自考《外國(guó)秘書工作概況》章節(jié)串講：美國(guó)秘書工作(下)

　　第六章 美國(guó)秘書工作(下)

　　1、美國(guó)秘書的日常事務(wù)：

　　1)辦公環(huán)境的整理

　　①領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整理

　�、诿貢�辦公室的整理

　�、坜k公用品的管理

　　2)辦公電話的使用

　　秘書應(yīng)以令人愉快、禮貌得體的，能夠傳遞尊嚴(yán)的，訓(xùn)練有素的語調(diào)、準(zhǔn)確清晰地傳遞有關(guān)信息;

　　3)接待與人際交往

　�、俳哟齺碓L者

　�、诮哟�求職者和新職工

　�、鄢晒Φ拿貢�在人際交往中的要求

　　(認(rèn)真傾聽、禮貌得體、舉止文雅、友好相處、謙虛謹(jǐn)慎、良好的合作態(tài)度、考慮周到、正確對(duì)待自己、寬容和體諒別人、忠實(shí)、敏銳、勇敢、誠實(shí)、自我控制、靈活性和適應(yīng)性、注意小節(jié)、注意儀表和整潔、樂于培養(yǎng)接替者、認(rèn)真負(fù)責(zé)、良好的性格。)

　　2、領(lǐng)導(dǎo)旅行安排

　　1)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作：

　　弄清問題：①旅行目的;②領(lǐng)導(dǎo)希望起程和回程的時(shí)間和日期;③旅行的具體安排;

　�、茴I(lǐng)導(dǎo)是單獨(dú)旅行還是有其他成員或者有家庭成員陪同旅行;

　�、蓊I(lǐng)導(dǎo)希望用怎樣的交通工具

　　2)旅行安排

　　3)利用旅行社

　　4)旅行計(jì)劃(需有護(hù)照，但去北美、南美、中美洲或臨近島嶼(古巴除外)不需。)

　　3、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)務(wù)安排

　　1)會(huì)議的請(qǐng)柬和通知書

　　美國(guó)由秘書準(zhǔn)備的公司內(nèi)部的高級(jí)會(huì)議的請(qǐng)柬類型：①定期的經(jīng)理會(huì)議請(qǐng)柬;

　�、谔貏e的經(jīng)理會(huì)議請(qǐng)柬，③年度股東會(huì)議請(qǐng)柬;④公司董事長(zhǎng)會(huì)議以及其他會(huì)議和會(huì)談?wù)埣怼?/P>

　　2)會(huì)議、會(huì)談的準(zhǔn)備工作

　　秘書要著重確定會(huì)議地點(diǎn)和發(fā)言人，編排和準(zhǔn)備會(huì)議材料，特殊的業(yè)務(wù)安排以及宣傳事宜。

　　3)會(huì)議、會(huì)談進(jìn)行中的秘書工作

　　仔細(xì)地檢查、認(rèn)真的執(zhí)行、不折不扣地完成周密的會(huì)議安排計(jì)劃，精心地貫徹會(huì)議的宗旨，提高會(huì)議或會(huì)談的效率，這是秘書的責(zé)任。

　　4)各種會(huì)議后的工作

　　5)秘書作會(huì)議記錄

　　6)秘書主持會(huì)議(①做好會(huì)議計(jì)劃;②正確組織會(huì)議程序;③當(dāng)眾演講)

　　4、財(cái)務(wù)記錄及資產(chǎn)管理輔助：

　　1)財(cái)務(wù)報(bào)表

　�、俎k公預(yù)算;

　�、趽p益表(一個(gè)公司確定其盈利或虧損的財(cái)務(wù)報(bào)表，是股東、債權(quán)人和貸款協(xié)會(huì)制定決策的關(guān)鍵性文件。)

　　基本要素﹕①收入;②費(fèi)用

　�、圪Y產(chǎn)負(fù)債表(反映公司特定時(shí)間的財(cái)務(wù)狀況)

　　基本要素﹕①資產(chǎn);②負(fù)債;③所有者權(quán)益;

　　2)公司的債券

　�、骞蓶|依據(jù)所持有股票數(shù)可分享以下權(quán)利：

　�、俟善边x舉;

　�、诜窒砀鞣N收入的分配;

　　③購買發(fā)行的新股票，以保持原有的所有權(quán)(優(yōu)先認(rèn)股權(quán));

　�、苋绻�公司破產(chǎn)，可獲得股份內(nèi)的資產(chǎn)。

　　(美國(guó)公司發(fā)行債券出售金額的最小單位為1000美元以上。)

　　5、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人工作的財(cái)務(wù)輔助：

　�、俨盥媒浑H費(fèi);②車旅費(fèi);③領(lǐng)導(dǎo)(雇主)稅務(wù)記錄;④備用資金管理

　　6、工資處理方面的輔助：

　�、賵�(bào)酬的種類

　　②工薪總額和工薪凈額

　�、酃ば接涗�

　　④工薪處理的輔助系統(tǒng)