自學考試《辦公室管理》專項復習題及答案：設計題

　　設計題

　　1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢�。小李應該怎么�?(P13)

　　電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊;新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應的標識條;各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。

　　2.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?(P121)

　　(1)接受任務;(2)了解來賓;(3)制訂計劃;<4)預訂食宿;<5)迎接來賓;<6)商議日程;<7)安排會談;<8)陪同參觀;(9)送別客人;(10)接待小結。

　　3.康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題?(P123)

　　(1)會議的名稱;(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱;(3)日期,時間(開始到結束的預定時刻);(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室);(5)議題(或者議事日程);(6)主辦者的聯(lián)絡處,電話號碼等;(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖);(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。

　　4.文秘人員如何主持會議?應注意哪些細節(jié)?(P145)

　　5.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?(P150)

　　(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者,能獨立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者;(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜;<3)座談會上,文秘人員應與主持人密切配合;<4)主持人負責引導,組織,可不做記錄;(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做;<6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定,可長可短;(7)會場應準備些飲料,茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。

　　6.某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作?(P134)

　　(1)要替搭車回去的人安排車子

　　(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領,冒領

　　(3)有留話時,切記務必傳達

　　(4)檢查會場有無物品遺漏

　　(5)要為參加會議的人員送行

　　(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅

　　(7)桌,椅早先若有移動,必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當,倒去垃圾

　　(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回

　　(9)關緊門窗并上鎖。

　　7.科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。

　　(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

　　(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù);每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)

　　(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù);其他收入為2.5元。(600÷30÷8)

　　(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時;

　　(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4);

　　(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)

　　(7)會議成本一6×(10+2.5)×5×50+800

　　=18750一-800

　　=19550(元)

　　8.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?(P196)

　　(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財務部門報銷,或者結算預支的出差費用

　　(2)回到公司上班后,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報.如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案

　　(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作

　　(4)把在出差時結識的有關人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用

　　(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員,分別去函或去電表示感謝。