自學(xué)考試《管理信息的收集與處理》章節(jié)試題：第3章

　　第三章 管理信息的整理與綜合

　　(一)信息的整理

　　1.信息整理的含義。

　　管理信息的整理是秘書工作人員根據(jù)管理實(shí)踐的要求將收集到的大量的原始信息按照一定的程序和方法，進(jìn)行篩選、分類、鑒別、歸納、綜合、編寫等加工處理過程，從而使獲取的大量信息，能準(zhǔn)確結(jié)識(shí)客觀事物的本質(zhì)特征和發(fā)展規(guī)律，與及于其他事物的關(guān)系和聯(lián)系，準(zhǔn)確的用文字形式表達(dá)出來，成為可利用或儲(chǔ)存的真實(shí)，可靠的信息，便于為領(lǐng)導(dǎo)決策和處理提供服務(wù)。

　　2.信息整理的意義。

　　首先，信息的整理可以提高信息的真實(shí)性，增加信息的廣度和深度，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志提供決策參考，有助于他們掌握全面情況，把握全局。

　　其次，整理信息可以發(fā)現(xiàn)客觀事物規(guī)律性的變化或傾向性的問題，有利于領(lǐng)導(dǎo)比較準(zhǔn)確的預(yù)測未來，適時(shí)作出科學(xué)決策。

　　再次，整理信息可以減少領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件的數(shù)量和時(shí)間，提高工作效率。

　　(二)信息的篩選與分析

　　1.(1)信息篩選;是對原始信息的再選擇，它是信息整理的重要環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

　　(2)信息分析。是將不同類別的信息予以合理的解釋以確定其價(jià)值。它是信息綜合加工的核心，是有效利用信息的關(guān)鍵。

　　2.(1)信息篩選的基本要求;重大、新穎、準(zhǔn)確、完整。

　　(2)信息分析的要求。一是定性、定量分析。二是點(diǎn)、面結(jié)合分析。三是超前分析。

　　3.信息的比較與分析之間的內(nèi)在聯(lián)系。

　　信息價(jià)值的分析是在比較中進(jìn)行的，因此這兩項(xiàng)工作是交錯(cuò)在一起的，也可以認(rèn)為比較是分析的一種手段。比較與分析有兩種方式：一是不同時(shí)間地點(diǎn)的同類信息的比較，目的是分析客觀事物的發(fā)展趨勢;另一種是將同一時(shí)間地點(diǎn)或不同時(shí)間地點(diǎn)的不同類別信息進(jìn)行比較，目的是發(fā)現(xiàn)客觀現(xiàn)象之間的相互聯(lián)系。

　　4.重大、新穎、準(zhǔn)確、完整是信息篩選的基本要求。

　　(1)重大。重大就是關(guān)系全局的重要信息，其政策性、思想性、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)。這類信息是領(lǐng)導(dǎo)掌握全局、審時(shí)度勢的基礎(chǔ)，見微知著的前提，預(yù)測未來的依托，防范于未然的保證，是決策論證的依據(jù)。

　　(2)新穎。指信息中所反映的問題或提出的觀點(diǎn)有新意，它是剛剛出現(xiàn)的新事物、新動(dòng)態(tài)、新情況、新經(jīng)驗(yàn)。有新意的信息主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　上級領(lǐng)導(dǎo)、同級領(lǐng)導(dǎo)有新意、有指導(dǎo)意義的講話精神;

　　本單位在兩個(gè)文明建設(shè)和改革中出現(xiàn)的新情況、新問題;

　　不同階層，特別是理論界、思想界、科技界、企業(yè)界人士中的新思想、新觀點(diǎn)、新的研究成果;

　　涉及面較大的社會(huì)新動(dòng)態(tài);

　　知名人士和各界群眾提出的有價(jià)值的新建議;

　　與本地區(qū)、本部門有緊密關(guān)系的、行之有效的新經(jīng)驗(yàn)，等等。

　　(3)準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是信息的生命。準(zhǔn)確就是要真實(shí)全面地反映客觀事物的本質(zhì)特征。把好信息準(zhǔn)確關(guān)，重點(diǎn)審核一下三個(gè)方面的情況：

　　信息的內(nèi)容是否緊密聯(lián)系黨和政府的中心工作，聯(lián)系本地區(qū)、本部門的實(shí)際。抓住當(dāng)前工作中產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題;

　　信息的內(nèi)容有無虛構(gòu)，有無夸大和縮小，甚至弄虛作假;

　　信息中涉及到的人名、地名、時(shí)間及有關(guān)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。

　　(4)完整。信息工作人員在注意“完整”方面，應(yīng)考慮一下四點(diǎn)：

　　是否有潛在的因素暫時(shí)未表露;

　　充分利用反映事物發(fā)展階段的信息，切忌片面強(qiáng)調(diào)完整而坐失良機(jī);

　　有無只報(bào)喜不報(bào)憂或多報(bào)喜少報(bào)憂的問題;

　　把握從不同角度，不同方向反映某問題的信息，避免片面性。

　　篩選信息的步驟：首先，搞好信息材料的鑒別、判斷。其次，認(rèn)真選擇信息材料。再次，對不完全的信息進(jìn)行修正、增補(bǔ)和精加工。