④語言準(zhǔn)確、自然;⑤不使用評(píng)語或俚語

　　12、美國法律文書的撰擬：

　　1)美國法律文書的一般要求：

　　①要用質(zhì)量很高的公文紙;②頁邊頁寬;③標(biāo)題;④標(biāo)題和副標(biāo)題與第一段落空四行;

　�、荻温湓O(shè)計(jì)便于識(shí)別;⑥標(biāo)有頁碼;⑦準(zhǔn)確精密，不允許有涂抹痕跡;⑧專有名詞要大寫;

　�、嶝泿帕看髮�，須有數(shù)詞和數(shù)字兩種形式，數(shù)字放在括號(hào)內(nèi);⑩避免縮寫詞;11避免一行末尾分開將詞分開;12打印直線供簽字用;13蓋章;14簽字線不能單獨(dú)放在一頁紙

　　2)常用公證書

　　3)遺囑附錄

　　4)合同或協(xié)議

　　5)代理書的撰擬

　　13、其他文字材料的撰擬：

　　1)辦公室備忘錄：包括標(biāo)題(送至、發(fā)自、主題、日期)和正文兩個(gè)主要部分

　　2)報(bào)告的撰擬

　　常用報(bào)告：①便箋體報(bào)告(內(nèi)部組織使用，非正式)

　�、跁�信體報(bào)告(書信形式撰擬的報(bào)告)

　　③簡短報(bào)告(一般處理一定范圍內(nèi)和簡單的議題報(bào)告)

　�、苷�式報(bào)告(引言、正文、結(jié)尾)

　　其特點(diǎn)：①遵循傳統(tǒng)的呈遞報(bào)告樣式;②內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣;③篇幅較長

　　3)新聞稿的撰擬：寫成倒金字塔形。

　　內(nèi)容：人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、原因以及事件發(fā)生發(fā)展的重要情況

　　特點(diǎn)：真實(shí)性、趣味性、知識(shí)性和準(zhǔn)確性

　　4)內(nèi)部資料的撰擬

　　5)秘書寫作資料的準(zhǔn)備

　　搜集資料方法：①基本研究方法;②輔助研究方法

　　14、文字處理：使用自動(dòng)打印和文體編輯設(shè)備生產(chǎn)打印文件的系統(tǒng)。

　　15、數(shù)據(jù)庫管理：能夠存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)軟件。

　　常見數(shù)據(jù)庫類型：①文件管理器;②關(guān)系數(shù)據(jù)庫

　　16、郵件處理6步驟：

　　1)初步分揀(1)電報(bào);(2)報(bào)紙、雜志;(3)信函、小冊(cè)子、目錄冊(cè)和其它印刷品;

　　(4)網(wǎng)內(nèi)郵包和快件、航空郵包;(5)國際郵件和商業(yè)函件;

　　2)郵件拆封

　　3)注明收件日期和鐘點(diǎn)

　　4)進(jìn)一步分揀，按輕重緩急加以分類

　　5)閱讀來件

　　6)登記來件

　　17、寄發(fā)郵件6步驟：

　　1)核對(duì)地址;2)查對(duì)郵件標(biāo)記;3)查對(duì)簽名;4)查對(duì)附件;5)查對(duì)副本標(biāo)記;

　　6)信件的拆疊和封裝

　　18、文書檔案的處理：

　　1)文書檔案管理：指的是有計(jì)劃地控制檔案的制作、保持、保留、保護(hù)和保管。

　　2)文書檔案的分類：①主題分類法;②地區(qū)名稱分類法;

　　③與主題結(jié)合的分類法(主題——數(shù)字結(jié)合方法);

　�、苡芍黝}派生出來的“十進(jìn)位制”分類法;⑤語音歸檔分類法;

　�、薨茨暝氯掌跉w檔分類法

　　3)文件的保存歸檔

　　4)歸檔步驟

　　5)編制索引：分類標(biāo)準(zhǔn)﹕①按個(gè)人的名稱;②按企業(yè)的名稱;③按政府和政治派別的名稱;

　　6)文件檔案轉(zhuǎn)移的管理

　　五、文書檔案資料的安全保密措施

　　1.美國的公文保密

　�、俜潜Ｃ躑

　　②秘密C：六年后，不再列入保密范圍

　�、蹤C(jī)密S：產(chǎn)生兩年后，降為秘密，八年后不再列入保密范圍

　�、芙^密TS：產(chǎn)生兩年后，降為機(jī)密，四年后，降為秘密，十年后不再列入保密范圍

　　2.美國檔案的安全保密

　　3.數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全保密

　　來自外部的威脅﹕一是黑客;二是盜用癮;三是破壞狂;四是銷毀狂;

　　來自內(nèi)部的威脅﹕一是滿腹牢騷的雇員;二是競爭對(duì)手或最近離職或終止職務(wù)的雇員;

　　三是計(jì)算器系統(tǒng)外部用戶;四是計(jì)算器編程人員;

　　五是計(jì)算器操作人員;六是計(jì)算器工程師