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一、Word中合并文件

　　在編輯文件時(shí)，若要將另一篇文件內(nèi)容全部合并到該新文件中，除了采用打開原文件對(duì)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，然后再轉(zhuǎn)入新文件進(jìn)行粘貼外還有沒有其他更好的方法呢?

　　答：如果要合并另一個(gè)文件，有一個(gè)更好的方法進(jìn)行。

　　(1)打開要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇“工具→比較并合并文件”選項(xiàng)。

　　(2)選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項(xiàng)即可。通過這兩步操作后，這兩篇文件就會(huì)合并在一起，同時(shí)若要合并多個(gè)文件，則可按此方法依次進(jìn)行。

　　二、修改自動(dòng)加標(biāo)注

　　在完成某個(gè)文件后再交給其他人審閱或修改，當(dāng)然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請(qǐng)問有沒有辦法做到這呢?

　　答：可以，只需利用Word的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進(jìn)行一些設(shè)置即可。打開要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊“工具→修訂”命令打開修訂功能，這樣便會(huì)在進(jìn)行文件閱讀修改時(shí)，Word將自動(dòng)地給修訂者做修改標(biāo)注，而且對(duì)于不同修訂者的修改會(huì)自動(dòng)采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分。

　　三、輕松調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)文件中數(shù)據(jù)

　　在使用Word進(jìn)行編輯時(shí)，如要調(diào)用Access、Excel等其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，除了最常用的復(fù)制、粘貼的方法外，請(qǐng)問還有沒有其他更好的方法?

　　答：常規(guī)的復(fù)制和粘貼操作調(diào)用其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)后，會(huì)帶來一些麻煩，如數(shù)據(jù)的修改更新、編輯處理等。而若利用“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”方法完成調(diào)用，則可大大方便以后的操作處理。其具體方法是：先通過選擇“視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，使數(shù)據(jù)庫(kù)工具出現(xiàn)在Word界面上，然后將光標(biāo)移至需調(diào)用數(shù)據(jù)的位置，再單擊數(shù)據(jù)庫(kù)工具面板上的“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”按鈕，在新打開的“數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕。在選擇好要調(diào)用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件后再單擊“確定”按鈕返回“數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框，此時(shí)“設(shè)置查詢選項(xiàng)”將起作用。在此要對(duì)調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行設(shè)置篩選等，可以根據(jù)自己的需要，設(shè)置所選數(shù)據(jù)的條件、按何種方式排序等參數(shù)。另外還可在“排序記錄”中對(duì)引入的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，在“選擇域”中對(duì)引入數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行篩選等。當(dāng)所有的篩選條件均設(shè)置好以后，就可以插入數(shù)據(jù)了。

　　四、讓鼠標(biāo)助你快速?gòu)?fù)制

　　在Word中要對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制時(shí)，一般大家都采用先選擇這些內(nèi)容，然后利用鼠標(biāo)在工具欄單擊“復(fù)制”、“粘貼”按鈕完成，或者直接在鍵盤上利用組合鍵“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成，請(qǐng)問還有沒有更快捷的方法呢?

　　答：有，利用鼠標(biāo)常用的有三種方法可快速完成復(fù)制。

　　第一種方法是，在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，再按住“Ctrl”鍵不松開，并把鼠標(biāo)指針移到該選擇區(qū)上按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)即可。

　　第二種方法是，可通過鼠標(biāo)右鍵打開的菜單來快速完成，具體方法是：在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，把指針移到選擇區(qū)上并單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)，然后再將光標(biāo)移到要粘貼的位置并單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”選項(xiàng)即可完成。

　　第三種方法首先同樣選定需復(fù)制的文字，然后按住鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)該文字塊至目標(biāo)位置，松開鼠標(biāo)右鍵即完成復(fù)制操作。

　　五、在文件中簽名方法技巧

　　在Word文件中可以添加包含個(gè)人信息的簽名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以實(shí)現(xiàn)呢?

　　答：在個(gè)人文件中加入個(gè)人信息不但可以很好區(qū)別文件編輯者，而且還很具個(gè)性化。而要實(shí)現(xiàn)它并不難，可利用下面幾種方法實(shí)現(xiàn)。

　　1.利用Word的宏命令

　　操作步驟如下：

　　(1)在“工具”菜單上，選擇“宏”子菜單的“錄制新宏”選項(xiàng)。

　　(2)在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，比如“個(gè)人簽名”。并在“將宏保存在”列表框中，單擊將保存宏的模板或文件。然后單擊“確定”按鈕開始錄制宏。

　　(3)將要輸入的個(gè)人信息錄制好。然后再單擊“工具”菜單的“宏”命令，選擇“停止錄制”選項(xiàng)。

　　以后要輸入這些信息的時(shí)候，我們可以執(zhí)行如下操作來運(yùn)行“宏”，在“工具”菜單上單擊“宏”命令，然后再選擇下一級(jí)子菜單“宏……”選項(xiàng)，選擇開始建立好的“宏”的名字，單擊“運(yùn)行”按鈕，這樣個(gè)人信息就出現(xiàn)了。

　　2.利用域操作

　　操作步驟如下：

　　(1)在“工具”菜單上單擊“選項(xiàng)”命令，然后再單擊“用戶信息”選項(xiàng)卡。

　　(2)在“通訊地址”文本框中輸入個(gè)人信息。

　　(3)在“插入”菜單上，單擊“域”命令。

　　(4)在“類別”列表框中，選擇“用戶信息”項(xiàng)，在“域名”中選擇“UserAddress”或者“通訊地址”，單擊“確定”按鈕，個(gè)人信息就自動(dòng)填寫好了。

　　3.利用自動(dòng)更正實(shí)現(xiàn)

　　操作步驟如下：

　　(1)在“工具”菜單上，選擇“自動(dòng)更正”選項(xiàng)。

　　(2)在“替換”文本框中，輸入一個(gè)不經(jīng)常使用的符號(hào)(這主要是為了防止替換了正常使用的文字或符號(hào))，如“?”。然后在“替換為”文本框中，輸入個(gè)人信息，最后單擊“添加”按鈕完成。

　　這樣設(shè)置好以后，下次只要輸入“?”，就會(huì)出現(xiàn)個(gè)人信息了。不過利用這種方法不能分行，最后我們還需要手動(dòng)調(diào)整一些。

　　4.利用自動(dòng)圖文集來實(shí)現(xiàn)

　　操作步驟如下：

　　(1)首先選擇要保存為自動(dòng)圖文集詞條的個(gè)人信息。

　　(2)在“插入”菜單上，單擊“自動(dòng)圖文集”命令，再選擇“新建”選項(xiàng)。

　　(3)輸入要新建圖文集的名稱，如“個(gè)人信息”。這樣個(gè)人信息就錄制好了。

　　當(dāng)以后要輸入個(gè)人信息時(shí)，只需要在“插入”菜單上，單擊“自動(dòng)圖文集”命令，再選擇“正文”項(xiàng)，最后單擊“個(gè)人信息”即可。其實(shí)，不僅可以利用這些方法輸入個(gè)人信息，如果其他內(nèi)容經(jīng)常要重復(fù)輸入的話，我們也可以利用這些方法。

　　六、頁碼任意位置插入

　　在Word中利用“插入→頁碼”命令可以為各頁加入頁碼，但其位置總被固定在幾個(gè)區(qū)域，請(qǐng)問能不能突破限制，讓頁碼的位置隨心所欲地進(jìn)行調(diào)整?

　　答：可以利用兩種方法實(shí)現(xiàn)，第一種方法是利用Word提供的“文本框”功能實(shí)現(xiàn)。其具體方法是：首先在需要插入頁碼的區(qū)域插入一個(gè)文本框并調(diào)節(jié)好文本框的大小，然后在文本框內(nèi)輸入相應(yīng)的頁碼編號(hào)后，用鼠標(biāo)右鍵單擊文本框邊框線，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”選項(xiàng)，把“線條”顏色設(shè)置為 “無”，單擊“確定”按鈕即可取消邊框線。用此方法插入的頁碼，只要單擊頁碼，仍可調(diào)出虛線文本框，按住鼠標(biāo)左鍵不放隨意拖動(dòng)文本框，頁碼位置也可隨之移動(dòng)。

　　第二種方法是直接利用鼠標(biāo)的拖動(dòng)功能，具體操作方法是：先利用“插入→頁碼”命令完成頁碼插入后，再在頁碼框上雙擊鼠標(biāo)左鍵(此時(shí)便可對(duì)頁碼進(jìn)行編輯)，然后把指針移到頁碼框上，按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)，如圖1-20所示，便可對(duì)頁碼的位置進(jìn)行任意調(diào)整。

　　七、巧為拼音設(shè)置不同顏色及字體

　　在Word中對(duì)文件進(jìn)行編輯時(shí)，有些用戶總覺得遺憾，因?yàn)槲募�中的拼音字體及顏色不能按自己的需要進(jìn)行調(diào)整，請(qǐng)問究竟有沒有辦法對(duì)拼音設(shè)置不同的顏色或字體?

　　答：拼音的設(shè)置不同于文件中文字的設(shè)置，如果直接去嘗試選中拼音，則會(huì)對(duì)拼音下的文字也進(jìn)行選中，因而要解決這個(gè)問題，可以進(jìn)行下面的操作：

　　(1)先用鼠標(biāo)選中已經(jīng)添加了拼音的文字，并在選擇區(qū)上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”選項(xiàng)，這時(shí)我們發(fā)現(xiàn)拼音和文字已經(jīng)變成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相關(guān)代碼。

　　(2)要想對(duì)拼音和文字設(shè)置不同的字體及顏色，只需分別選定每一個(gè)字的拼音(也可以是拼音中需要強(qiáng)調(diào)的某個(gè)或某些字符)或漢字代碼進(jìn)行字體或顏色設(shè)置。

　　(3)設(shè)置完成后，再選中所有的代碼，單擊鼠標(biāo)右鍵，再次選擇“切換域代碼”選項(xiàng)，此時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，拼音和文字已經(jīng)變得五顏六色、多姿多彩了。

　　八、為部分文件創(chuàng)建不同頁眉或頁腳

　　在Word中進(jìn)行編輯時(shí)，有時(shí)需要對(duì)同一個(gè)文件中不同部分頁面創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，請(qǐng)問有沒有辦法解決?

　　答：可以肯定的是能夠按需進(jìn)行創(chuàng)建。由于一般要?jiǎng)?chuàng)建頁眉或頁腳時(shí)，Word自動(dòng)在整篇文件中使用同樣的頁眉或頁腳。如果要為部分文件創(chuàng)建不同于其他部分的頁眉或頁腳，首先要對(duì)文件進(jìn)行分節(jié)，然后斷開當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁眉或頁腳間的連接。

　　如果尚未對(duì)文件進(jìn)行分節(jié)，那么應(yīng)該在要使用不同的頁眉或頁腳的新節(jié)起始處插入一個(gè)分節(jié)符，然后單擊要為其創(chuàng)建不同頁眉或頁腳的節(jié)，再單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令即可。當(dāng)然如果需要，也可將光標(biāo)移到要修改的頁眉或頁腳處。再單擊“頁眉和頁腳”工具欄上“同前”選項(xiàng)。修改已有的頁眉或頁腳，或?yàn)樵摴?jié)創(chuàng)建新的頁眉或頁腳。則Word會(huì)自動(dòng)對(duì)后續(xù)各節(jié)中的頁眉或頁腳進(jìn)行同樣的修改。再為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳時(shí)，則重復(fù)上述步驟即可。

　　九、用“+”、“-”號(hào)巧制表格

　　表格制作一般的Word用戶都會(huì)，但如果只利用鍵盤上的“+”號(hào)和“-”號(hào)來快速完成表格制作，可能很多朋友都不會(huì)，它的具體操作方法又是如何進(jìn)行?

　　答：利用鍵盤上的“+”與“-”號(hào)制作表格，有時(shí)會(huì)給我們帶來更高的效率。在制作前首先得明白“+”號(hào)表示下面將產(chǎn)生一列線條，而“-”號(hào)起到連線的作用，其具體制作方法是：首先在要插入表格的地方輸入“+”號(hào)，用來制作表格頂端線條，然后再輸入“-”號(hào)，用來制作橫線(也可以連續(xù)輸入多個(gè)“-” 號(hào)，“-”號(hào)越多表格越寬)，接著再輸入一些“+”號(hào)(“+”號(hào)越多，列越多)，如圖1-22所示。完成后再按回車鍵，便可馬上得到一個(gè)表格。

　　小提示：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，則可將光標(biāo)移到表格內(nèi)最后一個(gè)回車符號(hào)前，按“Tab”鍵或回車鍵(Enter)，即可在表格后插入行。

　　十、表格的整體移動(dòng)

　　上面講到怎樣對(duì)表格進(jìn)行整體縮放，那么如果要對(duì)整個(gè)表格進(jìn)行位置移動(dòng)，請(qǐng)問該如何操作呢?

　　答：同樣在Word 2000及Word XP中也提供了這種功能，在將指針移到表格上任意單元格上，稍等片刻便可在表格最左上端出現(xiàn)一個(gè)移動(dòng)控點(diǎn)(一個(gè)小“田”字形)，將鼠標(biāo)移到控點(diǎn)上方(指針變成四個(gè)方向的箭頭形時(shí))，按下鼠標(biāo)左鍵，并移動(dòng)鼠標(biāo)便可將整個(gè)表格隨心所欲地在文件內(nèi)進(jìn)行移動(dòng)。