(三)發(fā)展需要信息與變革參謀

　　1.瓶頸性信息的理解。

　　組織運轉(zhuǎn)是一個有機(jī)整體，往往一個或幾個局部的滯后就會影響全局。秘書要善于從各個方面反映的信息中，探尋全局的發(fā)展的關(guān)鍵性要素和“瓶頸性”的局部。一般說來，在組織運轉(zhuǎn)中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了某些問題的情況下，造成滯后的局部和影響全局發(fā)展的“瓶頸”是不難找出的。秘書人員從信息工作中是可以發(fā)現(xiàn)這些薄弱環(huán)節(jié)的。發(fā)現(xiàn)這些薄弱環(huán)節(jié)后，再根據(jù)組織整體的需要與可能，提出建議方案供領(lǐng)導(dǎo)參考。

　　2.(1)潛能與活力因素信息的挖掘;

　　秘書人員在信息工作中，要善于發(fā)現(xiàn)那些完成任務(wù)游刃有余，有時甚至能超額完成任務(wù)的子系統(tǒng)局部。這些局部或子系統(tǒng)雖然暫時沒有能帶動整體的發(fā)展，但卻充滿生機(jī)和活力。秘書人員若能把這些充滿活力的子系統(tǒng)或局部的新的做法、新的經(jīng)驗、新的思想及時加以總結(jié)，并提供給領(lǐng)導(dǎo)者，建議領(lǐng)導(dǎo)者加以采納和推廣，發(fā)揮這些充滿活力的子系統(tǒng)的發(fā)展優(yōu)勢，制定全面改革調(diào)整的方案，以增強(qiáng)整個組織機(jī)體的發(fā)展活力。

　　(2)創(chuàng)新發(fā)展性群眾智慧信息的收集與綜合。

　　即使在長期停滯的組織內(nèi)，群眾中也蘊(yùn)藏著強(qiáng)烈的發(fā)展愿望、豐富的興利除弊的創(chuàng)新智慧和開拓進(jìn)取的構(gòu)想。秘書人員在辦文、辦會、辦事的業(yè)務(wù)活動中，要留心收集整理這方面的信息;要通過調(diào)查研究，深入基層，有目的地收尋這方面的信息;要從信訪接待、意見箱、建議簿、熱線電話等聯(lián)系群眾的渠道中，收集這方面的信息資源。此外，秘書人員要商議把一些分散的，但十分有價值的信息加以綜合處理，形成有情況、有分析、有對策研究系統(tǒng)的高層次管理信息。

　　3.創(chuàng)新發(fā)展性群眾智慧信息收集處理的要領(lǐng)。見(三)2.(2)。

　　4.利用發(fā)展需要信息進(jìn)行變革參謀。

　　在組織求變圖發(fā)展的過程中，秘書人員的信息服務(wù)和參謀建議，對領(lǐng)導(dǎo)決策有著不可低估的作用。具體體現(xiàn)：

　　①探尋制約發(fā)展障礙的因素信息。②尋找發(fā)現(xiàn)有利組織發(fā)展富有潛能與活力的因素。③獲取創(chuàng)新發(fā)展的群眾智慧。

　　秘書人員一方面要及時、準(zhǔn)確、有效地提供高質(zhì)量的信息;另一方面要求充分利用這些信息，擬定建議方案，供領(lǐng)導(dǎo)者選擇，充分地發(fā)揮輔助作用。

　　(四)決策論證補(bǔ)充優(yōu)化信息

　　在領(lǐng)導(dǎo)決策形成前，秘書怎樣為領(lǐng)導(dǎo)提供補(bǔ)充化信息

　　(1)正確決策意圖的基礎(chǔ);(為形成正確決策意圖提供信息依據(jù)。)決策意圖的正確與否，取決于決策者對客觀實際及其趨勢和規(guī)律的認(rèn)識理解和把握程度。

　　秘書人員應(yīng)利用信息服務(wù)和提出參謀建議，既肯定總體意圖的正確性，又幫助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行補(bǔ)充和完善。這樣，決策合理化和有效性就有了可靠的保證。

　　(2)決策意圖形成的過程;(決策意圖形成過程的信息輔助)秘書人員應(yīng)以信息為依據(jù)，發(fā)揮參謀輔助作用，盡可能加速正確的決策意圖的形成。

　　秘書人員既要提供可能出現(xiàn)的風(fēng)險方面的信息，也要提供收益方面的信息和抵御風(fēng)險有利條件方面的信息，供領(lǐng)導(dǎo)者全面思考;同時，還應(yīng)通過信息綜合和信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計測算，計算出比較具體的風(fēng)險值和收益值，并提出抗御風(fēng)險建議、提高收益的建議方案，給領(lǐng)導(dǎo)以協(xié)助和支持，加快決策意圖的形成過程。

　　(3)秘書對決策意圖形成的輔助。(形成方案中的信息輔助和服務(wù)。)圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策的正確思路和目標(biāo)指向，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者將初步?jīng)Q策的構(gòu)想層層展開，使之明晰化、具體化、確定化系統(tǒng)化合可操作性。

　　秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)迅速形成多套可行方案，對加快決策進(jìn)程是十分有利的。一是通過可行方案，領(lǐng)導(dǎo)可以了解到自己的決策意圖具體化后會有哪些環(huán)節(jié)、哪些相關(guān)因素和限制因素，會遇到哪些問題和取得怎樣的成效，從而正確認(rèn)識自己的決策意圖的正確性和可行性，更加清晰具體地進(jìn)行決策思考。二是通過多套可行方案，領(lǐng)導(dǎo)的決策思考將由意向轉(zhuǎn)為深入具體的運籌，更能堅定決策的信心;三是通過多套可行方案的選擇，領(lǐng)導(dǎo)者對達(dá)到?jīng)Q策目標(biāo)的途徑更為明確。

　　(五)實施決策中的信息輔助

　　1.(1)信息反饋對決策指揮的依據(jù)作用;

　　秘書人員要通過各種信息渠道，及時收集反饋信息，敏銳地發(fā)現(xiàn)各種偏離決策方案的錯誤傾向。秘書人員在向領(lǐng)導(dǎo)傳遞反饋信息時，還應(yīng)針對各種傾向，提出糾正偏差的參謀建議。實施決策的指揮和控制，是實現(xiàn)決策目標(biāo)的保證，而秘書對執(zhí)行情況的及時反饋及參謀建議，則是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效指揮和控制的不可缺少的重要環(huán)節(jié)。

　　(2)執(zhí)行方案調(diào)查中的信息服務(wù);

　　在實踐中，無論決策方案如何周密完整，在執(zhí)行過程中往往要對決策方案進(jìn)行不同程度的、不同局部的調(diào)整。秘書人員做好決策執(zhí)行的反饋信息工作，則有利于領(lǐng)導(dǎo)適時地、準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整。

　　(3)加速實施過程中的信息服務(wù)。

　　決策實施的過程中，各執(zhí)行系統(tǒng)在實踐中很可能產(chǎn)生創(chuàng)造性的新經(jīng)驗、新思路或新方法。秘書人員若通過信息調(diào)研工作，將這些具有活力的經(jīng)驗、思路、辦法收集起來，加以總結(jié)和升華，及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)者，并建議采取具體措施加以推廣，這對加速決策實施進(jìn)程，取得更好的決策效果，無疑具有巨大的促進(jìn)作用。

　　2.實施決策中的信息服務(wù)。見1.。

　　(六)管理的拾遺補(bǔ)缺信息

　　1.拾遺補(bǔ)缺信息的作用。

　　秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀助手，處于組織管理的樞紐部位，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)者一起工作，除了為領(lǐng)導(dǎo)者提供及時周到的公務(wù)服務(wù)外，對領(lǐng)導(dǎo)管理活動中隨時可能出現(xiàn)的疏漏或偏差，能夠及時發(fā)現(xiàn)，及時進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，避免造成失誤，這也是秘書應(yīng)盡的重要職責(zé)。

　　2.(1)把握縱向信息進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺;

　　在縱向信息溝通過程中，秘書人員只要善于進(jìn)行比較分析、深入研究，就可能發(fā)現(xiàn)組織管理中的某些局部的脫節(jié)交叉等問題，將這些有關(guān)情況提供給領(lǐng)導(dǎo)者，就能使之在萌芽狀態(tài)得到及時解決，保持組織運轉(zhuǎn)的系統(tǒng)穩(wěn)定性，避免產(chǎn)生不良影響。

　　(2)把握橫向信息進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺;

　　秘書人員從橫向溝通信息和外部公眾對組織的反映中，便于發(fā)現(xiàn)某些被領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)管理人員忽視的問題，將這些問題向領(lǐng)導(dǎo)者或有關(guān)管理人員提出，并建議加以調(diào)整，就可以拾遺補(bǔ)缺。

　　(3)加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺;

　　秘書在進(jìn)行公務(wù)服務(wù)的過程中，能廣泛地接觸實際，接觸群眾，能從很多具體事務(wù)中了解各方面的反映和意見，從而發(fā)現(xiàn)一些領(lǐng)導(dǎo)容易忽略的問題，秘書人員通過與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)加以重視，就有利于解決這些問題。

　　領(lǐng)導(dǎo)者在從事決策思考和處理重大問題時，由于注意力高度集中而忘記了某些具體事務(wù)。遇此情況，秘書人員可提醒領(lǐng)導(dǎo)按預(yù)定日程辦事，避免遺忘。

　　(4)秘書利用信息進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺的便利條件。

　�、侔盐湛v向信息進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺;②把握橫向信息進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺;

　�、奂訌�(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺。

　　3.秘書利用信息進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺的途徑。

　　(1)在程序化的工作中拾遺補(bǔ)缺。從事辦文辦會等事務(wù)的秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的重要業(yè)務(wù)活動，是按程序進(jìn)行的。

　　(2)在辦事中拾遺補(bǔ)缺。細(xì)節(jié)小事，若遺忘疏漏，同樣會對領(lǐng)導(dǎo)工作造成失誤和損失。

　　(3)在隨機(jī)事物處理中拾遺補(bǔ)缺。在處理突發(fā)事件和開展中心工作時，秘書處理協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)事件或中心工作外，還要根據(jù)工作的需要和信息依據(jù)，發(fā)揮拾遺補(bǔ)缺的參謀作用。