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證據(jù)收集工具

★相關(guān)知識

3.內(nèi)部審計師應該采用多種方法收集業(yè)務(wù)證據(jù),并且應該選擇最適當?shù)淖C據(jù)收集方法。常用的數(shù)據(jù)收集方法包括：

● 詢問

● 觀察

● 檢查

● 證實

● 重做

● 監(jiān)督

數(shù)據(jù)收集程序通常是由證據(jù)決定的。例如，電子存儲數(shù)據(jù)不僅能夠通過打印得到，而且也能夠利用審計軟件獲得。收集有用的數(shù)值數(shù)據(jù)的最好辦法是重新計算交易數(shù)據(jù)以驗證其準確性。根據(jù)大綱要求，本節(jié)重點介紹面談、調(diào)查問卷和檢查清單三種數(shù)據(jù)收集工具。

3.1 面談(interview)是從被審計單位、與被審計單位相關(guān)聯(lián)的組織中的其他成員，以及獨立單位獲得審計證據(jù)的一種方法。面談對象包括被審計單位內(nèi)部人員、其他與被審計單位有聯(lián)系的人員以及獨立的第三方人員。

3.1.1 審計面談界于禮節(jié)性交談和固定地點訊問之間。和交談一樣，審計面談應該是愉快的和輕松的。我們中的大多數(shù)人都渴望坦誠地談?wù)摴ぷ髑闆r，其實這也是審計面談所需要的。但是，和常規(guī)交談不一樣，審計面談應該由內(nèi)部審計師作出正式規(guī)劃，審計面談還涉及與面談對象有關(guān)的風險。因此，內(nèi)部審計師需要掌握大量的、能夠使人們在面談期間放松的技巧。

3.1.1.1 與訊問技術(shù)一樣，審計面談目的也是發(fā)現(xiàn)某些事實，但是和訊問人員不一樣的是，面談?wù)卟皇翘貏e想取得有關(guān)人員對錯誤做法的坦白。審計信息雖然與法律證據(jù)相似，但不是法律證據(jù)。發(fā)現(xiàn)法律證據(jù)(在法庭上陳述的證據(jù))的任務(wù)最好留給訊問人員。盡管如此，內(nèi)部審計師還是必須經(jīng)常警惕那些在面談背后存在的一些有關(guān)控制缺陷或舞弊行為的信息。內(nèi)部審計師如果確定面談目的是為了讓面談對象陷于窘迫境地，并且迫使其作出坦白，則有可能引起面談對象拒絕說出自己知道的信息或者干脆就說謊。

3.1.1.2總之，內(nèi)部審計師需要了解的面談技術(shù)包括：

● 制訂計劃，使面談能夠有序、高效地進行;

● 與面談對象一起創(chuàng)造出和諧融洽韻關(guān)系;

● 從面談對象的角度來思考問題，爭取做到心靈相通，同時要區(qū)別出討論中哪些是事實，哪些是個人看法。

3.1.2面談通常分為以下4種類型：

● 初步面談(Preliminary Interview)：收集一般信息，策劃未來將要進行的面談戰(zhàn)略。

● 事實收集面談(Fact—gathering Interview)：主要是為了證實個別面談?wù)咚�提供的額外信息而進行的。

● 后續(xù)面談(Follow—up Interview)：是在對事實收集面談收集到的信息進行分析并且發(fā)現(xiàn)問題后進行的，目的是尋找解決問題的答案，同時測試面談對象對內(nèi)部審計師提出的新觀點的接受程度。

● 退出面談(Exit Interview)：通常指審計工作結(jié)束時舉行的退出會議。在會議上，通過與被訪問者進行討論，來保證審計結(jié)論、審計發(fā)現(xiàn)及審計建議的正確性。

3.1.3 面談構(gòu)成要素。面談分為開頭部分、中間部分和結(jié)尾部分。面談專家們對從面談開始到結(jié)束所經(jīng)歷的所有步驟沒有一個統(tǒng)一的定義，但是大多數(shù)專家都同意成功的面談應該包括以下要素：

● 計劃

● 開始

● 實施

● 結(jié)束

● 記錄

● 評價

3.1.3.1計劃面談。只有經(jīng)過周密計劃，面談才能成功收集完整的、相關(guān)的、真實的和有用的信息。在計劃過程中，內(nèi)部審計師需要考慮面談中討論的話題，因為如果目的是收集不同的信息，例如工作活動和職責方面的信息，或者目的是證實和排除懷疑發(fā)生的舞弊行為，則采用的方法是很不同的。計劃過程可以被細分為7個步驟：

第1步驟，獲取背景信息。

● 通過檢查以前審計的工作底稿、系統(tǒng)記錄、組織結(jié)構(gòu)圖、程序手冊和其他相關(guān)材料，了解要談?wù)摰幕顒?

● 了解面談對象’，包括他或她的性格、經(jīng)歷、知識、工作職責;

● 發(fā)現(xiàn)可能影響面談對象的組織或經(jīng)營活動中的任何變化。

第2步驟，清楚地明確面談目的，包括具體目標。

第3步驟，編制能夠?qū)崿F(xiàn)目標的問題。比較適合采用開放式和封閉式(“是”或“否”)問題，避免有偏見的或有導向的問題。

● 開放式問題為面談對象提供了暢所欲言和長時間談?wù)撃吃掝}的機會。這樣的問題能夠產(chǎn)生一種融洽氛圍，可以贏得較多時間并且較好地控制面談內(nèi)容。但是當審計師實際上想得到肯定、否定或者特殊答案時，這些問題是不適合的。

● 封閉式問題提供了一種固定模式，要求面談對象給出是或否的答案，或者提供一段特定信息，例如數(shù)量、數(shù)據(jù)、時間等。.

● 問題不帶有任何偏見，就不會提供任何線索，使人無法揣摩出審計師想要答案的。“你忘記將文件上鎖了，是嗎?"，這個問題是帶有偏見的。“告訴我保證文件安全的程序”(開放式問題)是不帶有偏見的問題。提出帶有偏見的問題是審計師在面談中最常容易犯的錯誤。

第4步驟，將問題按照邏輯順序排列組織起來，使面談按照進程有序進行，給人留下很好的印象。先從一般問題開始，然后再問特殊問題;從容易回答的問題開始。但是當懷疑存在舞弊時，有必要采用不同的方法。

第5步驟，對于比較正式的面談，應該編制一份書面議程表，例如開始面談，退出面談，與高級管理層面談。

第6步驟，制定出與每個人在公司作用相適應的目標和問題。下列人員職位不同，需要提出的問題不同：

● 高級管理層