自學(xué)考試《辦公室管理》專項(xiàng)復(fù)習(xí)題及答案：簡(jiǎn)答

　　簡(jiǎn)答題

　　1.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?

　　受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——用心傾聽(tīng)、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。

　　2.文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?P36—37

　　進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時(shí) ⑶適地 ⑷適度

　　3.來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

　　(1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件;職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件. (1分)

　　(2)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對(duì)急信,要信,或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂. (2分)

　　(3)認(rèn)真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料. (2分)

　　(4)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦. (1分)

　　(5)認(rèn)真處理.處理信伺:應(yīng)該按照"分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理"的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.

　　(2分)

　　(6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行. (2分)

　　4.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭�求約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?

　　(1)要獲得上司的許可;

　　(2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)

　　(3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等;

　　(4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。

　　(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì);

　　(6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì);

　　(?)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì);

　　(8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

　　5.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的?p178—181

　　(1)有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)((2分)

　　(2)電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員

　　應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)

　　人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表((1分),固定活動(dòng)日期一覽表((1分),使用提示

　　性備忘錄((1分),準(zhǔn)備約會(huì)表((1分),準(zhǔn)備特殊提示卡(<1分),準(zhǔn)備交往提示文件((1分).

　　6.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)?p137

　　(1)會(huì)議名稱;(2)會(huì)議記錄人的姓名、蓋章;(3)時(shí)間(開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間);(4)會(huì)議地點(diǎn);(5)議題;(6)主持人、主席;(7)出席者名單;(8)會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論;(9)相關(guān)的資料;(10)下次會(huì)議預(yù)定日期。

　　7.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求?

　　(1)不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告;如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。

　　(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，事先要把要說(shuō)的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢;復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。