2)記錄出席會(huì)議人員，收到誰(shuí)的“缺席致歉”;

　　3)識(shí)別討論題目;有條件的話，使用議程為指導(dǎo);

　　4) 按照會(huì)議首先處理例行項(xiàng)目的慣例——宣讀上次會(huì)議的備忘錄并簽字，備忘錄提出的問(wèn)題和達(dá)成的協(xié)議;

　　5) 計(jì)劃基于簡(jiǎn)要題目的記錄，這類標(biāo)題可摘自主題，或討論、決策和擬定行動(dòng)的摘要，包括時(shí)間和參與者;

　　6) 編排每項(xiàng)記錄的參考號(hào);7) 跟隨會(huì)議進(jìn)程;8) 及時(shí)澄清重點(diǎn)的和含糊不清的觀點(diǎn);

　　9) 以摘記形式書寫，避免逐字地記錄，除非要求如此;10) 使用簡(jiǎn)短的句子和段落。

　　3、會(huì)議之后：1)會(huì)后立刻清楚地起草備忘錄;2)與其他人核對(duì)——可能是與主席;3)在會(huì)議兩天內(nèi)采用清晰的格式打印;4) 仔細(xì)校對(duì)打印稿;5) 將備忘錄發(fā)送給出席和原應(yīng)出席會(huì)議的人員，以及任何需要知道情況的人;必要時(shí)發(fā)送修正稿;6) 仔細(xì)將備忘錄存檔——組織內(nèi)可能有備忘錄存檔規(guī)定，你應(yīng)當(dāng)了解和執(zhí)行;7) 核查對(duì)行動(dòng)的監(jiān)督和后續(xù)行動(dòng)。

　　4、避免做的事：1) 試圖主持會(huì)議和記時(shí)，指定別人記時(shí);

　　2) 討論速度過(guò)快，使你不能準(zhǔn)確記錄;

　　3) 在你對(duì)發(fā)言的轉(zhuǎn)譯中夾雜自己個(gè)人的偏見(jiàn)或觀點(diǎn)

　　4)備忘錄中插入太多人名;

　　5) 包括未解釋的縮寫和術(shù)語(yǔ)，潛在閱讀者對(duì)此不熟悉;

　　6) 拖延起草備忘錄——忘記發(fā)生了什么;

　　7)過(guò)分受成員地位影響;僅因?yàn)槭悄愕纳纤荆�不意味著你必須記錄他們說(shuō)的每一個(gè)字;

　　8) 忘記確認(rèn)下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。

　　九、視聽會(huì)議與傳統(tǒng)會(huì)議相比，其優(yōu)缺點(diǎn)?

　　優(yōu)點(diǎn)：1、成本：租演播室召開一小時(shí)的電視會(huì)議比從各地召集人們一起開會(huì)要節(jié)省10倍

　　2、即時(shí)：在較短時(shí)間內(nèi)通知開會(huì);

　　缺點(diǎn)：1、氣氛：失去大部分感覺(jué)別人身體語(yǔ)言等信息的能力;

　　2、交往：沒(méi)有在會(huì)前和會(huì)后交談或更多談判的機(jī)會(huì);

　　3、連續(xù)性：實(shí)踐中，會(huì)議很呆板，因?yàn)槊咳瞬坏貌坏群驍z像機(jī)對(duì)準(zhǔn)他們輪流發(fā)言。

　　十、召開成功的電話會(huì)議，主席的責(zé)任以及參與者的責(zé)任?

　　對(duì)主席的提示：

　　1、提前把議程傳真給每個(gè)人，詳細(xì)說(shuō)明討論主題和與會(huì)者情況;

　　2、同時(shí)提前用傳真發(fā)送文件和需要參考的資料;保存每人的傳真號(hào)碼，以便于在會(huì)議期間發(fā)送必要的補(bǔ)充資料。

　　3、每人上線后馬上點(diǎn)名;

　　4、對(duì)與會(huì)者講話總是報(bào)出姓名，以保證相應(yīng)的人能聽到你的評(píng)論;

　　5、不時(shí)進(jìn)行小結(jié)，保證使每人跟上進(jìn)程;

　　6、注意哪些人尚未發(fā)言，吸引他們參與會(huì)談。

　　對(duì)參與者的提示;

　　1、不要和別人同時(shí)講話;發(fā)言前稍等片刻，以確認(rèn)別人真正講完了;

　　2、當(dāng)你提出問(wèn)題時(shí)，明確提問(wèn)對(duì)象;

　　3、 總是應(yīng)答別人的提問(wèn)，即使你沒(méi)有現(xiàn)成答案;

　　4、不要在同一個(gè)房間舉行附帶會(huì)議而未告訴主席，也不要使用你的電話的弱音和密碼鍵。