自考《外國秘書工作概況》章節(jié)串講：日本秘書工作

　　第九章 日本秘書工作

　　日本位于亞洲東部，實(shí)行議會(huì)內(nèi)閣制

　　1、承擔(dān)秘書工作的機(jī)構(gòu)：

　�、迦毡緝�(nèi)閣官房：

　�、賰�(nèi)閣執(zhí)行行政事務(wù)的助手;

　�、谪�(fù)責(zé)內(nèi)閣的日常事務(wù)，安排內(nèi)閣會(huì)議的議程，收集重要情報(bào)，進(jìn)行調(diào)查研究，向內(nèi)閣提出制定重要政策的依據(jù)。

　　③下設(shè)內(nèi)閣參事官室、內(nèi)閣審議室、內(nèi)閣調(diào)查室

　　㈡日本總理府本府

　�、傧略O(shè)總理大臣官房、賞勛局、恩給局、統(tǒng)計(jì)局、人事局等

　　②是總理大臣的辦公廳，負(fù)責(zé)保管官印和文件，會(huì)見記者，編印有關(guān)文件等

　　③還設(shè)有青少年對(duì)策本部、老人對(duì)策室、北方對(duì)策本部、總理府廣播室等

　�、缛毡拘姓�管理廳

　�、偈�1948年第二次世界大戰(zhàn)后行政改革設(shè)立的一個(gè)重要機(jī)構(gòu)

　�、谥饕�任務(wù)：促進(jìn)行政機(jī)關(guān)工作的效率化、簡便化、審查政府各機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置是否合理，官員職員是否適當(dāng)，并提出行政改革的建議和方案。

　�、巯略O(shè)長官官房、行政管理局、行政督察局、行政監(jiān)理委員會(huì)以及地方分支機(jī)構(gòu)

　　2、基本素質(zhì)要求：

　　①積極進(jìn)取精神;②創(chuàng)造性地工作;③嚴(yán)守秘密;④對(duì)外接待熱情誠實(shí);⑤與領(lǐng)導(dǎo)人融洽相處;

　�、弈芎芎玫嘏浜贤�事工作;⑦掌握交談技巧;⑧有比較強(qiáng)的寫作能力;⑨衣著打扮要注意分寸;

　�、饽苁炀毜厥褂酶鞣N辦公自動(dòng)化設(shè)備;11善于利用空閑時(shí)間;

　　12主動(dòng)收集和保存工作所需的資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)

　　3、工作規(guī)范要求：

　�、呸k公行為規(guī)范化

　　(①研究工作的步驟;②測(cè)定所需的時(shí)間;③養(yǎng)成計(jì)劃習(xí)慣;④認(rèn)真負(fù)責(zé)，思考周密)

　�、妻k公環(huán)境規(guī)范化

　�、寝k公程序規(guī)范化(計(jì)劃→實(shí)行→檢討)

　�、瘸晒γ貢�的標(biāo)準(zhǔn)

　　4、公文撰擬：

　�、鍢I(yè)務(wù)報(bào)告的撰擬：

　�、僮珨M業(yè)務(wù)報(bào)告的基本程序(及時(shí)、準(zhǔn)確、全面。)(簡潔性、明了性、具體性)

　�、谧珨M業(yè)務(wù)報(bào)告結(jié)論的方法(結(jié)論→理由→經(jīng)過)(結(jié)論是核心)

　　③撰擬業(yè)務(wù)報(bào)告的要領(lǐng)

　�、嫔虅�(wù)文件的撰擬

　　㈢便條的書寫與使用

　　5、文件資料的處理

　�、盼募�檔案資料的處理

　　①根據(jù)本單位經(jīng)營管理的需要，不適用的材料不用收集，要講究效率，當(dāng)上司需要某種資料時(shí)，能及時(shí)準(zhǔn)確地提供;

　　②要分清保管文件檔案資料的類別

　�、壅莆仗幚淼牧鞒�

　　④正確使用文件檔案管理的有關(guān)用具

　�、菡莆照�確的分類方法

　�、蘩斫� 有關(guān)術(shù)語

　�、咦プ≈攸c(diǎn)

　�、仆鶃磬]件的處理

　　①分清處理郵件的種類

　�、陂_封精細(xì)，適當(dāng)使用小刀具

　�、弁咨铺幚磬]件的損毀情況

　�、茏⒁獗仨毣匦诺泥]件處理，要趕緊回信

　　⑤根據(jù)郵件提供的有關(guān)信息把要事記入行事表內(nèi)

　�、羌魣�(bào)的處理

　　6、會(huì)議籌備及服務(wù)工作

　�、艜�(huì)務(wù)工作

　　1)會(huì)前工作

　�、俅_定會(huì)議目的;②確定會(huì)議議題;③確定主持者、參加者入選;④確定會(huì)期;

　　⑤確定會(huì)場;⑥確定會(huì)議形式;⑦籌備會(huì)議要很好地考慮各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟

　　2)會(huì)場布置

　　考慮要素：①大小要和人數(shù)相適應(yīng);②要在肅靜、來往的人少的地方;

　�、垡�能調(diào)節(jié)照明、室溫和空氣

　　布置四種類型：①圓桌式;②口字型、I字型;③V字型;④教室型

　�、茣�(huì)前檢查、會(huì)間服務(wù)和會(huì)后整理

　　7、秘書辦公內(nèi)務(wù)：

　�、俟珓�(wù)電話處理

　�、诮哟�事務(wù)(①核對(duì)行事表;②禮貌迎接客人;③注重引導(dǎo)和介紹方式;④面談時(shí)做好服務(wù)工作;⑤周到得體為客人送行;⑥每接待客人后做好記錄跟接待后工作

　　8、日本的接待禮儀：

　　乘電梯時(shí);進(jìn)會(huì)客室時(shí);在會(huì)客室時(shí);上茶點(diǎn)時(shí);介紹的禮節(jié)

　　9、其他事務(wù)處理：

　　①印章的管理

　　(①重要印章實(shí)�、谄胀ㄓ≌抡J(rèn)印③負(fù)責(zé)人印章最重要的印章④公司常用�、葶y行印)

　�、诿�片的管理(賬簿式、插入式、整理箱式)

　�、坌惺卤淼闹谱髋c管理

　　10、財(cái)務(wù)輔助事務(wù)：

　�、胖�票期票匯票處理

　　支票

　　期票：支付約定意味

　　匯票：委托支付意味

　�、婆c銀行部門的業(yè)務(wù)往來(3次退票情況發(fā)生，拒絕往來處分)

　　11、秘書與上司的管理

　�、抛駨纳纤�

　　日本秘書必須嚴(yán)格遵從上司，在工作安排上要適應(yīng)上司的需要，在工作行為上要遵循上司的指令，在工作出發(fā)點(diǎn)上要以提高上司工作效率、減輕上司的負(fù)擔(dān)為依據(jù)。

　�、茋�(yán)格自律

　�、偾逶缧惺�

　�、谡�確對(duì)待自己的過失(①坦白道歉;②反省失敗原因;③說明事實(shí);④等待上司的指示與處理)

　�、鄄粩嗵岣�

　�、倬�讀一些基本的專業(yè)書籍

　�、诰�讀的基礎(chǔ)上，選擇同讀幾本，選讀其中重要部分和關(guān)鍵章節(jié)，以拓展自己的知識(shí)面

　�、蹖W(xué)會(huì)收集和整理資料，記錄收集有關(guān)資料，最好以一事一頁為原則

　　④養(yǎng)成記筆記、記備忘錄的習(xí)慣