質(zhì)量管理體系審核的主要活動(dòng)內(nèi)容
1.審核的啟動(dòng)
(1)指定審核組長(zhǎng)
(2)確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則
審核目的、范圍和準(zhǔn)則應(yīng)形成文件。
審核范圍規(guī)定了審核的內(nèi)容和界限,例如:實(shí)際位置,受審核的部門,受審核的活動(dòng)和過(guò)程以及審核所覆蓋的時(shí)期。
審核準(zhǔn)則用作確定符合性的依據(jù),可以包括所適用的方針、程序、標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、管理體系要求、合同要求或行業(yè)規(guī)范。
審核目的由審核委托方確定。目的、范圍和準(zhǔn)則的任何變化應(yīng)經(jīng)原各方同意。
(3)確定審核的可行性
審核的可行性應(yīng)通過(guò)考慮策劃審核所需的充分和適當(dāng)?shù)男畔ⅰ⑹軐徍朔降某浞趾献饕约俺浞值臅r(shí)間和資源予以確定。
當(dāng)確定審核不可行時(shí),應(yīng)在與受審核方協(xié)商后向?qū)徍宋蟹浇ㄗh替代方案。
(4)選擇審核組
當(dāng)確定審核可行時(shí),應(yīng)考慮實(shí)現(xiàn)審核目的所需的能力選擇審核組,以確保審核組具備所有必要的知識(shí)和技能。
當(dāng)決定審核組的規(guī)模和組成時(shí),應(yīng)考慮下列因素:
、賹徍四康、范圍、準(zhǔn)則以及預(yù)計(jì)的審核時(shí)間;
②是否合并審核或聯(lián)合審核;
③為達(dá)到審核目的,審核組所需的整體能力;
④適用時(shí),法律法規(guī)、合同和認(rèn)證認(rèn)可的要求;
、荽_保審核組獨(dú)立于受審核的活動(dòng)并避免利益沖突的需要;
、迣徍私M成員與受審核方的有效協(xié)作能力以及審核組成員之間共同工作的能力;
、邔徍怂谜Z(yǔ)言以及對(duì)受審核方社會(huì)和文化特點(diǎn)的理解,這些方面可以通過(guò)審核員自身的技能或技術(shù)專家的支持予以解決。
若審核組中的審核員沒(méi)有完全具備審核所需的必要的知識(shí)和技能,可通過(guò)技術(shù)專家提供支持,但技術(shù)專家應(yīng)在審核員的指導(dǎo)下進(jìn)行工作。
審核組可以包括實(shí)習(xí)審核員,但實(shí)習(xí)審核員不應(yīng)在沒(méi)有指導(dǎo)或幫助的情況下進(jìn)行審核。
(5)與受審核方的初始接觸
與受審核方的初始接觸可以是正式或非正式的。初始接觸的目的是:
、倥c受審核方的代表建立溝通渠道;
②確認(rèn)實(shí)施審核的權(quán)限;
、厶峁┯嘘P(guān)建議的時(shí)間和審核組組成的信息;
、芤螳@得相關(guān)文件,包括記錄;
、荽_定適用的現(xiàn)場(chǎng)安全準(zhǔn)則;
、迣(duì)審核做出安排;
、邔(duì)觀察員的參與或?qū)徍私M向?qū)У男枨筮_(dá)成一致意見。
2.文件評(píng)審
在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核前應(yīng)評(píng)審受審核方的文件,以確定文件所述的質(zhì)量管理體系與審核準(zhǔn)則的符合性。文件可包括質(zhì)量管理體系的相關(guān)文件和記錄以及以前的審核報(bào)告。評(píng)審應(yīng)考慮組織的規(guī)模、性質(zhì)和復(fù)雜程度以及審核的目的和范圍。在有些情況下,如果不影響審核實(shí)施的有效性,文件評(píng)審可以推遲至現(xiàn)場(chǎng)審核開始。在另外一些情況下,為獲得對(duì)總體信息的適當(dāng)了解,可以進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)初訪。
如果發(fā)現(xiàn)文件不充分,審核組長(zhǎng)應(yīng)通知受審核方以及有關(guān)各方,并決定審核是否繼續(xù)進(jìn)行或暫停直至有關(guān)文件的問(wèn)題得到解決。
3.現(xiàn)場(chǎng)審核的準(zhǔn)備
(1)編制審核計(jì)劃
審核組長(zhǎng)應(yīng)編制一份審核計(jì)劃,就審核的實(shí)施為審核委托方、審核組和受審核方之間達(dá)成一致提供依據(jù)。審核計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容:
、賹徍四康;
②審核準(zhǔn)則和任何引用文件;
、蹖徍朔秶,包括確定受審核的職能、部門、活動(dòng)和過(guò)程;
、苓M(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的日期和地點(diǎn);
⑤現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)所需的時(shí)間和期限,包括與受審核方管理層的會(huì)議以及審核組會(huì)議;
、迣徍私M成員和陪同人員的作用和職責(zé);
、呦?qū)徍说年P(guān)鍵區(qū)域配置適當(dāng)?shù)馁Y源;
適當(dāng)時(shí),審核計(jì)劃還應(yīng)包括:
、啻_定受審核方的代表;
、岙(dāng)使用與審核員和(或)受審核方不同的語(yǔ)言時(shí),說(shuō)明審核工作和審核報(bào)告所用的語(yǔ)言;
、鈱徍藞(bào)告的主題;
(11)后勤安排(交通、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)施等);
(12)保密事宜;
(13)審核后續(xù)活動(dòng)。
審核計(jì)劃應(yīng)經(jīng)審核委托方評(píng)審和同意,并在現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)開始前提交給受審核方。任何經(jīng)修改的審核計(jì)劃應(yīng)當(dāng)征得各方的同意后方可實(shí)施。
(2)向?qū)徍私M分配工作
審核組長(zhǎng)應(yīng)與審核組協(xié)商,將受審核的特定過(guò)程、職能、場(chǎng)所、區(qū)域或活動(dòng)的職責(zé)分配給審核組每位成員。
(3)準(zhǔn)備工作文件
審核組成員應(yīng)評(píng)審與其分派的審核任務(wù)相關(guān)的信息,并準(zhǔn)備必要的工作文件,用于審核過(guò)程的記錄和參考,這些工作文件可以包括:調(diào)查表、審核抽樣計(jì)劃以及有關(guān)記錄信息表格(例如:支持性證據(jù)、審核發(fā)現(xiàn)和會(huì)議的記錄)。
工作文件,包括其使用后形成的記錄,應(yīng)至少保存到審核結(jié)束。審核組成員在任何時(shí)候都應(yīng)當(dāng)妥善保管涉及保密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的工作文件。
4.現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的實(shí)施
(1)舉行首次會(huì)議
應(yīng)當(dāng)與受審核方管理層,或者與受審核的職能或過(guò)程負(fù)責(zé)人一起召開首次會(huì)議。會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持。首次會(huì)議的目的是:
、俅_認(rèn)審核計(jì)劃;
、诤(jiǎn)要介紹審核活動(dòng)如何實(shí)施;
、鄞_認(rèn)溝通渠道;
④向受審核方提供詢問(wèn)的機(jī)會(huì)。
在許多情況下,例如小型組織中的內(nèi)部審核,首次會(huì)議可僅包括對(duì)即將實(shí)施的審核的溝通和對(duì)審核性質(zhì)的解釋。
對(duì)于其他審核,會(huì)議應(yīng)當(dāng)是正式的,并保存出席人員的記錄。
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