【案例3：長文檔的排版成冊】：
3.1 案例介紹：
我們的工作中經(jīng)常要編寫論文或總結(jié)等長文檔，在編寫過程中，我們要在長文檔中添加章節(jié)號來表明文檔的結(jié)構(gòu)，并添加頁眉頁腳，文稿完成后我們?yōu)榱苏臋n的完整性，要加入目錄，這些工作在長文檔的編排中顯得非常重要，但若方法不當，卻會事倍功半，令工作更顯復(fù)雜。在本例中我們對文檔排版高級應(yīng)用有進一步的介紹，如自動添加章節(jié)號、利用大綱視圖設(shè)置內(nèi)置段落樣式、生成章節(jié)目錄及添加個性化頁眉頁腳等，在掌握了這一章的內(nèi)容后，能讓學(xué)員更得心應(yīng)手地使用辦公軟件，達到事半功倍的功能。
3.2 知識點：多級編號、段落樣式的關(guān)聯(lián)、章節(jié)目錄、頁眉頁腳
3.3 操作步驟：
3.3.1 多級編號的自定義功能
在編寫長文檔時，我們經(jīng)常要使用到章節(jié)符號，很多用戶都是通過鍵盤輸入的方式，這種手動輸入的方式即繁瑣，又很可能造成錯誤，怎樣通過自動生成的方式來提高辦公效率呢?文章的章節(jié)號是自動生成的，而非手動輸入，即提高了辦公效率也使文檔看上去非常整齊。
�、判陆ㄎ臋n，輸入文檔標題內(nèi)容，設(shè)置相應(yīng)段落樣式。將光標置于插入章節(jié)號的位置，執(zhí)行菜單欄上的【格式】|【項目符號和編號】命令，單擊“多級編號”，選擇你想要的多級編號格式，如圖3-2所示，單擊右下角【自定義】。
⑵在“自定義多級編號列表”對話框中，我們看到在“級別”欄分別有9級，級數(shù)依次降低，每一個級別相對應(yīng)一類“編號格式”，在此例中我們對第1級的“編號格式”添加中文字，其余級別的內(nèi)容不作修改。單擊“編號格式”欄，在帶有灰色底紋的數(shù)字的前和后，我們分別加上我們需要的“第”和“章”，單擊【確定】，頁面自動出現(xiàn)“第1章”字樣，輸入章節(jié)標題內(nèi)容。
�、菃螕艋剀囨I，將自動出現(xiàn)“第2章”字樣，以此類推。
�、热粢詣赢a(chǎn)生“級別2”的“編號格式”，在本例中，在“第1章”后輸入標題內(nèi)容，然后回車，出現(xiàn)“第2章”字樣，單擊Tab鍵，“第2章”字樣將自動下降一個級別，出現(xiàn)“級別2”的“編號格式”，結(jié)果如圖3-5所示，輸入“級別2”的標題內(nèi)容，單擊回車鍵，繼續(xù)輸入當前級別的相關(guān)內(nèi)容，以此類推。
�、汕懊嫖覀円呀�(jīng)學(xué)習(xí)了使用Tab鍵來下降級別，當我們輸入完某一級別的自動符號后，若要上升一個級別時，在本例中，我們輸入了“級別2”下的5項若干內(nèi)容，單擊回車鍵后出現(xiàn)了“1.6”的自動符號，如圖3-6所示，此時我們只要利用快捷鍵Shift+Tab鍵，就能將“1.6”級別，上升為“第2章”。
3.1.1 自定義符號的樣式更改
自動生成的自定義符號，也可以更改樣式，在本例中，我們?nèi)粢摹凹墑e2”的自定義符號的樣式，具體操作步驟如下：
⑴執(zhí)行菜單欄上的【格式】|【項目符號和編號】命令，進入我們前面選擇的“多級編號”的“自定義欄”，單擊“級別2”，單擊“字體”按鈕。
�、圃凇白煮w”對話框中，“字號”選擇小四號，“字體顏色”選擇紅色，單擊|【確定】按鈕。
3.1.1 大綱視圖的作用
要編輯長文檔時，大綱視圖是最佳的視圖模式了。大綱視圖分為9級，級別1為最高級，其余依次，降低在大綱視圖中可以查看文檔的結(jié)構(gòu)，還可以通過拖動、折疊標題。要使用大綱視圖，可執(zhí)行菜單欄中【視圖】|【大綱】命令，即可切換到大綱視圖，菜單欄中增加了大綱工具欄，如圖3-10所示。以此案例，我們看到在正文文本內(nèi)容下，所有的標題結(jié)構(gòu)是不能進行折疊或展開的，我們將標題設(shè)置成大綱級別，這樣就能實現(xiàn)折疊或展開了，并且可以通過“文檔結(jié)構(gòu)圖”來瀏覽長文檔。操作步驟如下：
�、胚x中內(nèi)容為“第一章”的標題行，單擊“大綱工具欄”，選擇“1級”，此時我們就可以看到在“第1章”的標題行最前面出現(xiàn)了一個“+”的符號。
⑵選中內(nèi)容為“軋制力計算”的標題行，單擊“大綱工具欄”，選擇“2級”，依次類推，我們將標題行內(nèi)容設(shè)置成相應(yīng)大綱級別，如圖3-11所示。此時我們就可以看到在“1.1”的標題行最前面出現(xiàn)了一個“-”的符號，這表示在2級下面沒有更小的級別了，若有更小的級別，此時在標題行前依然會是個“+”的符號。
⑶雙擊某一標題行前的“+”的符號，該級別下的所有內(nèi)容即被折疊，再次雙擊該級別下的所有內(nèi)容即被展開，同樣，單擊大綱工具欄上的 也能實現(xiàn)大綱級別的折疊或展開。
�、葓�(zhí)行菜單欄中【視圖】|【頁面】命令回到頁面視圖，再執(zhí)行菜單欄中【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，我們可以看到在頁面左側(cè)出現(xiàn)了以大綱級別為結(jié)構(gòu)的視圖方式，如圖3-12所示，此時我們單擊任一級別，就可進入相應(yīng)級別的頁面。
3.1.1 內(nèi)置段落樣式的作用
在一篇長文檔中，如果要逐一對文字進行設(shè)置將是一件工作量巨大的事情，需要通過菜單欄、工具欄、快捷鍵一項一項的設(shè)置。更麻煩的是為了要保障格式的統(tǒng)一，所作的設(shè)置就必須相同，但實際上經(jīng)常會出現(xiàn)忘記了前面的某種格式的情況，以致于出錯。
使用Wps中的“樣式”可以簡化段落文字的格式編排，節(jié)省時間、提高工作效率，Wps攜帶的樣式稱為內(nèi)置樣式，所有段落格式都基于某種Wps內(nèi)置樣式。
樣式是應(yīng)用于標題、文本、表格、超鏈接和列表的一套格式組合。Wps包含9種內(nèi)置段落樣式，執(zhí)行【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)欄中“標題1”至“標題9”分別代表了不同的字體及段落樣式的設(shè)置，如圖3-13所示。
使用樣式的優(yōu)勢大致歸納為以下幾點：
l 樣式可以節(jié)省設(shè)定各種文檔的時間。
l 可以確保格式的統(tǒng)一性。
l 改動文本格式更加容易。
l 使用簡單方便。
在此案例中，我們將文檔結(jié)構(gòu)標題行設(shè)置成相應(yīng)的內(nèi)置段落樣式，并統(tǒng)一更改“標題2”的內(nèi)容，將字體更改為“華文新魏”。操作步驟如下：
�、殴鈽酥糜凇暗�1章”標題行中，執(zhí)行【格式】|【項目符號和編號】命令，單擊“多級編號”，選擇原來設(shè)定的自定義符號，單擊右下角的【自定義】，在“自定義多級編號列表”對話框中，我們看到此時默認狀態(tài)下為“級別1”，單擊【高級】，在“將級別鏈接到樣式”下拉框中選擇“標題1”。
⑵在“自定義多級編號列表”對話框中，單擊“級別2”，在“將級別鏈接到樣式”下拉框中選擇“標題2”，以此類推。設(shè)置完單擊【確定】，如圖3-15所示，結(jié)構(gòu)標題行都已變成內(nèi)置段落樣式。
⑶執(zhí)行【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)欄中單擊“標題2 ”，如圖3-16所示。單擊“標題2”右側(cè)下拉三角形，選擇“修改”，在“修改樣式”對話框中，將“格式”中選擇“華文新魏”，如圖3-17所示，單擊【確定】，這樣，所有內(nèi)置段落為“標題2”的字體統(tǒng)一被更改了。
3.1.1 章節(jié)目錄的添加與更新域
Wps在文檔中生成的目錄是分層次的，最多可以生成9級目錄。在文檔中加入目錄最常用的方法就是根據(jù)文檔中的標題樣式生成目錄。Wps可以識別這些標題樣式，并用這些樣式生成目錄。
在建立目錄之前，必須要把列在目錄中的標題按照內(nèi)在的樣式來安排。關(guān)于標題樣式的編排在上一節(jié)已經(jīng)作了詳細的介紹，在此就不再贅述了。具體操作步驟如下：
�、旁谖臋n的第1頁插入“目錄”2字，居中，光標放置在所要插入目錄的位置。
⑵執(zhí)行菜單欄中的【插入】|【分隔符】命令，在展開菜單中單擊“下一頁分節(jié)符”。
⑶光標置于“目錄”處，執(zhí)行菜單欄中的【插入】|【引用】|【目錄】命令，在“索引和目錄”對話框中的選擇“目錄”。
⑷如果需要在目錄中顯示頁碼，則可以選中“顯示頁碼”復(fù)選框;如果選定“頁碼右對齊”復(fù)選框，那么就可以在“制表符前導(dǎo)符”下拉列表中選擇目錄和頁碼之間的前導(dǎo)字符了。在此例中使用的是“虛線”作為前導(dǎo)字符。
⑸如果要指定顯示的標題級別，可以在“顯示級別”選項框中選擇，或直接在其中輸入所需要的級別。在此例中使用的是系統(tǒng)默認的顯示級別，即顯示層次為3層。
�、蕟螕簟敬_定】，在頁面的光標所在位置即可插入目錄，如圖3-19所示。
當我們在長文檔中手稿目錄后，我們對文檔的結(jié)構(gòu)又做了新的調(diào)整，這時如果想對目錄進行具體的修改是很困難的，因為整個目錄是一個域，無法象修改普通文字那樣進行編輯，這時我們就要用到更新域，具體操作步驟如下：
�、艑⒐鈽酥糜谀夸洰斨�，單擊F9，出現(xiàn)了“更新目錄”對話框，如圖3-20所示。
�、迫糁徽{(diào)整原有目錄內(nèi)容的頁碼，選擇“只更新頁碼”，單擊【確定】，原有目錄的頁碼即被更新。
⑶若要調(diào)整目錄生成后所修改的目錄的內(nèi)容，包括文檔結(jié)構(gòu)的增加、刪除或移動，選擇“更新整個目錄”，單擊【確定】，那整個目錄將被更新。
3.1.2 設(shè)置個性化的頁眉頁腳
作為長文檔的頁眉、頁腳一般來說有兩個好處，其一可以顯示必要的文檔信息，便于讀者閱讀和查找;另一方面又可以起到美化、裝飾頁面的效果。
本例中頁眉、頁腳的具體設(shè)計方案如下：
l 頁眉中放置手冊和章節(jié)名稱，頁腳中放置頁碼。
l 首頁的頁眉不放置任何內(nèi)容。
l 奇數(shù)頁放置段落樣式為“標題1”的章節(jié)名稱。
l 偶數(shù)頁不添加頁眉。
l 頁腳目錄采用英文頁碼，正文采用阿拉伯數(shù)字頁碼。
具體操作步驟如下：
�、艌�(zhí)行菜單欄中的【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉、頁腳”編輯狀態(tài)，這時可以看到頁面頂端有一個虛線框，還有“頁眉”二字，同時還可以看到“頁眉和頁腳”工具欄，單擊該工具欄上的【頁面設(shè)置】，在“頁面設(shè)置”對話框中單擊“版式”。
�、七x中“首頁不同”和“奇偶頁不同”兩個復(fù)選框，單擊【確定】。
�、沁@時會看到，在章節(jié)首頁的頁眉、頁腳顯示的分別是“首頁頁眉”和“首頁頁腳”;在奇數(shù)頁的頁眉、頁腳顯示的分別是“奇數(shù)頁頁眉”和“奇數(shù)頁頁腳”;在偶數(shù)頁的頁眉、頁腳顯示的分別是“偶數(shù)頁頁眉”和“偶數(shù)頁頁腳”。
⑷至此，首頁、奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉、頁腳已經(jīng)區(qū)分開來。由于首頁的頁眉計劃就是不添加任何的信息，所以可以不做任何設(shè)置。
�、稍谄鏀�(shù)頁頁眉中，執(zhí)行菜單欄中的【插入】|【域】命令，打開“域”對話框。在“域名”單擊“樣式引用”，在“樣式名”中選擇“標題1”，并復(fù)選“插入段落編號”。
�、蕟螕簟敬_定】，再次執(zhí)行菜單欄中的【插入】|【域】命令，打開“域”對話框。在“樣式名”中選擇“標題1”。
⑺單擊【確定】，這樣在所有有奇數(shù)頁中就添加了章節(jié)名稱作為頁眉。添加頁眉的效果如圖3-22所示。
�、坦鈽酥糜谀夸涰摚瑔螕簟绊撁己晚撃_”工具欄中的【在頁眉和頁腳間切換】，切換至頁腳區(qū)域。然后再單擊【插入頁碼】按鈕，“居中”設(shè)置。
�、廷微蠁螕簟绊撁己晚撃_”工具欄中的【設(shè)置頁碼格式】，在“數(shù)字格式”中選擇英文的編號格式，單擊【確定】。
�、泄鈽酥糜谡牡谝豁摰捻撃_區(qū)，我們看到在頁腳右上角有“與上一節(jié)相同”字樣，單擊“頁眉和頁腳”工具欄中的【同前節(jié)】，“與上一節(jié)相同”字樣消失。
�、堰x中頁腳中的“頁碼”，單擊“頁眉和頁腳”工具欄中的【設(shè)置頁碼格式】，在“數(shù)字格式”中選擇阿拉伯數(shù)字的編號格式，單擊“高級”，在“頁碼編排”中選擇起始頁碼的格式，在本例中，正文頁碼從1開始。如圖3-26所示。
�、覇螕簟敬_定】，這樣我們就實現(xiàn)了目錄和正文不同的頁碼格式。
，我們將會及時處理。 |  2015職稱計算機考試書PowerPoint2007中.. 定價：￥45 優(yōu)惠價：￥42 更多書籍 |
 | 2015年全國職稱計算機考試教材（2007模 .. 定價：￥225 優(yōu)惠價：￥213 更多書籍 |
