自學(xué)考試《辦公室管理》專項復(fù)習(xí)題及答案：簡答

　　簡答題

　　1.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法?

　　受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項：——用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。

　　2.文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么?P36—37

　　進言:是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關(guān)系作用。進言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時 ⑶適地 ⑷適度

　　3.來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

　　(1)受理的范圍是:國家機關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工,群眾直接給機關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件. (1分)

　　(2)及時拆封.拆封時,不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時,信紙在前,信封在后,要一并裝訂. (2分)

　　(3)認真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點,或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料. (2分)

　　(4)逐項登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載,便于統(tǒng)計,查找和催辦. (1分)

　　(5)認真處理.處理信伺:應(yīng)該按照"分級負責(zé),歸口辦理"的原則,進行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.

　　(2分)

　　(6)及時復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進行. (2分)

　　4.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭�求約會時應(yīng)注意哪些要點?決定時間、地點時要注意什么?

　　(1)要獲得上司的許可;

　　(2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認

　　(3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等;

　　(4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。

　　(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會;

　　(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會;

　　(?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會;

　　(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

　　5.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的?p178—181

　　(1)有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)((2分)

　　(2)電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提示事項,文員

　　應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)

　　人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表((1分),固定活動日期一覽表((1分),使用提示

　　性備忘錄((1分),準(zhǔn)備約會表((1分),準(zhǔn)備特殊提示卡(<1分),準(zhǔn)備交往提示文件((1分).

　　6.文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項?p137

　　(1)會議名稱;(2)會議記錄人的姓名、蓋章;(3)時間(開始時間，結(jié)束時間);(4)會議地點;(5)議題;(6)主持人、主席;(7)出席者名單;(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論;(9)相關(guān)的資料;(10)下次會議預(yù)定日期。

　　7.文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?

　　(1)不要時區(qū)報告的適當(dāng)時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告;如果上司太忙，或報告時間長，要預(yù)先約好時間。

　　(2)不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢;復(fù)雜的報告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。