自學(xué)考試《管理信息的收集與處理》章節(jié)試題：第9章

　　第九章 秘書事務(wù)輔助與信息工作

　　(一)機(jī)關(guān)值班及電話處理中的信息工作

　　1.(1)值班工作中信息處理的重要性;

　　值班工作在組織內(nèi)外溝通聯(lián)絡(luò)中具有不可替代的作用。機(jī)關(guān)值班工作的重要任務(wù)之一就是保證管理信息系統(tǒng)全天候暢通。無論在什么情況下，下級報送的信息，上級機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人的指示，以及外部的有關(guān)重要情況等，都要通過值班室或值班秘書，迅速準(zhǔn)確的傳達(dá)到位。如果說秘書機(jī)構(gòu)是組織管理信息網(wǎng)絡(luò)的樞紐的話，值班室和值班秘書的信息處理，則是這一信息樞紐保持持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

　　(2)市長公開電話的作用。

　　市長公開電話是政府密切聯(lián)系群眾、了解社情民意、轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)、提高辦事效率的重要信息渠道。正確有效地處理市長公開電話信息，是關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與群眾關(guān)系，關(guān)系到人民群眾切身利益的大事，具體操辦的秘書人員，必須盡職盡責(zé)。

　　2.(1)值班工作信息處理的基本內(nèi)容;

　　一是要全面、準(zhǔn)確地把握各種信息渠道。二是要隨時準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)者活動蹤跡，做到無論領(lǐng)導(dǎo)出差還是到下屬單位檢查工作，都能保持聯(lián)絡(luò)，在有重要情況時，及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通。三是要確保組織內(nèi)部和外部信息溝通的連續(xù)性、快捷性，無論是節(jié)假日還是下班以后。四是要做好值班記錄，以作為向領(lǐng)導(dǎo)匯報的依據(jù)。五是要建立健全值班信息處理制度，對各信息渠道傳遞來的信息要按規(guī)范的程序進(jìn)行處理，做到職責(zé)奉命，避免出信息差錯和失誤。六是要注重保密，對有關(guān)奢糜的信息、情況和文件，嚴(yán)格按保密規(guī)定辦事。七是對重要情況要采用“特事特辦”“急事急辦”的特殊處理方法。一方面要及時向主要領(lǐng)導(dǎo)人匯報，一方面要緊急處理，減少損失。

　　(2)傳遞電話信息的有效性;

　　對要報告給領(lǐng)導(dǎo)的一般性電話內(nèi)容，不必一次電話報告一次，可采取集中匯報的方式;對最重要的、緊急的電話信息，必須及時匯報;對自己可以答復(fù)的電話，可以自行回答，不必打擾領(lǐng)導(dǎo);對必須由領(lǐng)導(dǎo)決定的內(nèi)容，必須請領(lǐng)導(dǎo)決定。

　　(3)電話信息分類處理的要求;

　　對必須由領(lǐng)導(dǎo)處理的電話，應(yīng)轉(zhuǎn)報給領(lǐng)導(dǎo)處理;對職能部門權(quán)限范圍內(nèi)的電話，應(yīng)轉(zhuǎn)給職能部門處理;對一般的電話，秘書了解情況的可自行處理。特別要注重按職能分工將電話信息進(jìn)行分類處理，要避免處理過程中的事權(quán)交叉和相互扯皮的低效現(xiàn)象的發(fā)生。

　　3.(1)值班工作中信息處理要領(lǐng)。見2.(1)。

　　(2)秘書使用電話溝通要領(lǐng)。

　　一是要注重電話傳遞信息的準(zhǔn)確性;二是要注重傳遞電話信息的有效性;三是要注重電話信息的分類處理;四是要特別做好市長公開電話的信息處理工作。

　　(二)接待及領(lǐng)導(dǎo)人活動安排中的信息工作

　　1.(1)領(lǐng)導(dǎo)人活動安排的信息工作環(huán)節(jié);

　　秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人安排公務(wù)活動的過程中，必須做好信息的收集、處理和儲存工作。

　　秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人具體安排領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動的工作中，一般要做好邀請領(lǐng)導(dǎo)人參加公務(wù)活動的呈批工作、領(lǐng)導(dǎo)活動的前期準(zhǔn)備工作、領(lǐng)導(dǎo)活動現(xiàn)場組織和服務(wù)工作、領(lǐng)導(dǎo)活動的現(xiàn)場組織和服務(wù)工作、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動結(jié)束后的總結(jié)和后續(xù)工作等環(huán)節(jié)上的具體事務(wù)。

　　在領(lǐng)導(dǎo)出席公務(wù)活動的前期準(zhǔn)備中，要根據(jù)公務(wù)活動內(nèi)容和對方的要求等信息，秘書要擬定具體的方案，包括具體參見哪些活動的細(xì)節(jié)，都要有充分的準(zhǔn)備。

　　在領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動的現(xiàn)場，秘書也要做好有關(guān)的情況記錄，要與到場的新聞單位聯(lián)系，了解有關(guān)報道信息，特別是對領(lǐng)導(dǎo)人講話的報道，一般應(yīng)交領(lǐng)導(dǎo)審閱。

　　領(lǐng)導(dǎo)人出席公務(wù)活動結(jié)束后，秘書要對活動情況進(jìn)行總結(jié)，包括活動概況以及有關(guān)重要細(xì)節(jié)的整理，經(jīng)驗教訓(xùn)的書面整理，包括有關(guān)文件等。

　　處理公務(wù)活動中的慶典、會議等外，秘書還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人安排調(diào)查研究、視察等外出公務(wù)活動。

　　(2)來客接待信息庫的作用。

　　以促進(jìn)加強(qiáng)合作，加深了解，為組織經(jīng)營管理提供服務(wù)，也有利于提高接待工作的質(zhì)量。

　　2.(1)來客接待的信息工作內(nèi)容;

　　要按照組織運(yùn)轉(zhuǎn)的特征和需要，做好來客信息的預(yù)測。

　　要準(zhǔn)確把握來客到達(dá)的交通工具。

　　要待來客安頓好處所以后，準(zhǔn)確了解來客的目的，共商有關(guān)活動的日程，并與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門溝通，具體確定活動日程。

　　要了解來客返程時間、返程路程、返程交通工具及班次、預(yù)先做好訂票和送站準(zhǔn)備。

　　要了解來客在本單位期間的實(shí)際困難。

　　要在來客接待中，留心收集有關(guān)外地、外單位的有價值的信息。

　　要做好來客接待的登記和記錄工作，特別是對重要客人的單位、聯(lián)系方式等。

　　要建立來客接待的信息資料庫，對經(jīng)常往來的來客和單位以及有合作前景的中外客人的有關(guān)信息要注意積累。

　　(2)領(lǐng)導(dǎo)出席公務(wù)活動前期準(zhǔn)備的信息內(nèi)容。

　　包括具體參加哪些活動的細(xì)節(jié)，都要有充分的準(zhǔn)備;要準(zhǔn)備必要的資料，如該項活動的背景材料、相關(guān)內(nèi)容、人員情況、發(fā)言材料等要送領(lǐng)導(dǎo)人審閱，使領(lǐng)導(dǎo)人做到胸中有數(shù)，并要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人做好演講準(zhǔn)備;對參加該項公務(wù)活動的重要的國內(nèi)外知名人士的有關(guān)情況，也應(yīng)事先向領(lǐng)導(dǎo)人匯報，讓其有所了解。

　　3.接待事務(wù)中信息處理的要領(lǐng)。見2.(1)。

　　4.領(lǐng)導(dǎo)人活動安排中的信息處理。見1.(1)。