如果你經(jīng)常用便簽來保存特定類型的信息，可以通過創(chuàng)建便簽?zāi)０鍋砗喕@類任務(wù)。首先創(chuàng)建一個新的便簽，輸入該類便簽總是(或經(jīng)常)出現(xiàn)的內(nèi)容。然后，點擊便簽編輯窗口左上角的圖標，從菜單選擇“另存為”。從“保存類型”列表框選擇“outlook模板”，指定模板的名稱，最后點擊“保存”。
使用定制的便簽?zāi)０鍟r，可以按照使用email模板的方式選擇菜單“文件/新建/選擇窗體”，或者，如果模板的快捷方式已經(jīng)放入Outlook面板，只需點擊該模板的快捷方式。另外，還可把便簽?zāi)０逦募目旖莘绞椒诺阶烂嫔希缓簏c擊桌面上的快捷方式創(chuàng)建新便簽，使用這種方法的好處是創(chuàng)建新便簽不需要啟動outlook。
五、設(shè)置自動應(yīng)答
如果你經(jīng)常收到一些只需作出“標準化”應(yīng)答的郵件，可以利用outlook的自動應(yīng)答功能，免去手工回復(fù)郵件之勞。要使用自動應(yīng)答，首先要設(shè)置郵件規(guī)則，挑選出那些需要自動應(yīng)答的郵件。另外，還要把默認的郵件格式設(shè)置為文本。設(shè)置該選項的方法是：選擇菜單“工具/選項”，選擇“郵件格式”選項卡，從“以該郵件格式撰寫”列表框選擇“純文本”。
假設(shè)要為某個特定帳戶接收的所有郵件設(shè)置自動應(yīng)答規(guī)則。在outlook 2002中，選擇菜單“工具/規(guī)則向?qū)А�，點擊“新建”。選擇“由空白規(guī)則開始”以及“郵件到達時檢查”，點擊“下一步”繼續(xù)。在“想要檢查何種條件中”，選中“通過指定帳戶”，在下面的“規(guī)則說明”區(qū)域，點擊“指定”鏈接，選擇該規(guī)則適用的帳戶，點擊“確定”，再點擊“下一步”。
從“如何處理該郵件”列表框，選擇“用特定模板答復(fù)”，從下面的“規(guī)則說明”區(qū)域，點擊“特定模板”鏈接，找到應(yīng)答模板并確定。點擊“下一步”兩次，指定規(guī)則的名稱，點擊“結(jié)束”。點擊“確定”兩次完成設(shè)置。
六、創(chuàng)建定制窗體
學(xué)習創(chuàng)建定制窗體最好從編輯現(xiàn)有窗體開始。首先，在outlook 2002中選擇菜單“工具/窗體/設(shè)計窗體”，從標準窗體庫選擇“郵件”，點擊“打開”。這就以設(shè)計模式打開了郵件窗體。這個窗體包含兩個不同的區(qū)域：創(chuàng)建郵件的界面，即以設(shè)計模式打開窗體后首先看到的界面，稱為“撰寫頁”;另一個區(qū)域就是接收者閱讀郵件時看到的界面，稱為“閱讀頁”。
如果要切換當前顯示的頁，選擇菜單“窗體/編輯撰寫頁”或“窗體/編輯閱讀頁”。下面我們來做一個簡單的試驗。在打開閱讀頁的狀態(tài)下，點擊郵件正文區(qū)域，從左邊邊界調(diào)整正文區(qū)域的大小。在調(diào)整邊界線后留出的空白位置上添加一些文字：首先選擇菜單“窗體/控件工具箱”，點擊工具箱上的“標簽”按鈕(大寫的“A”)，再點擊空白區(qū)域把標簽放到適當?shù)奈恢?右擊窗體上的新標簽，選擇菜單“屬性”。在標題欄輸入“!機密!”，如必要，還可以調(diào)整字體顏色等屬性。
完成后，選擇“屬性”選項卡，啟用“將項目與窗體定義一同保存”。該選項確保窗體與email一起發(fā)送，保證收件人看到的郵件與發(fā)件人的設(shè)計意圖完全一致。
最后要做的是發(fā)布窗體。選擇菜單“工具/窗體/將窗體發(fā)布為”，選擇發(fā)布目標位置(本例我們使用收件箱)，輸入顯示名稱和窗體名稱，例如“機密郵件”和“secretForm”，點擊“發(fā)布”按鈕。接下來就可以用該自定義窗體創(chuàng)建郵件。在文件夾列表中選擇收件箱，從動作菜單選擇“新建機密郵件”。在本例中，編輯郵件的界面與標準界面一樣，但收件人看到的將是經(jīng)過定制的閱讀頁。如果要測試自定義窗體，用該窗體給自己發(fā)個郵件吧。
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