采購策劃的輸入來自兩個方面：一是設計和開發(fā)部門提供的采購產品的技術文件；二是生產管理部門提供的采購產品的需求計劃。通過策劃，形成正式的采購文件。采購文件就是采購策劃的輸出。

　　采購文件是指導采購的準則，它可以溝通供需雙方對擬采購產品的質量要求和質量保證要求的了解，從而協(xié)調雙方質量活動的方式和內容，使組織采購產品的質量得到滿足。因此，采購文件應作為訂貨合同的一部分（或附件），毫不含糊地用文字、圖樣等形式表達出來，使其與合同本身一樣具有法律效力，成為組織和供方都應遵守的準則和解決矛盾糾紛的依據(jù)。

　　按標準規(guī)定，組織必須確保在采購文件發(fā)放前，其規(guī)定要求是充分的和適宜的。也就是說，采購文件應當進行評審，以確保其不出現(xiàn)差錯，能夠正確、真實、全面反映組織對采購產品的要求。