（2）結(jié)構(gòu)圖說明

　　? 質(zhì)量體系文件主要由質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序和作業(yè)程序、表格、報告等質(zhì)量文件構(gòu)成；

　　? 各層次文件可以分開，也可以合并；

　　? 當(dāng)各層次文件分開時，有相互引用的內(nèi)容，可附引用內(nèi)容的條目；

　　? 下一層次文件的內(nèi)容不應(yīng)與上一層次文件的內(nèi)容相矛盾，下一層次文件應(yīng)比上一層次文件更具體、更詳細；

　　? 也有的文獻把質(zhì)量文件中的作業(yè)程序作為第三層次，把表格、報告、記錄等作為第四層次；

　　? 各層次間合并還是分開，可由企業(yè)根據(jù)自己的習(xí)慣和需要去決定。

　　4．對質(zhì)量體系文件的基本要求：

　�。�1）．系統(tǒng)性

　　? 公司應(yīng)對其質(zhì)量體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，有系統(tǒng)、有條理地制訂成

　　各項方針和程序；

　　? 所有的文件應(yīng)按規(guī)定的方法編輯成冊；

　　? 各層次文件應(yīng)分布合理；

　�。�2）．協(xié)調(diào)性

　　體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；

　　體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)、互相印證；

　　體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)；

　　應(yīng)認真處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

　　（3）．唯一性

　　對一個組織，其質(zhì)量體系文件是唯一的；

　　通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解；

　　決不許對同一事項的相互矛盾的不同的文件同時使用；

　　不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。

　�。�4）．適用性

　　遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件；

　　所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到；

　　追求“任何時候、任何部門都適用”的文件是荒謬的，不可能的；

　　編寫任何文件都應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和企業(yè)的現(xiàn)實；

　　發(fā)現(xiàn)了文件的不適合情況，應(yīng)立即按規(guī)定程序修改。

　　5．質(zhì)量體系文件的編導(dǎo)方法：

　�。�1）．自上而下依次展開的編寫方法

　　? 按質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)程序（規(guī)范）、質(zhì)量記錄的順序編寫；

　　? 此方法利于上一層次文件與下一層次文件的銜接；

　　? 此方法對文件編寫人員，特別是手冊編寫人員的ISO9000族國際標(biāo)準(zhǔn)知識和工廠生產(chǎn)知識要求較高；

　　? 此方法使文件編寫所需時間較長（4~6個月）；

　　? 此方法必然會伴隨著反復(fù)修改。

　�。�2）．自下而上的編寫方法

　　? 按基礎(chǔ)性文件、程序文件、質(zhì)量手冊的順序編寫；

　　? 此方法適用于原管理基礎(chǔ)較好的組織；

　　? 此方法如無文件總體方案設(shè)計指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。

　�。�3）．從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方法

　　? 先編寫程序文件，再開始手冊和基礎(chǔ)性文件的編寫；

　　? 此方法的實質(zhì)是從分析活動，確定活動程序開始；

　　? 此方法有利于ISO9000族國際標(biāo)準(zhǔn)的要求與組織的實際緊密結(jié)合；

　　? 此方法可縮短文件編寫時間（2~3個月）。