在數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中使用報(bào)表是日常工作中最常用的查看數(shù)據(jù)的手段之一。生成報(bào)表就是把輸入的數(shù)據(jù)按照一定的條件和格式又返回到書面的過程。這里的表格和原始表格具有完全有同的含義，是更深入地反映原始數(shù)據(jù)之間關(guān)系、實(shí)質(zhì)的經(jīng)過提煉和篩選的表格。在這一節(jié)里，我們將用圖示一起來學(xué)習(xí)如何用報(bào)表向?qū)?chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單的報(bào)表。
打開“工具”菜單中的“向?qū)А�，選擇“報(bào)表”，出現(xiàn)“向?qū)нx取”對(duì)話框。
選擇“報(bào)表向?qū)А?“一對(duì)多報(bào)表向?qū)А睂⒃诤罄m(xù)課程中講述)。單擊“確定”按鈕，進(jìn)入步驟1-字段選取。
在這個(gè)窗口中，我們選擇職工表，并選定“可用字段”中除備注以外的所有字段。單擊“下一步”按鈕進(jìn)入步驟2-分組記錄。
根據(jù)報(bào)表的需要，這一步可以選擇也可以不選擇。這里我們想要使具有相同技術(shù)職務(wù)的人員分在一組，故選技術(shù)職務(wù)為分組依據(jù)。單擊“下一步”按鈕進(jìn)入步驟3-選擇報(bào)表樣式。
單擊樣式名稱會(huì)在左上角框內(nèi)即時(shí)顯示該樣式的效果。這里我們選擇比較符合中國(guó)人習(xí)慣的賬務(wù)式。單擊“下一步”按鈕進(jìn)入步驟4-定義報(bào)表布局。
這一步驟可通過微調(diào)按鈕分別設(shè)置報(bào)表的列數(shù)、方向和字段布局。由于在步驟2中我們選取了排序記錄的字段，因此在這一步中的“列數(shù)”和“字段布局”不可用。選擇布局方向的默認(rèn)值縱向。單擊“下一步”按鈕進(jìn)入步驟5-排序記錄。
這一步驟可以選擇一個(gè)至三個(gè)字段作為報(bào)表的排序字段，并可設(shè)置是升序還是降序。也可以不選排序字段�！斑x定字段”的第一行為主排序字段，以下依次為各個(gè)次排序字段。這里我們選取編號(hào)字段為排序字段。單擊“下一步”按鈕進(jìn)入步驟6-完成。
這一步里的三個(gè)單選按鈕表示選擇“完成”按鈕，系統(tǒng)對(duì)該報(bào)表進(jìn)行保存后再進(jìn)行什么操作。我們?cè)凇皥?bào)表標(biāo)題”中輸入標(biāo)題“按技術(shù)職務(wù)報(bào)表”，選擇“保存報(bào)表以備將來使用，去除“對(duì)不能容納的字段進(jìn)行拆行處理”(即使屏幕顯示不開，也不折到下一行)。單擊“預(yù)覽”按鈕，進(jìn)入預(yù)覽窗口，在屏幕上查看前面生成的報(bào)表。下面是預(yù)覽窗口的一部分。
如果對(duì)報(bào)表感到滿意，可以選擇“打印預(yù)覽”中的打印按鈕將該報(bào)表輸出到打印機(jī)。如果不滿意，則可以單擊“下一步”按鈕，返回到前面步驟進(jìn)行相應(yīng)修改。
修改完畢，單擊“完成”按鈕，在保存窗口中鍵入報(bào)表名：按技術(shù)職務(wù)報(bào)表。報(bào)表保存在以 .FRX和 .FRT為擴(kuò)展名的文件中。以后要打印該報(bào)表時(shí)，可在命令窗口中輸入：REPORT FORM 按技術(shù)職務(wù)報(bào)表 TO PRINT。
在向?qū)У闹敢拢覀兘?jīng)過6個(gè)步驟制作出了一個(gè)簡(jiǎn)單的但有示范性的報(bào)表。用本節(jié)學(xué)到的內(nèi)容，舉一反三，定可制作出更漂亮的報(bào)表來。
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