2016年招標師《招標采購合同管理》輔導(dǎo)資料1. 2. 2.2

　招標采購合同管理制度

　　招標采購項目的合同管理必須注重專門化、專業(yè)化、協(xié)調(diào)化和信息化，應(yīng)設(shè)立專門的 合同管理機構(gòu)，配備專門的專業(yè)人員具體負責(zé)合同管理工作，強化合同管理過程中企業(yè)或 項目內(nèi)外部的分工、協(xié)調(diào)與合作，逐步建立和完善合同管理制度，實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化、法律化。合同管理制度具體包括以下方面：

　　(1) 合同會簽評審制度

　　為了保證招標采購合同簽訂后得以全面履行，在合同正式簽訂之前，由負責(zé)合同談判 與簽訂的業(yè)務(wù)部門會同項目的其他部門共同研究，討論對合同條款的具體意見，進行評審 會簽。實行合同評審會簽制度，有利于調(diào)動合同主體各部門的積極性，發(fā)揮各部門管理職 能作用，群策群力，集思廣益，以保證合同履行的可行性，并促使合同當(dāng)事人或項目各部 門之間的相互銜接和協(xié)調(diào)，確保合同全面、切實地履行。

　　(2) 合同內(nèi)部審批制度

　　為了保證簽訂的合同合法、有效，應(yīng)該在簽訂前完成合同主體內(nèi)部的審查、批準手續(xù)。合同審查是指將準備簽訂的合同在合同主體相關(guān)部門會簽后，交給合同管理部門或法 律顧問進行審查;合同批準是由合同主體的主管或法定代表人簽署意見，同意對外正式簽 訂合同。招標采購合同采用招標方式訂立的，合同審查應(yīng)重點圍繞招標文件中的合同組成 內(nèi)容進行;投標人則應(yīng)加強對投標文件合理性和合法性的評審;作為招標師，則應(yīng)當(dāng)更多 的圍繞招標文件及中標結(jié)果進行評審。通過嚴格評審機制，使合同的簽訂建立在合法有效 的基礎(chǔ)上，減少合同糾紛的發(fā)生，維護合同當(dāng)事人的合法權(quán)益。

　　(3) 合同印章管理制度

　　合同專用章是代表合同主體在經(jīng)營活動中對外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、簽訂合同的憑 證。因此，合同當(dāng)事人對合同專用章的登記、保管、使用等都要有嚴格的規(guī)定。合同專用 章應(yīng)由合同管理員保管、簽印，并實行專章專用。合同專用章只能在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使 用，不能超越范圍使用;不得為空白合同文本加蓋合同印章;不得為未經(jīng)審查批準的合同 文本加蓋合同印章;嚴禁與合同洽談人員勾結(jié)，利用合同專用章謀取個人利益。出現(xiàn)上述 情況，要追究合同專用章管理人員的責(zé)任。

　　(4) 合同信息管理制度

　　由于招標采購合同在簽訂和履行中往來函件和資料非常多，故合同管理系統(tǒng)性強，必 須實行檔案化、信息化管理。首先應(yīng)建立文檔編碼及檢索系統(tǒng)，每一份合同、往來函件、 會議紀要和圖紙變更等文件均應(yīng)進入計算機系統(tǒng)，并確立特定的文檔編碼，根據(jù)計算機設(shè) 置的檢索系統(tǒng)進行保存和調(diào)閱;其次應(yīng)建立文檔的收集和處理制度，有專人及時收集、整 理、歸檔各種招標采購信息，嚴格信息資料的查閱、登記、管理和保密制度。例如，招標 采購工程項目全部竣工后，應(yīng)將全部合同及文件，包括完整的工程竣工資料、竣工圖紙、竣工驗收報告、工程結(jié)算和決算等，按照國家《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，建檔保管;最后應(yīng) 建立行文制度、傳送制度和確認制度，合同管理機構(gòu)應(yīng)制定標準化的行文格式，對外統(tǒng)一 使用，相關(guān)文件和信息經(jīng)過合同管理機構(gòu)準許后才能對外傳送。一旦經(jīng)由信息化傳送方式傳達的資料需由收到方以書面的或同樣信息化的方式加以確認，確認結(jié)果由合同管理機構(gòu)統(tǒng)一保管。

　　(s)合同檢查和獎懲制度

　　合同當(dāng)事人應(yīng)建立合同簽訂、履行的監(jiān)督檢查制度，通過檢查及時發(fā)現(xiàn)合同履行管理 中的薄弱環(huán)節(jié)和矛盾，以利提出改進意見，促進合同主體各部門的協(xié)調(diào)配合，提高合同主 體的經(jīng)營管理水平。通過定期的檢查和考核，對合同履行管理工作完成好的部門和人員給予表揚鼓勵;成績突出并有重大貢獻的人員，給予物質(zhì)和精神獎勵。對于工作差、不負責(zé) 任的部門和人員要給予批評教育;對玩忽職守、嚴重瀆職或有違法行為的人員要給予行政 處分、經(jīng)濟制裁，情節(jié)嚴重、觸及刑律的要追究刑事責(zé)任。實行獎懲制度有利于增強相關(guān) 各部門和有關(guān)人員履行合同的責(zé)任心，是保證全面履行合同的有力措施。

　　(6) 合同統(tǒng)計考核制度

　　合同統(tǒng)計考核制度，是運用科學(xué)方法，利用統(tǒng)計數(shù)字，反饋合同訂立和履行情況，通 過對統(tǒng)計數(shù)字的分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出教訓(xùn)，為合同主體經(jīng)營決策提供重要依據(jù)。合同統(tǒng) 計考核制度的內(nèi)容包括統(tǒng)計范圍、計算方法、報表格式、填報規(guī)定、報送期限和部門等。例如承包人一般是對中標率、合同談判成功率、合同簽約率、索賠成功率和合同履行率等 進行統(tǒng)計考核。

　　(7) 合同管理目標制度

　　合同管理目標是各項合同管理活動應(yīng)達到的預(yù)期結(jié)果和最終目的。合同管理的目的是 合同主體通過自身在合同訂立和履行過程中進行的規(guī)劃、計劃、組織、指揮、監(jiān)督和協(xié)調(diào) 等工作，促使合同主體或項目內(nèi)部各部門、各環(huán)節(jié)互相銜接、密切配合，進而使人、財、物、信息等要素得到合理組織和充分利用，保證合同主體經(jīng)營管理活動的順利進行，提高 項目管理水平，增強市場競爭能力。

　　(8) 合同管理質(zhì)量責(zé)任制度

　　合詞管理質(zhì)量責(zé)任制度是合同主體的一項基本管理制度，它具體規(guī)定合同主體內(nèi)部承 擔(dān)合同管理任務(wù)的部門和合同管理人員的工作范圍、履行合同中應(yīng)負的責(zé)任以及擁有的職 權(quán)。這一制度有利于合同主體內(nèi)部合同管理分工協(xié)作、責(zé)任明確、任務(wù)落實、逐級負責(zé)、人人負責(zé)，從而調(diào)動合同管理人員以及合同履行中涉及的有關(guān)人員的積極性，促進整個項 目管理工作正常開展，保證招標合同圓滿完成。

　　(9) 合同管理評估制度

　　合同管理制度是合同管理活動及其運行過程的行為規(guī)范，合同管理制度是否健全是合同管理的關(guān)鍵所在。因此建立一套有效的合同管理評估制度是十分必要的。合同管理評估 制度的主要內(nèi)谷有：

　�、� 合法性：指合同管理制度應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

　�、� 規(guī)范性：指合同管理制度應(yīng)具有規(guī)范合同行為的作用，對合同管理行為進行評價、指導(dǎo)和預(yù)測，對合法行為進行保護獎勵，對違法行為進行預(yù)防、警示或制裁等。

　�、� 實用性：指合同管理制度應(yīng)適應(yīng)合同管理的實際需求，便于操作和實施。

　　④ 系統(tǒng)性：指各類合同的管理制度應(yīng)互相協(xié)調(diào)、互相制約，形成一個有機系統(tǒng)，在招 標采購合同管理中能發(fā)揮整體效應(yīng)。

　　⑤ 科學(xué)性：指合同管理制度應(yīng)能夠正確反映合同管理的客觀規(guī)律，能保證按照客觀規(guī)律進行有效的合同管理。