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【案例1：模板在公文信函中的應(yīng)用】：

1.1 案例介紹：

我們在工作中經(jīng)常會制作文檔，各個公司對不同類型的文檔有不同的格式要求。案例中通過對公文的格式設(shè)置并添加成模板方面的知識，提高學(xué)員熟練運(yùn)用文檔模板的能力。

1.2 知識點(diǎn)：修改樣式、建立模板、審閱及修訂、文檔的保護(hù)

1.3 操作步驟：

1.3.1     文檔格式的設(shè)計

由于模板可以保存文檔中所有的格式與設(shè)置，當(dāng)我們要為不同內(nèi)容的文檔設(shè)置相同的格式時，沒有必要每次都對文檔進(jìn)行相同的操作。只要將示例文檔保存成模板，當(dāng)以后再次使用時，只需添加內(nèi)容信息即可。

本例中頁眉、文檔格式的具體設(shè)計方案如下：

l        頁面設(shè)置（頁邊距）上、下33mm,左28mm、右26mm，頁眉15mm、頁腳32mm。

l        使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙線（210mm*297mm）,紙質(zhì)文件左側(cè)裝訂。

l        標(biāo)題用宋體二號字體加粗，正文用三號GB仿宋字體，首行縮進(jìn)2個字符，格式中行距的最小值29磅。

l        頁碼用4號GB仿宋字體標(biāo)識，頁碼左右各放一條4號一字線，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

操作步驟如下：

⑴執(zhí)行菜單欄中【文件】|【頁面設(shè)置】命令，單擊【頁邊距】，在“頁邊距”對話框中，設(shè)定所需要的頁邊距尺寸，“裝訂線位置”默認(rèn)為“左”，如圖1-1所示。

⑵單擊【版式】，在“版式”對話框中，設(shè)定頁眉、頁腳尺寸。如圖1-2所示。

⑶單擊【紙張】，在“紙張”對話框中，在“紙張大小”中選擇“A4”，并設(shè)置相應(yīng)寬度和高度。如圖1-3所示。

⑷執(zhí)行菜單欄中【格式】|【樣式和格式】命令，在頁面右邊的任務(wù)欄窗格中出現(xiàn)了“樣式和格式”欄，單擊【新樣式】，在“新建樣式”對話框中，“名稱”欄中輸入“公文標(biāo)題”，“樣式基于”欄中選擇“標(biāo)題”，“后續(xù)段落樣式”欄中選擇“正文”，在“格式”欄中選擇“宋體”、“二號”、“加粗”、“居中”，選中“同時保存到模板”選項框

⑸單擊左下角“格式”下拉框，單擊“段落”，在“段落”對話框中，“行距”選擇“固定值”，“設(shè)置值”為“29磅”，單擊【確定】。

⑹按照同樣的方法，我們建立“公文正文”新樣式，“名稱”欄中輸入“公文正文”，“樣式基于”欄中選擇“正文”，“后續(xù)段落樣式”欄中選擇“公文正文”，在“格式”欄中選擇“仿宋_GB2312”、“三號”，選中“同時保存到模板”選項框。

⑺單擊“格式”下拉框，單擊“段落”，在“段落”對話框中，“特殊格式”中選擇“首行縮進(jìn)”，“度量值”選擇“2字符”，“行距”選擇“固定值”，“設(shè)置值”為“29磅”，單擊【確定】。

⑻執(zhí)行菜單欄中【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，在“頁眉和頁腳”工具欄上，單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕。

⑼在“頁眉和頁腳”工具欄上，單擊“頁面設(shè)置”按鈕，然后單擊“版式”，在“頁眉和頁腳”中選擇“奇偶頁不同選項”。

⑽單擊【確定】，光標(biāo)處于“奇數(shù)頁頁腳”處，按照我們的設(shè)計方案， 奇數(shù)頁的頁碼為“居右空一字”，單擊格式工具欄上的“右對齊”。

⑾在“頁眉和頁腳”工具欄上，單擊“插入頁碼”按鈕，此時在頁腳插入了光標(biāo)所在位置的頁碼，選中頁碼，設(shè)置“仿宋_GB2312”、“四號”。

⑿在頁碼的左右，分別執(zhí)行菜單欄中【插入】|【符號】命令，插入一字線。

⒀將光標(biāo)移到最右處，單擊“空格”，空出一字的空間。

⒁按照同樣的方法，在“偶數(shù)頁頁腳”插入頁碼，居左空一字。

1.1.1     保存模板

這樣，我們就按照初定的設(shè)計方案將頁面設(shè)置及頁眉頁腳設(shè)置完成了，此時，我們將示例文檔保存成模板，以后，只要打開模板輸入內(nèi)容信息就可以了。

⒂執(zhí)行菜單欄中|【另存為】命令，單擊“保存類型”下拉框，選中“WPS文字模板文件（*.wpt）”,我們將文件保存在工作常用的路徑下，此例中我們的保存路徑是“…\templates\...”，文件名輸入“公文模板”，單擊【保存】，如圖1-6所示，就完成了文檔模板的保存。

1.1.2     載入模板并套用樣式

創(chuàng)建并保存模板后，在使用時我們可先載入模板文件，然后輸入內(nèi)容，再套用相應(yīng)樣式。此例中我們載入公文模板，并套用相應(yīng)樣式。具體操作步驟如下：

⑴在新建文檔中打開“…\公文模板\公文模板.dot”文件。

⑵輸入文檔內(nèi)容后，執(zhí)行菜單欄上【格式】|【樣式和格式】命令，這樣，在頁面右側(cè)出現(xiàn)了【任務(wù)窗格】，結(jié)果如圖1-7所示。

⑶選中標(biāo)題行內(nèi)容“關(guān)于國慶節(jié)、中秋節(jié)放假的通知”，單擊右側(cè)【任務(wù)窗格】中的“公文標(biāo)題”欄，此時，標(biāo)題行內(nèi)容將設(shè)置成相對應(yīng)的樣式。

⑷按照同樣的方法，選中正文，，單擊右側(cè)【任務(wù)窗格】中的“公文正文”欄，此時，正文內(nèi)容將設(shè)置成相對應(yīng)的樣式。

1.1.1     使用密碼保護(hù)文檔

對于一些重要的文檔，是不希望被不相關(guān)的人隨意看到的。為了加強(qiáng)文檔的安全性，最簡單的方法就是為文檔設(shè)置訪問權(quán)限密碼，具體操作步驟如下：

⑴執(zhí)行菜單欄上【工具】|【選項】命令，打開“選項”對話框中的安全性選項卡。

⑵分別在“打開文件密碼”和“修改文件密碼”文本框中輸入所設(shè)置的密碼，如圖所示。這樣，當(dāng)其他人需要打開文檔或者要修改文檔時，都會有一個要求輸入密碼的提示，如果不知道密碼就不可以對文檔進(jìn)行相應(yīng)的操作。我們也可以單擊“保護(hù)文檔”，勾選 “只讀”選項，這樣可以保護(hù)文檔內(nèi)容不被修改。

⑶單擊【確定】按鈕，完成文檔密碼的設(shè)置。