2017年秘書資格會(huì)議紀(jì)要的寫法和八字訣

　　會(huì)議紀(jì)要對(duì)于記錄會(huì)議主要情況、傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)、推動(dòng)工作落實(shí)具有重要意義。個(gè)人體會(huì)，寫好會(huì)議紀(jì)要需把握好以下幾個(gè)方面：

　　認(rèn)真做好會(huì)議記錄

　　做好會(huì)議記錄是寫好會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)，會(huì)議紀(jì)要是從會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上加工提煉而來(lái)的。

　　會(huì)前，要認(rèn)真閱讀議題，查閱相關(guān)背景資料，把握會(huì)議主旨，做到胸有成竹。會(huì)中，要專心做好會(huì)議記錄，文字要準(zhǔn)確，段落要清楚，記錄要全面，與會(huì)者的贊成意見、反對(duì)意見，會(huì)議的統(tǒng)一意見、保留意見，尤其是會(huì)議的決定和主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見要記錄清楚，把會(huì)議情況通過(guò)速記、錄音或攝像等手段真實(shí)完整地記錄下來(lái)。會(huì)后，要整理會(huì)議記錄，吃透會(huì)議精神，盡快進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的起草。

　　圍繞主題選擇布局

　　會(huì)議需要解決的主要問(wèn)題，就是紀(jì)要的中心，紀(jì)要的寫作要圍繞這個(gè)中心來(lái)展開。

　　單個(gè)議題的會(huì)議，如解決某一具體問(wèn)題、研究某一方面工作的專題會(huì)議，紀(jì)要寫作應(yīng)著眼會(huì)議的中心內(nèi)容和討論的重點(diǎn)，記錄討論結(jié)果和議定事項(xiàng)，一般采用概括式的布局，將會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議觀點(diǎn)和會(huì)議成果等按性質(zhì)歸納成幾個(gè)方面逐一寫作。

　　多個(gè)議題的會(huì)議，常見于單位領(lǐng)導(dǎo)班子研究一系列問(wèn)題、部署一攬子工作的會(huì)議，如黨委常委會(huì)議、政府常務(wù)會(huì)議等，紀(jì)要寫作一般采用條款式的布局，分別圍繞各個(gè)議題進(jìn)行，做到條理分明。

　　正確處理層級(jí)結(jié)構(gòu)

　　會(huì)議紀(jì)要的正文一般由前言、主體和結(jié)尾三個(gè)部分組成。

　　前言部分交代會(huì)議概況，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、發(fā)言人、會(huì)議目的和任務(wù)、主要議題等。

　　結(jié)尾部分一般標(biāo)注出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開屬性等，和其他公文不同，會(huì)議紀(jì)要結(jié)尾不標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)，一般沒(méi)有附件。

　　會(huì)議紀(jì)要的主體部分是核心內(nèi)容，寫好主體部分決定著會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量。主體部分按照邏輯關(guān)系可以分成三塊，一是會(huì)議的精神，一般由“會(huì)議認(rèn)為”等導(dǎo)語(yǔ)開頭，寫工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等;二是會(huì)議的成果，一般由“會(huì)議明確”“會(huì)議決定”等導(dǎo)語(yǔ)開頭，寫會(huì)議對(duì)問(wèn)題怎么辦、工作怎么干等總體上的決策和部署;三是會(huì)議的要求，一般由“會(huì)議要求”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”等導(dǎo)語(yǔ)開頭，寫具體的工作安排和各部門要承擔(dān)的具體任務(wù)等。這三塊內(nèi)容要分層次整理敘述，邏輯分明、條理清晰，不可以張冠李戴。

　　恰當(dāng)進(jìn)行取舍提煉

　　一方面要進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜∩�，�?huì)議上各參會(huì)人員的意見可能不一致，但一次成功的會(huì)議，其宗旨和意見具有統(tǒng)一性。對(duì)于符合會(huì)議宗旨最終形成的統(tǒng)一意見，以及會(huì)議主持人的總結(jié)意見，在會(huì)議紀(jì)要中要集中體現(xiàn)。

　　另一方面要反映會(huì)議的精神要點(diǎn)，既要詳盡細(xì)致又要提煉概括，可以根據(jù)議題的內(nèi)容范圍和復(fù)雜程度進(jìn)行篇幅上的安排，做到簡(jiǎn)潔明快、詳略得當(dāng)。

　　撰寫會(huì)議紀(jì)要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫好會(huì)議紀(jì)要有“八字訣”可循。

　　一是求“快”

　　時(shí)效性是會(huì)議紀(jì)要的最大特點(diǎn)。很多重要工作都要在會(huì)議結(jié)束后馬上落實(shí)，需要拿會(huì)議紀(jì)要“說(shuō)話”，太晚就有可能失去其自身價(jià)值。因此，會(huì)議紀(jì)要的撰寫、報(bào)批、印發(fā)一定要迅速，一般會(huì)議三至五天內(nèi)印發(fā)紀(jì)要，重要緊急會(huì)議當(dāng)天印發(fā)或隔天印發(fā)。這就要求我們平時(shí)做好基礎(chǔ)工作，準(zhǔn)備好各種會(huì)議的紀(jì)要模版，程序化填充文字內(nèi)容。

　　二是求“準(zhǔn)”

　　準(zhǔn)確性是會(huì)議紀(jì)要的基本要求。首先，內(nèi)容要準(zhǔn)。會(huì)議議定的重要事項(xiàng)比如經(jīng)費(fèi)、時(shí)限、責(zé)任人等一定要準(zhǔn)確翔實(shí)地記錄下來(lái)，不能有任何出入。例如，關(guān)于經(jīng)費(fèi)使用的決議，要詳細(xì)寫明金額、撥款單位、撥款時(shí)間、撥款方式，防止日后出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)從對(duì)證。

　　其次，用語(yǔ)要準(zhǔn)。參會(huì)人員在討論或講話中，對(duì)一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)、專有名詞可能一帶而過(guò)，說(shuō)的是不規(guī)范簡(jiǎn)稱或俗稱，比如把××省(市)第×屆人民代表大會(huì)第×次會(huì)議、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議××省(市)第×屆委員會(huì)第×次會(huì)議，統(tǒng)稱為×屆省(市)人大(政協(xié))第×次會(huì)議，類似情況應(yīng)在撰寫紀(jì)要時(shí)注意核對(duì)訂正。

　　最后，記錄要準(zhǔn)。紀(jì)要撰寫人員要全程參會(huì)，做好錄音和記錄，核對(duì)好參會(huì)人員，對(duì)于一些大型會(huì)議，經(jīng)常會(huì)有“替會(huì)”情況發(fā)生，要以簽到情況為準(zhǔn)記錄參會(huì)人員。

　　三是求“實(shí)”

　　會(huì)議紀(jì)要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會(huì)議召開情況和議定事項(xiàng)，文字要盡可能清晰簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確平實(shí)，不能摻雜個(gè)人感情和看法。

　　對(duì)于報(bào)領(lǐng)導(dǎo)討論決定的會(huì)議事項(xiàng)，一般只將最后議定的結(jié)果寫入紀(jì)要，不必記錄討論過(guò)程;對(duì)于傳達(dá)重要會(huì)議、文件或領(lǐng)導(dǎo)指示的會(huì)議事項(xiàng)，要抓住重點(diǎn)，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內(nèi)容一般不寫，只寫會(huì)議提出的要求和部署，使沒(méi)有參加會(huì)議的人看了紀(jì)要也能了解會(huì)議情況。

　　四是求“全”

　　要突出完整性，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全面的記錄，最忌丟項(xiàng)落項(xiàng)或多項(xiàng)。特別是有的會(huì)議可能會(huì)根據(jù)需要臨時(shí)加入一些議題或部署一些任務(wù)，要注意完整地寫入紀(jì)要。

　　為便于撰寫和查閱，應(yīng)當(dāng)按照一事一標(biāo)題或一段的格式撰寫，順序應(yīng)按議題的重要程度和類別進(jìn)行排列。會(huì)議討論未通過(guò)的議題一般不寫入紀(jì)要之中。

　　五要會(huì)“借”

　　會(huì)議信息量大，撰寫紀(jì)要需全面廣泛占有資料，把會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、記錄稿件、錄音錄像以及會(huì)議涉及的相關(guān)文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀(jì)要寫明白。

　　在使用資料上要敢借、會(huì)借，一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于順利通過(guò)的議題，會(huì)議材料的請(qǐng)示事項(xiàng)就可以借用為會(huì)議紀(jì)要的決定事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)講話的主要提綱可以借用為會(huì)議紀(jì)要的強(qiáng)調(diào)(要求)內(nèi)容，有選擇性地把會(huì)議材料借用為紀(jì)要內(nèi)容，實(shí)際上是一個(gè)對(duì)資料進(jìn)行收集、篩選、提煉、組合的過(guò)程。

　　六要會(huì)“改”

　　所謂改，就是在“借”的基礎(chǔ)上對(duì)部分材料進(jìn)行再加工，這個(gè)過(guò)程不可或缺。

　　比如，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上脫稿部署工作、提出要求時(shí)，可能會(huì)講得過(guò)于詳細(xì)、層次稍顯不清、前后略有重復(fù)，在這種情況下，要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行修改加工，再寫入會(huì)議紀(jì)要，既體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)意圖，又符合會(huì)議紀(jì)要準(zhǔn)確務(wù)實(shí)的基本要求。由于修改工作要求較高，紀(jì)要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。

　　七要會(huì)“報(bào)”

　　會(huì)議紀(jì)要初稿寫成后，如何報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)也是一門學(xué)問(wèn)。

　　首先要廣泛征求意見，避免出現(xiàn)方向性錯(cuò)誤，必須向事項(xiàng)匯報(bào)部門、涉及部門和會(huì)上提出反對(duì)意見部門的主要領(lǐng)導(dǎo)征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財(cái)務(wù)部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等部門意見。完成這些基礎(chǔ)工作，才能逐級(jí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　八要會(huì)“用”

　　會(huì)議紀(jì)要批準(zhǔn)后，要特別注意發(fā)揮其作用。

　　一要正確確定報(bào)送范圍，參會(huì)人員和單位都要報(bào)送，再視會(huì)議內(nèi)容，報(bào)送有關(guān)部門閱知或在一定范圍內(nèi)公開。

　　二要與督辦工作做好銜接，由相關(guān)人員將紀(jì)要中有關(guān)任務(wù)梳理成待辦事項(xiàng)進(jìn)行督辦。

　　三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀(jì)要在報(bào)送的過(guò)程中可能會(huì)由相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行多次修改，一定要存檔領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的最終版本。

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