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      自學(xué)考試《管理信息的收集與處理》章節(jié)試題:第8章

      來源:華課網(wǎng)校  [2017年3月14日]  【

      自學(xué)考試《管理信息的收集與處理》章節(jié)試題:第8章

        第八章 秘書參謀輔助與信息工作

        (一)環(huán)境條件變化的信息獲取與利用

        1.(1)環(huán)境條件變化的特征信息的含義;主要指的是這次環(huán)境變化主要體現(xiàn)在哪些方面,變化前與變化后有哪些不同,本次環(huán)境與以前的環(huán)境變化有哪些區(qū)別,哪些聯(lián)系。

        (2)環(huán)境條件變化的發(fā)展趨向信息的含義;一是指組織運營的環(huán)境尚未發(fā)生明顯的變化,但已經(jīng)醞釀著某種變化,或者已經(jīng)具有某種變化的征兆和動因,即將出現(xiàn)變化時,預(yù)計可能發(fā)生向何種方向變化的信息。二是指已經(jīng)出現(xiàn)剛剛發(fā)生的變化,預(yù)計變化發(fā)展的總體方向、總體趨勢和整體變化程度方面的信息。三是指其他國家、其他地區(qū),其他單位在某種情況下、某個階段發(fā)生的變化和影響,類比本單位、本地區(qū)的類似情況,類似階段,分析可能出現(xiàn)的變化,獲取參考,借鑒信息。

        (3)環(huán)境變化的影響信息的含義。主要指的是環(huán)境發(fā)生的變化,對組織運轉(zhuǎn)的諸要素已經(jīng)產(chǎn)生或?qū)⒁a(chǎn)生哪些方面的影響,影響的程度如何,可能出現(xiàn)哪些后果等。

        2.(1)利用環(huán)境變化特征信息的要領(lǐng);

       、倜貢藛T必須深入實際,注重調(diào)查,客觀分析,決不能唯書、唯上或僅憑主觀臆斷,更不能帶有個人的目的、只有實事求是,科學(xué)分析,才能認(rèn)識真相,把握規(guī)律,充分的發(fā)揮參謀作用。

       、诿貢藛T既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)避免主觀片面性,又要時刻提醒自己,不要犯主觀片面的失誤。

       、勖貢藛T分析處理信息,提供可行方案,既要敏捷迅速,又要正確可靠。

        (2)利用環(huán)境發(fā)展趨向信息的要領(lǐng)及操作方法。

        在實踐中,秘書人員要準(zhǔn)確客觀地捕捉環(huán)境發(fā)展趨向信息。其一,環(huán)境發(fā)展趨向信息,并不是像一般表象信息那樣直露地存在于社會環(huán)境中,而是深層次地隱藏在各種表象之下的推動環(huán)境變化的綜合性動因及發(fā)展方向的信息;其二,環(huán)境發(fā)展趨向信息往往被一些假象所掩蓋,若不能透過種種假象,抓住本質(zhì),就很難把握環(huán)境發(fā)展趨向;其三,環(huán)境發(fā)展趨向信息并不是靜態(tài)地存在,而是在變化的環(huán)境諸要素中動態(tài)地流動,而且變化流動的速率是驚人的,稍有遲疑,這種趨向信息已變成了環(huán)境變化的事實。

        3.(1)秘書人員運用環(huán)境條件變化的特征信息發(fā)揮參謀作用;

        秘書人員一方面要以有效的信息資料,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者盡快地完成適變的方案;另一方面,要將自己運籌設(shè)計的建議方案,提供給領(lǐng)導(dǎo)參考、選擇,為領(lǐng)導(dǎo)者進行科學(xué)服務(wù)。

        秘書人員必須盡力地輔助領(lǐng)導(dǎo),分析處理信息,提供可行方案,既要敏捷迅速,又要正確可靠,只有這樣,才能稱得上盡職盡責(zé)的參謀助手。

        (2)秘書人員運用環(huán)境條件變化的趨向信息發(fā)揮參謀作用。

        一是要善于綜合信息,要從各要素表象信息的全面分析處理中善于鑒別各種表象的真?zhèn)、虛實、主次,從事物發(fā)展的規(guī)律性和特征入手,抓住環(huán)境變化的本質(zhì)。二是將及時收集的信息資料,既要做精細(xì)、周密、全面、深入的分析研究,又要作敏捷、快速、準(zhǔn)確的處理和提供利用。

        只要秘書人員在信息處理實踐中勤于學(xué)習(xí),勇于探求,積累經(jīng)驗,運用科學(xué)的方法,就能準(zhǔn)確、迅速地把握住環(huán)境發(fā)展趨向信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的服務(wù)。

        (二)環(huán)境條件變化中要素分析信息

        1.(1)環(huán)境變化中優(yōu)勢信息的內(nèi)容;

        一是指組織資源占有、配置各要素中原有的優(yōu)勢,在新的形勢下更為有利,將取得更大發(fā)展的信息。

        二是指組織結(jié)構(gòu)、功能方面的優(yōu)勢在新的環(huán)境發(fā)展變化中將獲得更好的條件,順應(yīng)環(huán)境的發(fā)展,組織結(jié)構(gòu)功能方面的優(yōu)勢將發(fā)揮更大的潛能。

        三是指在組織的資源、資源配置及結(jié)構(gòu)功能諸要素中,有些因素原來并未顯示出優(yōu)勢,有的甚至處于劣勢,但在新的環(huán)境發(fā)展變化的影響下,這些原來不具優(yōu)勢的因素得到了得天獨厚的發(fā)展條件,迅速地向優(yōu)勢轉(zhuǎn)化。

        四是指隨著組織的相互影響,產(chǎn)生了一些因素。這些相關(guān)因素或存在于組織內(nèi)部或存在于組織環(huán)境中,它們以新的活力對組織產(chǎn)生著積極的影響。

        (2)環(huán)境變化中的劣勢信息的含義;在環(huán)境變化中,往往會出現(xiàn)一些不利于組織生存發(fā)展的因素,這些因素若控制不住,調(diào)控不當(dāng),就會對組織生存發(fā)展造成障礙。這方面因素的信息即環(huán)境變化中的劣勢信息。

        2.(1)環(huán)境信息中機遇與風(fēng)險的把握;

        在實踐中,機遇不是對任何人都能產(chǎn)生創(chuàng)造性的啟發(fā)或突破性發(fā)展機會的。機遇只能使那些具有不斷探求精神的人得到實惠。秘書人員在環(huán)境變化中,不僅要對組織與環(huán)境不斷變化的各相關(guān)因素進行認(rèn)真的觀察分析,而且要鍥而不舍地研究其相互的關(guān)系和聯(lián)系,探求其中的特征規(guī)律,這樣就可以從中發(fā)現(xiàn)某些有利于組織發(fā)展的機遇信息。

        秘書人員通過對風(fēng)險諸方面信息的了解和把握,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定看雨風(fēng)險的對策,面對可能發(fā)生的各類風(fēng)險,秘書人員要慎重對待,保持冷靜,不予重視或驚慌失措都是不可取的。

        (2)環(huán)境變化中優(yōu)勢信息的內(nèi)涵;見(二)1.(1)。

        (3)環(huán)境變化中劣勢信息的內(nèi)涵。

        在實踐中,釀成劣勢信息有以下幾種原因:

        一是組織在資源占有和資源配置上原來就存在不足和弱點,在新的環(huán)境條件下,這種不足和弱點顯得更為嚴(yán)重,可能釀成影響組織發(fā)展的主要問題和主要矛盾。

        二是組織原有的功能結(jié)構(gòu)中,已出現(xiàn)了與環(huán)境變化和形勢發(fā)展不協(xié)調(diào)或不相容之處,若不及時發(fā)現(xiàn)并妥善處理,很可能釀成組織運轉(zhuǎn)的嚴(yán)重危機。

        三是組織運轉(zhuǎn)的諸要素中,原來并非劣勢要素,甚至是優(yōu)勢的要素,受環(huán)境變化的影響,正在或?qū)⒁杆僮優(yōu)榱觿荨?/P>

        四是在環(huán)境變化中,會產(chǎn)生一些不利于組織發(fā)展的因素。

        3.(1)機遇信息的發(fā)現(xiàn)與處理;

        機遇常指那些偶然的、意外獲得的、對解決某個問題有啟發(fā)作用,或?qū)M織發(fā)展提供良好時機和條件的發(fā)現(xiàn)和場合。

        在實踐中,機遇不是對任何人都能產(chǎn)生創(chuàng)造性的啟發(fā)或突破性發(fā)展機會的。機遇只能使那些具有不斷探求精神的人得到實惠。

        在實踐中,捕捉機遇信息往往需要從新的視角觀察事物的發(fā)展變化,用新的思路思考各種問題。

        (2)風(fēng)險信息的處理與應(yīng)用。

        秘書人員在收集處理信息的工作中,要格外認(rèn)真慎重對待風(fēng)險信息。一是要及時準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)各類風(fēng)險發(fā)生的可能性及其影響面;二是要把握風(fēng)險出現(xiàn)的時間和強度;三是要抓住風(fēng)險的特征。

        秘書人員慎重、冷靜、準(zhǔn)確地處理風(fēng)險信息,提出低于風(fēng)險的參謀建議,是作為領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的應(yīng)盡之責(zé)。

        4.利用環(huán)境變化信息發(fā)揮應(yīng)變參謀作用。

        適變中除了要抓住環(huán)境變化的特征、影響和趨向等方面的信息外,特別要將環(huán)境的變化因素與組織功能、結(jié)構(gòu)和運轉(zhuǎn)中的相關(guān)因素及其已經(jīng)發(fā)生或即將發(fā)生的變化緊密的聯(lián)系起來,具體深入的分析研究組織功能、結(jié)構(gòu)在新的形勢下優(yōu)勢劣勢的變化,以及變化總可能出現(xiàn)的機遇和風(fēng)險。

        (1)優(yōu)勢信息的獲取與利用。

        (2)劣勢信息的處理。必須密切進行跟蹤觀察分析,確認(rèn)其轉(zhuǎn)化趨勢后,立即向領(lǐng)導(dǎo)提出參謀建議。

        (3)機遇信息的發(fā)現(xiàn)和處理。秘書人員在環(huán)境變化中,不僅對組合和環(huán)境中不斷變化的各相關(guān)因素進行認(rèn)真的觀察分析,而且要鍥而不舍的演講其相互的關(guān)系和聯(lián)系,探求其中的特征規(guī)律。

        (4) 風(fēng)險信息的處理和利用。

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      責(zé)編:zhangjing0102