三、工作實(shí)務(wù)題

　　(1)背景說(shuō)明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書(shū)高葉，下面是總經(jīng)理王民需要你完成的任務(wù)。

　　便條高葉：從你昨天反映的情況來(lái)看，最近公司有的部門(mén)內(nèi)部成員之間、部門(mén)之間的協(xié)作確實(shí)出現(xiàn)了一些問(wèn)題。為加強(qiáng)內(nèi)部管理，我擬組織一次部門(mén)主要負(fù)責(zé)人的面對(duì)面溝通會(huì)。請(qǐng)你就以下問(wèn)題給我提些建議，并以備忘錄形式發(fā)給我。謝謝。(1)提高團(tuán)隊(duì)士氣的方法。(2)團(tuán)隊(duì)任務(wù)的分配方法。(3)上級(jí)管理部門(mén)與團(tuán)隊(duì)之間的信息溝通交流途徑。

　　總經(jīng)理王民

　　2012年2日12日

　　(2)背景說(shuō)明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書(shū)高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項(xiàng)工作任務(wù)。

　　便條高葉：公司為了開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)，組織相關(guān)人員到歐洲進(jìn)行了實(shí)地考察，需要形成一份報(bào)告給集團(tuán)公司。請(qǐng)你完成以下工作任務(wù)：(1)說(shuō)明起草文件的要求。(2)說(shuō)明文件審核的具體方面。(3)說(shuō)明審核后的發(fā)文處理程序。(4)說(shuō)明封發(fā)的要求。

　　行政經(jīng)理蘇明

　　2012年1月9日

　　(3)背景說(shuō)明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書(shū)高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項(xiàng)工作任務(wù)。

　　備忘錄至：秘書(shū)——高葉自：行政經(jīng)理——蘇明內(nèi)容：公司準(zhǔn)備將今年的公司年會(huì)辦成遠(yuǎn)程電話(huà)會(huì)議，決定由你起草此次會(huì)議籌備方案的初稿，為穩(wěn)妥起見(jiàn)，請(qǐng)你先將遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)予以整理，并從網(wǎng)上發(fā)給我。此外，請(qǐng)就如何檢查會(huì)議籌備工作提出幾點(diǎn)建議。

　　行政經(jīng)理

　　蘇明××××年×月×日

　　【參考答案】

　　(1) :

　　備忘錄

　　至：總經(jīng)理——王民

　　自：秘書(shū)——高葉

　　日期：2012年2月12日

　　主題：關(guān)于團(tuán)隊(duì)工作

　　(1)提高團(tuán)隊(duì)士氣的方法：

　�、儆幸粋�(gè)良好的工作環(huán)境。

　�、谧岅�(duì)員了解團(tuán)隊(duì)的使命。

　　③努力的目標(biāo)相同。

　　④記住每個(gè)隊(duì)員是獨(dú)立的個(gè)體。

　　⑤創(chuàng)立團(tuán)隊(duì)識(shí)別系統(tǒng)。

　�、薹窒沓晒�。

　�、叽_保團(tuán)隊(duì)正面氣氛。

　�、嗝貢�(shū)的作用。

　　(2)團(tuán)隊(duì)任務(wù)的分配方法：

　　認(rèn)真籌劃確定團(tuán)隊(duì)工作所需的資源、重要的階段點(diǎn)、計(jì)劃時(shí)間表，以及團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員的個(gè)人任務(wù)和責(zé)任，公平分配每個(gè)成員的工作。分配工作時(shí)，應(yīng)考慮下列因素：

　�、賵F(tuán)隊(duì)成員工作經(jīng)驗(yàn)的多少。

　�、诿咳顺袚�(dān)的工作總量。

　�、郾M可能變化著平均分配任務(wù)，不要將那些有趣的、大家都愿意做的工作總分配給同一個(gè)人，而要平均分配。

　�、軕�(yīng)考慮團(tuán)隊(duì)成員的特長(zhǎng)愛(ài)好，發(fā)揮每個(gè)人的積極性。

　　⑤組織團(tuán)隊(duì)會(huì)議共同討論如何分配成員工作，公開(kāi)化的討論可使分配工作更合理、更公平。

　　⑥在實(shí)施執(zhí)行中要有靈活性，通過(guò)監(jiān)督和檢察團(tuán)隊(duì)成員的工作進(jìn)展，如果發(fā)現(xiàn)任務(wù)分配不合理、不公平的現(xiàn)象，應(yīng)立即重新調(diào)整工作任務(wù)，以保證團(tuán)隊(duì)工作達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

　　(3)上級(jí)管理部門(mén)與團(tuán)隊(duì)之間的信息溝通交流途徑：

　�、俣ㄆ谙蛏霞�(jí)主管部門(mén)提交書(shū)面報(bào)告。

　�、谟蓤F(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)定期向上級(jí)主管口頭匯報(bào)團(tuán)隊(duì)的簡(jiǎn)要情況，保持團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)主管的個(gè)人接觸。

　�、凵霞�(jí)管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)親自參加團(tuán)隊(duì)的有關(guān)會(huì)議。上級(jí)管理部門(mén)也能通過(guò)親自到團(tuán)隊(duì)察看工作而獲得團(tuán)隊(duì)建設(shè)的第一手資料。

　　④其他途徑。例如通過(guò)舉辦團(tuán)隊(duì)工作進(jìn)展情況的展覽向上級(jí)匯報(bào)工作實(shí)現(xiàn)管理部門(mén)

　　和團(tuán)隊(duì)之間的溝通。

　　管理部門(mén)與團(tuán)隊(duì)之間的交流途徑不應(yīng)該是單方的、個(gè)別的，通常是上述這些交流方法的組合，以便可以更好地實(shí)現(xiàn)雙方之間的交流，保證雙方都能夠獲得關(guān)于團(tuán)隊(duì)進(jìn)展的全面、準(zhǔn)確和最新的信息。

　　(2) :

　　(1)起草文件的要求：情況確實(shí)，表述準(zhǔn)確，觀點(diǎn)明確，標(biāo)點(diǎn)正確，字詞規(guī)范，數(shù)字、地名準(zhǔn)確。

　　(2)審核的重點(diǎn)：具體內(nèi)容、文字表達(dá)、格式、體式。

　　(3)審核后的發(fā)文處理程序：簽發(fā)、繕印、校對(duì)、蓋印、登記。

　　(4)封發(fā)要求：折疊整齊，貼實(shí)封口，及時(shí)發(fā)送。

　　(3) :

　　遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)：

　　(1)遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)、能夠與電話(huà)服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。

　　(2)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話(huà)號(hào)碼、主持人姓名等。

　　(3)會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。

　　(4)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

　　做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：

　　(1)聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)。

　　①聽(tīng)取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線(xiàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。

　�、跁�(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問(wèn)題，注重實(shí)效。

　�、圻x擇合適的匯報(bào)時(shí)間。

　�、軐�(duì)會(huì)議籌備情況匯報(bào)的關(guān)鍵是發(fā)現(xiàn)籌備過(guò)程中的問(wèn)題，及時(shí)地調(diào)整和加強(qiáng)。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。

　　(2)會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查。

　�、贆z查會(huì)議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號(hào)字印刷材料，用盲文印刷等。遠(yuǎn)程會(huì)議要提前下發(fā)材料。

　�、谧⒁鈿馕�。一些人對(duì)香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過(guò)敏或高度敏感。因此，要對(duì)所有工作人員提出要求。

　　③設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場(chǎng)，可考慮設(shè)置咨詢(xún)臺(tái)或登記臺(tái)。

　　張貼會(huì)場(chǎng)平面示意圖。

　�、芘鍘Щ照�、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

　�、轀�(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話(huà)機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

　�、薨才沤哟�、服務(wù)人員。配備精通業(yè)務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會(huì)者的提問(wèn)。

　�、哌h(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的檢查。

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