別人交換你的個(gè)人思想;6)以別人的眼光評(píng)價(jià)你的個(gè)人觀點(diǎn)、信念和態(tài)度。

　　2、準(zhǔn)備：保證自己做好準(zhǔn)備和了解會(huì)議主題;

　　3、認(rèn)識(shí)群體過(guò)程：對(duì)“群體過(guò)程”和群體功能的認(rèn)識(shí)有助于樹(shù)立正確的態(tài)度更好的參與。

　　——有效的會(huì)議參與者的特征：

　　1)簡(jiǎn)要了解背景情況，了解會(huì)議背景。

　　2)準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)奶釂?wèn)。

　　3)注意交流障礙的存在，努力克服他們;

　　4)準(zhǔn)時(shí)出席，參加全過(guò)程。

　　5)具有辯證和分析地思考的能力，具有合作與調(diào)解的愿望，以實(shí)現(xiàn)群體目標(biāo);

　　6)有能力和意愿以適應(yīng)別人的語(yǔ)言，清晰扼要地講話;

　　7)能根據(jù)會(huì)議要求發(fā)言;8)敞開(kāi)思想，積極聽(tīng)取別人的意見(jiàn)。

　　四、在一次會(huì)議中，你應(yīng)何時(shí)參與?

　　1、準(zhǔn)備好即時(shí)參與;2、分幾次發(fā)言，而不是一次把話都說(shuō)完;3、保持靈敏狀態(tài)，準(zhǔn)備發(fā)言。

　　五、起草會(huì)議通知。

　　(評(píng)分說(shuō)明：列出會(huì)議名稱(chēng)1分，列出日期、時(shí)間、地點(diǎn)1分，列出會(huì)議參加者或相關(guān)事宜1分)

　　六、擬訂一份正式的會(huì)議議程的順序。

　　1、選出主席和工作人員

　　2、會(huì)議通知

　　3、宣讀上次會(huì)議紀(jì)要。閱讀通過(guò)(通常由秘書(shū))，然后由主席簽字;

　　4、自上次會(huì)議之后出現(xiàn)的問(wèn)題。

　　5、主席致開(kāi)幕詞。

　　6、 提前召開(kāi)這次會(huì)議的原因。

　　7、上次會(huì)議留下事項(xiàng);

　　8、正式議程項(xiàng)目。

　　9、委員會(huì)和工作單位報(bào)告;

　　10、在可能時(shí)提議討論、建議者和依次發(fā)言名單;

　　11、預(yù)先提出并列在議程中的其他事項(xiàng);

　　12、下次會(huì)議日期;

　　13、任何其他業(yè)務(wù)

　　14、感謝主席(在一般會(huì)議上不常見(jiàn));

　　15、主席答謝(同上);

　　16、主席宣布會(huì)議閉幕。

　　起草一份會(huì)議議程，請(qǐng)結(jié)合案例要求，參考書(shū)本和自學(xué)輔導(dǎo)書(shū)p40頁(yè)上面的模板格式。

　　七、議程計(jì)劃步驟是什么?

　　1)根據(jù)上次會(huì)議列出突出問(wèn)題; 2)通過(guò)預(yù)期目前發(fā)展和與會(huì)議成員聯(lián)系，提出商務(wù)中的新議題;

　　3)選擇重要議題; 4)避免包括過(guò)多的“新問(wèn)題”;

　　5)將例行項(xiàng)目放在開(kāi)始; 6) 按邏輯關(guān)系排列關(guān)鍵項(xiàng)目;

　　7)根據(jù)可用時(shí)間和與會(huì)者情況安排項(xiàng)目;8)用數(shù)字排列項(xiàng)目;

　　9)交叉參考上次會(huì)議的議題;10)要求明確提出下次會(huì)議的細(xì)節(jié)，在議程結(jié)尾列出“下次會(huì)議日程”;11)指定需要的附加文件或?qū)⑺鼈儼�括在議程中;12)與主席討論通過(guò)議程;

　　13)將議程草案交付打印，也可能由你自己打印;14)校對(duì)打印搞;

　　15)附帶上次會(huì)議的備忘錄，將文件和有關(guān)文章發(fā)送所有應(yīng)出席會(huì)議人員。

　　八、在會(huì)議之前、會(huì)議期間和會(huì)議之后制作備忘錄的要求?

　　1、會(huì)議之前：1)、尋找如何做此事的習(xí)摜或指導(dǎo);2)與主席核實(shí)一下是否有專(zhuān)用格式。

　　2、會(huì)議期間：1)記錄資料、時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn);