二、案例分析題

　　背景說明：你是賽迪寶公司行政秘書吳燕，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項任務。

　　1.為了加強公司內部信息溝通，請你將下列內容寫出，明天交給我。

　　(1)處理電話留言的原則是什么?

　　(2)設計一份來電記錄表樣式。

　　參考答案：

　　處理電話留言的一般原則：

　　(1)簡潔：要抓住要點，讓收受人一看就明白。

　　(2)完整：要非常仔細地記全日期、時間、數(shù)字等重要信息。

　　(3)準確：對雙方的姓名、對方單位、電話號碼、來電日期、時間、內容等確保準確，及時送達留言。

　　來電記錄表樣式：

　　2.市場部的吳先生希望后天安排小面包車送10人去天津辦展覽，研發(fā)部的何先生希望后天安排小面包車送8人去市郊開會，現(xiàn)公司只有一輛11座的小面包車和1輛小客車，請你協(xié)調一下，并將處理依據(jù)和結果向我匯報。

　　參考答案：

　　根據(jù)協(xié)調工作的基本原則：協(xié)調時應從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要的、緊急的、難度大的、不方便的工作或事情，通過協(xié)調力求也安排好那些次要的、非緊急的、難度小的或較方便的工作或事情。考慮到市場部吳先生的工作是去天津辦展覽，一是路途遠，二是有展品，三是人數(shù)多，因此，應安排11座的小面包車給市場部;若小客車能容納8人，則用小客車送研發(fā)部的何先生等8人去市郊開會，若不能，則可請示上司，是否可請何先生等人自行乘車，然后報銷有關費用或租車前往。

　　3.為了進一步杜絕浪費，請你擬訂一份關于節(jié)約使用辦公用品的措施。

　　參考答案：

　　節(jié)約使用辦公用品的措施如下：

　　(1)復印機：復印前由主管人員簽字批準。

　　(2)傳真機：指定人員使用傳真機，做好登記并保留所有發(fā)送記錄。

　　(3)計算機、打印機、因特網(wǎng)：昂貴的設備要限制使用;彩色要集中管理并由各部門獨立核算成本;嚴格監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。

　　(4)電話、移動電話：減少打私人電話;控制國內外長途電話的使用;定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。

　　4.公司定于6月8日開始對各部門秘書進行業(yè)務培訓，請您就怎樣進行辦公用品的發(fā)放談談您的看法。

　　參考答案：

　　業(yè)務培訓的辦公用品的發(fā)放要考慮：

　　(1)指定專人發(fā)放。

　　(2)按單位的有關制度規(guī)定發(fā)放時間。

　　(3)領取人填寫物品申請表，并由授權人簽字批準。

　　(4)物品申請表包括下列細節(jié)：申請表編號、申領部門、項目、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領取人簽字、授權批準人簽字、日期。

　　(5)清點核實發(fā)放辦公用品。

　　(6)提醒使用部門和人員節(jié)約使用辦公用品。

　　(7)緊急需要物品時必須有相應的程序處理。

　　5.公司定于5月12日開始對各部門秘書進行業(yè)務培訓，請您就上司不在時的郵件如何處理談談您的看法。

　　參考答案：

　　上司不在時郵件的處理：

　　(1)按收文程序處理所有文件。

　　(2)按上司的吩咐或習慣將文件用電話、傳真或郵寄通知他。郵寄時要在郵包上連續(xù)編號。

　　(3)若上司吩咐不接收文件，可先把需要上司親自處理的文件保存下來，并通知發(fā)件人得到回復的時間。

　　6.由于公司業(yè)務范圍不斷擴大，文件收發(fā)工作宜由專人負責，請你寫出收發(fā)文件的程序和要求，明天交給我。

　　參考答案：

　　收文工作的程序有：簽收，拆封，登記，分類。

　　(1)簽收：對件數(shù)進行清點、核對;檢查文件外包裝是否完好無損，檢查封套上的文字是否都應是本部門收的;最后是簽收，并注明日期。

　　(2)拆封：將信套訂在文件后;再次檢查文件內容是否本機關收。

　　(3)登記：按收文登記簿中所列內容逐項登記;在收進的文件首頁貼上“來文處理單”。

　　(4)分類：將信件分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內。

　　發(fā)文工作的程序有：

　　(1)對發(fā)件進行查對，不要裝錯信封。

　　(2)檢查附件是否齊全。

　　(3)郵件分類。

　　(4)按郵件的類型分別填上密級、急件、特快等標記。

　　(5)簽名。

　　(6)登記。

　　(7)按時發(fā)送。

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