秘書資格考試工作要求
工作要求本標(biāo)準(zhǔn)對國家職業(yè)資格五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書的能力要求依次遞進(jìn)，高級別涵蓋低級別的要求。
五級秘書
| 職業(yè)功能 | 工作內(nèi)容 | 能力要求 | 相關(guān)知識 |
| 一、會議管理 | （一）會前籌備 | 1.能夠發(fā)送會議通知 2.能夠制發(fā)會議證件和指示標(biāo)識 3.能夠預(yù)訂會議室 4.能夠預(yù)定、確認(rèn)會議住宿 5.能夠確認(rèn)最終參會人員 |
1.會議的構(gòu)成要素 ；2.常見的會議種類 ；3.會議通知的內(nèi)容 4.會議證件的樣式 ；5.會議指示的標(biāo)識 ；6.會議室預(yù)訂知識 7.會議接待工作的內(nèi)容與基本程序 |
| （二）會中服務(wù) | 1.能夠按要求接站 2.能夠完成簽到工作 3.能夠引導(dǎo)與會人員就座 |
1.接站的準(zhǔn)備內(nèi)容 2.簽到工作的內(nèi)容 3.引導(dǎo)與會人員就座的方法 | |
| （三）會后落實 | 1.能夠安排與會人員返程 2.能夠清退會議文件資料 3.能夠整理會議室 | 1.返程工作的服務(wù)要求 2.清退會議文件資料的基本要求 3.整理會議室的注意事項 | |
| 二、事務(wù)管理 | （一）接待 | 1.能夠按職業(yè)要求著裝 2.能夠正確接聽、撥打電話 3.能夠迎送來訪者 4.能夠招待來訪者 5.能夠設(shè)計、填寫接待記錄與電話記錄表 | 1.著裝的要求 2.儀態(tài)的要求 3.接聽、撥打電話的基本要求 4.迎送來訪者的禮儀要求 5.接待的程序及要求 6.電話記錄表的設(shè)計要求 7.接待記錄表的設(shè)計要求 |
| （二）辦公環(huán)境管理 | 1.能夠維護(hù)接待室、會議室等相關(guān)公共區(qū)域的環(huán)境 2.能夠維護(hù)上司的辦公室環(huán)境 3.能夠維護(hù)本人的辦公環(huán)境 | 1.公共環(huán)境構(gòu)成的知識 2.上司辦公室環(huán)境的要求 3.個人辦公環(huán)境的要求 4.常用個人辦公用品的種類 5.常用公共物品的種類 | |
| （三）辦公室日常事務(wù)管理 | 1.能夠安排會議室 2.能夠安排用車 3.能夠處理郵件 | 1.會議室登記的要求 2.用車登記的要求 3.簽收郵件的流程 4.傳閱郵件的要求 5.寄發(fā)郵件的要求 | |
| （四）辦公用品與設(shè)備的使用和管理 | 1.能夠發(fā)放辦公用品 2.能夠使用打印機打印文檔 3.能夠使用傳真機收、發(fā)文件并對結(jié)果進(jìn)行確認(rèn) 4.能夠使用復(fù)印機復(fù)印文件 5.能夠使用碎紙機銷毀文件 | 1.常用辦公用品的種類 2.發(fā)放辦公用品的手續(xù) 3.打印機的種類及安裝知識 4.傳真機的使用與維護(hù)常識 5.復(fù)印機的使用與維護(hù)常識 6.碎紙機的日常維護(hù) | |
| 三、文?書?擬?寫?與?處?理 | （一）文書擬寫 | 1.能夠擬寫事項性通知 2.能夠擬寫商洽函 3.能夠擬寫傳真稿 4.能夠擬寫備忘錄 5.能夠擬寫請柬 6.能夠擬寫邀請信 7.能夠擬寫賀信（電） 8.能夠擬寫感謝信 9.能夠擬寫各種類型的啟事 | 1.事項性通知的概念、類型及擬寫要點 2.商洽函的概念、擬寫要點及注意事項 3.傳真件的格式 4.備忘錄的格式 5.請柬的格式 6.邀請信的寫作要求 7.賀信（電）的寫作要求 8.能夠擬寫賀信（電） 9.感謝信的寫作要求 10.啟事的概念、種類、特點及寫作要求 |
| （二）收文、發(fā)文處理 | 1.能夠簽收文書 2.能夠拆封文書 3.能夠登記文書 4.能夠分發(fā)文書 | 1.文書簽收的要求 2.文書拆封的要求 3.文書登記的要求 4.文書分發(fā)的要求 5.收文、發(fā)文處理程序 | |
| （三）文檔管理 | 1.能夠確定歸檔范圍 2.能夠?qū)ξ臅M(jìn)行立卷歸檔 | 1.檔案的概念、特點與種類 2.立卷、歸檔、檔案收集的含義 3.歸檔制度的內(nèi)容 4.文書歸檔的要求 5檔案裝訂的方法與要求 |
四級秘書(見附表2)
| 職業(yè)功能 | 工作內(nèi)容 | 能力要求 | 相關(guān)知識 |
| 一、會?議?管?理 | （一）會前籌備 | 1.能夠擬定會議議程、日程 2.能夠提供會議地點備選方案 3.能夠布置會場和安排座次 4.能夠發(fā)布會議信息 5.能夠安排會議食宿、車輛 6.能夠邀請嘉賓 7.能夠準(zhǔn)備會議資料、會議用品 8.能夠安排會議禮儀服務(wù) 9.能夠檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常 | 1.會議議程、日程的內(nèi)容 2.會議地點選擇的要求 3.會議整體布局的要求 4.主席臺座次和場內(nèi)座次 5.會議信息發(fā)布的內(nèi)容與方法 6.安排食宿的常識 7.邀請嘉賓的要求 8.會議資料、用品的類型和準(zhǔn)備程序 9.會議禮儀服務(wù)的知識 10.會議常用視聽設(shè)備檢查的內(nèi)容和要求 |
| （二）會中服務(wù) | 1.能夠安排會議值班工作 2.能夠聯(lián)系和接待新聞媒體 3.能夠進(jìn)行會議記錄 4.能夠收集與會人員對會議的意見和建議 5.能夠印發(fā)會議簡報 6.能夠安排與會人員的集體合影 | 1.會議值班工作的內(nèi)容與要求 2.接待新聞媒體的工作內(nèi)容 3.會議記錄的特點 4.會議記錄的注意事項 5.收集會議信息的要求 6.會議簡報的內(nèi)容和要求 7.反饋會議信息的內(nèi)容與要求 | |
| （三）會后落實 | 1.能夠收集、整理會議文件資料 2.能夠印發(fā)會議紀(jì)要 3.能夠結(jié)算會議經(jīng)費 4.能夠收集、反饋會議精神的落實情況 | 1.會議文件資料收集、整理的要求 2.會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求 3.會議經(jīng)費結(jié)算的方法 4.收集、反饋會議精神落實情況的方法 | |
| 二、事?務(wù)?管?理 | （一）接待 | 1.能夠制定接待工作計劃 2.能夠安排迎送來訪團(tuán)體 3.能夠安排來訪者食宿、交通、行程 4.能夠安排來訪者的參觀、娛樂活動 | 1.確定接待規(guī)格的方法 2.接待計劃的基本內(nèi)容和要求 3.中餐宴請禮儀的要求 4.用車禮儀的要求 |
| （二）辦公環(huán)境管理 | 1.能夠布置辦公室 2.能夠檢查辦公室環(huán)境的安全狀況 3.能夠?qū)k公室安全隱患提出處理辦法 | 1.辦公室的布置要求 2.辦公室的布置原則 3.安全檢查的內(nèi)容與要求 4.安全隱患表的填寫要求 5.設(shè)備故障表的填寫要求 | |
| （三）辦公室日常事務(wù)管理 | 1.能夠編制工作時間表 2.能夠編制、管理工作日志 3.能夠管理印章和介紹信 4.能夠安排值班工作 5.能夠辦理現(xiàn)金使用手續(xù) 6.能夠辦理上司的差旅事務(wù) 7.能夠辦理上司臨時交辦的事項 8.能夠完成文字記錄工作 | 1.工作時間表的內(nèi)容與編寫要求 2.時間管理的內(nèi)容、工具與技巧 3.工作日志的內(nèi)容與編寫要求 4.管理上司工作日志的方法及注意事項 5.印章的種類、樣式、管理與使用要求 6.介紹信的使用要求 7.值班工作的內(nèi)容、任務(wù)與要求 8.現(xiàn)金提取、使用與報銷要求 9.辦理差旅事務(wù)的要求 10.上司臨時交辦事項的特點、范圍 11.文字記錄的方法與要求 | |
| （四）辦公用品與設(shè)備的使用和管理 | 1.能夠訂購、接收、管理辦公用品 2.能夠使用數(shù)碼相機拍攝照片 3.能夠使用掃描儀掃描文件與圖片 4.能夠使用光盤刻錄機刻錄光盤 5.能夠使用投影儀顯示圖文 6.能夠使用攝像機進(jìn)行拍攝 | 1.訂購、接收、管理辦公用品的常識 2.數(shù)碼相機使用與維護(hù)常識 3.掃描儀的安裝與使用常識 4.光盤刻錄機的使用常識 5.投影儀使用、保養(yǎng)的注意事項 6.攝像機的使用與維護(hù)常識 | |
| （五）信息管理 | 1.能夠收集信息 2.能夠篩選信息 3.能夠分類信息 4.能夠校核信息 5.能夠用各種方式傳遞信息 6.能夠登記、編碼、排列、保管信息 | 1.信息的含義、特征與種類 2.信息工作的程序 3.信息收集的方法、渠道與要求 4.信息篩選的含義與要求 5.信息分類的含義、方法與要求 6.信息校核的含義、方法與要求 7.信息傳遞的方向、要素、形式、方法及要求 8.信息存儲的載體、方式與要求 | |
| 三、文?書?擬?寫?與?處?理 | （一）文書擬寫 | 1.能夠擬寫批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)性通知 2.能夠擬寫報告 3.能夠擬寫請示 4.能夠擬寫問答函 5.能夠擬寫簡報 6.能夠擬寫意向書 7.能夠擬寫各種形式的訂貨單 8.能夠撰寫商品說明書 | 1.批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)性通知的概念、類型及擬寫要點 2.報告的概念、特點、類型、擬寫要點、注意事項 3.請示的概念、特點、類型、擬寫要點、注意事項 4.報告與請示的區(qū)別 5.問答函的概念、類型、擬寫要點 6.簡報的概念、類型與特點、注意事項 7.意向書的概念、特點、結(jié)構(gòu) 8.訂貨單的概念、特點、寫作類型 9.商品說明書的概念、特點、寫作及注意事項 |
| （二）收文、發(fā)文處理 | 1.能夠校對文書 2.能夠繕印文書 3.能夠傳閱文書 | 1.文書校對的要求 2.文書繕印的要求 3.文書傳閱的要求 | |
| （三）文檔管理 | 1.能夠進(jìn)行檔案分類 2.能夠編制檔案檢索工具 3.能夠鑒定檔案 4.能夠管理檔案庫 | 1.檔案分類的含義、方法與要求 2.檔案檢索工作的內(nèi)容 3.檔案檢索工具的含義與類型 4.檔案鑒定的方法 5.檔案保管期限 6.檔案鑒定工作的內(nèi)容與要求 7.檔案保管工作的內(nèi)容與要求 |
三級秘書(見附表3)
| 職業(yè)功能 | 工作內(nèi)容 | 能力要求 | 相關(guān)知識 |
| 一、會議管理 | （一）會前籌備 | 1．能夠擬訂各種會議的籌備方案 2．能夠督查會務(wù)的籌備情況 3.能夠?qū)徍藭h文件 4.能夠與上司溝通會議的有關(guān)事宜 5.能夠擬訂會議的應(yīng)急方案 | 1.會議方案的內(nèi)容 2.電話會議及視頻會議知識 3.會務(wù)機構(gòu)的分工 4.督查會務(wù)籌備的內(nèi)容 5.會議文件審核的內(nèi)容及方法 6.會前與上司溝通的內(nèi)容 7.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容 |
| （二）會中服務(wù) | 1.能夠提示會議按計劃進(jìn)行 2.能夠監(jiān)督會議經(jīng)費的使用 3.能夠處理會中突發(fā)事件 | 1.提示會議進(jìn)程的方法 2.監(jiān)督會議經(jīng)費使用的方法 3.處理會議突發(fā)事件的要求 | |
| （三）會后落實 | 1.能夠?qū)h進(jìn)行總結(jié) 2.能夠評估會議工作 | 1.會議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求 2.會議評工作的標(biāo)準(zhǔn) | |
| 二、事務(wù)管理 | （一）接待 | 1.能夠安排涉外禮賓次序 2.能夠安排涉外迎送儀式 3.能夠安排涉外會見、會談和拜訪 4.能夠安排涉外宴請 5能夠選擇饋贈禮品 | 1.國際禮儀常識 2..涉外接待的原和要求 3涉外迎送儀式的要求 4.涉外會見會談和拜訪要求 5.涉外宴請常識 6.饋贈禮品的要求 |
| （二）辦公環(huán)境管理 | 1.能夠選擇辦公室模式 2.能夠提出辦公室布局方案 | 1.辦公模式的種類及特點 2.辦公室的布局類型 3.辦公室合理布局的作用 |
| 職業(yè)功能 | 工作內(nèi)容 | 能力要求 | 相關(guān)知識 |
| 二、事務(wù)管理 | （三）辦公室日常事務(wù)管理 | 1.能夠?qū)k公流程提出改進(jìn)建議 2.能夠提出預(yù)防及應(yīng)對突發(fā)事件的措施 3.能夠督促、檢查各項辦公室日常事務(wù)工作的完成情況 4.能夠制訂工作計劃 5.能夠確定承辦期限 6.能夠進(jìn)行工作評估 | 1.改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路、注意事項 2.突發(fā)事件的種類 3.處理突發(fā)事件的原因 4.督查工作的內(nèi)容、特點、原因與方法 5工作計劃的種類、內(nèi)容與要求 6制訂與實施工作計劃的注意事項 7.確定承辦期限的要求 8.工作評估標(biāo)準(zhǔn) 9.工作評估的要求與方法 |
| （四）辦公用品與設(shè)備管理 | 1.能夠制訂辦公用品和辦公設(shè)備的采購程序 2.能夠編制采購辦公用品和辦公設(shè)備的預(yù)算方案 3.能夠調(diào)配辦公資源 | 1.采用辦公用品和辦公設(shè)備的程序化要求 2.編制預(yù)算方案的注意事項 3辦公資源調(diào)配與合理利用的基本要求 | |
| （五）信息管理 | 1.能夠加工、編寫信息材料 2能夠提供并利用信息 3能夠反饋信息 | １.信息開發(fā)的類型、形式、方法與要求 ２.信息編寫的類型 ３.信息利用的方法與要求 ４.信息反饋的形式\方法與要求 |
| 職業(yè)功能 | 工作內(nèi)容 | 能力要求 | 相關(guān)知識 |
| 三、文書擬寫與處理 | （一）文書擬寫 | 1.能夠擬寫通告 2能夠擬寫通報 3能夠擬寫決定 4能夠擬寫請批、批答函 5.能夠制訂計劃 6能夠擬寫總結(jié) 7.能夠擬寫述職報告 8.能夠擬寫講話稿 9.能夠擬寫市場調(diào)查報告 10.能夠擬寫招標(biāo)書 11.能夠擬寫投標(biāo)書 | 1.通告的概念、類型、與公告的區(qū)別、擬寫要點、注意事項 2.通報的概念、性質(zhì)、類型、擬寫要點、注意事項 3.決定的概念、特點、類型、擬寫要點、注意事項 4請批、批答函的概念、類型、擬寫要點、注意事項 5計劃的概念和特點 6.總結(jié)的概念、類型、注意事項 7.述職報告的概念和特點 8.講話稿的特點、注意事項 9市場調(diào)查報告的概念和特點 10招標(biāo)書的類型 11.投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)與寫法 |
| （二）收文、發(fā)文處理 | 1.能夠?qū)徍宋臅?2.能夠擬辦文書 3能夠承辦文書 4能夠催辦、注辦文書 | １.文書審核的要求 ２.文書擬辦的要求 ３文書承辦的要求 ４.文書催辦、注辦的要求 | |
| （三）文檔管理 | 1.能夠提供并利用檔案 2.能夠編寫檔案參考材料 3.能夠管理電子檔案 | １.檔案利用的概念 ２.檔案參考材料的編寫要求 ３.電子檔案的管理要求 |
二級秘書(見附表4)
| 職業(yè)功能 | 工作內(nèi)容 | 能力要求 | 相關(guān)知識 |
| 一、會議管理 | （一）會前籌備 | 1.能夠擬訂會議策劃方案 2.能夠?qū)徍藭h的籌備方案 3.能夠組織與培訓(xùn)會議工作人員 | １.策劃會議方案的注意事項 ２.會議籌備方案的審核要求 ３.會議工作人員的培訓(xùn)內(nèi)容和方法 |
| （二）會議組織 | 1.能夠主持會議 2.能夠督查會議據(jù)以的落實 | １.主持會議的技巧與要求 ２.落實會議決議的要求 | |
| 二、事務(wù)管理 | （一）辦公環(huán)境管理 | 1.能夠?qū)嵤┎⒈O(jiān)管組織的安全運營 2.能夠評估辦公室環(huán)境管理狀況 | １.安全生產(chǎn)的法規(guī) ２.辦公環(huán)境應(yīng)具備的條件 |
| （二）辦公室日常事務(wù)管理 | 1.能夠管理團(tuán)隊 2.能夠陪同協(xié)助上司工作 3.能夠擬訂調(diào)查研究方案并組織實施 | 1.團(tuán)隊管理的要求 2..陪同協(xié)助工作的類型、特點及要求 3.確定調(diào)查研究課題的方法 4.調(diào)查研究的類型、方法及注意事項 | |
| （三）商務(wù)活動實施 | 1.能夠安排參觀活動 2．能夠安排簽字儀式 ３.能夠安排典禮儀式 ４.能夠安排展覽活動 ５.能夠安排商務(wù)談判 ６.能夠安排招商活動 | 1.參觀活動的目的、類型、注意事項 2.簽字儀式的類型 3.典禮儀式的類型 4.展覽活動的目的及類型 5.秘書在商務(wù)談判中的注意事項 6.招商活動的基本形式 | |
| （四）信息管理 | １.能夠利用信息輔助決策 ２.能夠制訂信息工作制度 | 1.決策的程序 2.輔助決策的信息工作內(nèi)容、方法與要求 3.信息工作制度的內(nèi)容及制定要求 |
| 職業(yè)功能 | 工作內(nèi)容 | 能力要求 | 相關(guān)知識 |
| 三、文書擬寫與處理 | （一）文書擬寫 | 1.能夠擬寫會議紀(jì)要 2.能夠擬寫意見 3.能夠擬寫合同 4.能夠擬寫可行性研究報告 | 1.會議紀(jì)要的概念、特點、類型、起草程序、擬寫要點、注意事項 2意見的概念、特點、類型、擬寫要點、注意事項 3.合同的概念、特點、類型 4.合同的主要條款、寫作要求 5可行性研究報告的概念 6.可行性研究報告的類型、寫作要求 |
| （二）文檔管理 | 1.能夠制訂檔案管理制度 2.能夠選擇檔案管理模式 | 1.檔案管理制度的內(nèi)容與要求 2檔案管理模式的相關(guān)知識 |
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