2017年秘書資格考生必背常識(shí)：日程安排的基本要求

　　日程安排主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或組織日常活動(dòng)的時(shí)間和程度進(jìn)行統(tǒng)籌計(jì)劃和安排的過程。其具體要求如下。

　　1.統(tǒng)籌兼顧

　　所謂統(tǒng)籌兼顧，就是安排日常活動(dòng)要從組織的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際情況。有條不紊地做好時(shí)間的協(xié)調(diào)工作，避免發(fā)生撞車，使整個(gè)事件安排如同一個(gè)流程一樣，是一個(gè)完整順暢的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。每個(gè)節(jié)點(diǎn)都承接了上了一個(gè)過程的成果，擔(dān)負(fù)著本身過程的職責(zé)。只有統(tǒng)籌兼顧，才能做到有條不紊，互不沖突，提高工作效率，取得良好的工作績效;反之，若安排不當(dāng)，顧此失彼，不僅會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的效率帶來消極影響，而且會(huì)給組織全局工作造成混亂。

　　2.安排規(guī)范

　　安排規(guī)范就是根據(jù)組織領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確規(guī)定哪一類組織活動(dòng)應(yīng)由哪些領(lǐng)導(dǎo)參加，避免出現(xiàn)隨意性，注重實(shí)效，克服形式主義。

　　3.效率原則

　　日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。作為一個(gè)組織，時(shí)間會(huì)產(chǎn)生很多變數(shù)，組織或企業(yè)發(fā)展到一定階段，必然會(huì)出現(xiàn)各類問題疊加的情況。于是，缺乏效率的日程安排就會(huì)使組織框架試圖去適應(yīng)這種變化，從而變得日益臃腫，組織的命令系統(tǒng)逐漸失靈，導(dǎo)致大量未經(jīng)刪選或毫無意義的信息淹沒組織高層。因此，秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)日程時(shí)要注意使整個(gè)日程安排有助于提高組織工作效率，設(shè)計(jì)的工作日程要很清楚。

　　4.突出重點(diǎn)

　　采用ABCD法則，與完成中心工作有直接聯(lián)系或重要的活動(dòng)，要優(yōu)先安排，加以保證，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力辦大事，防止領(lǐng)導(dǎo)疲于奔命，力戒形式主義。ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務(wù);再作重要而不緊急的任務(wù)，即B類事務(wù);后作緊急而不重要的工作，即C類事務(wù);再處理D類，可做可不做的事務(wù)。只有這樣，才能提高效率，充分利用時(shí)間，合理分配精力，完成工作任務(wù)。

　　5.留有余地

　　安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間要留有余地，不要安排得過于緊密，要給領(lǐng)導(dǎo)空隙時(shí)間。

　　6.適當(dāng)保密

　　領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，一般都是自制成一覽表的形式。日程表給領(lǐng)導(dǎo)一份，給秘書科長和其他領(lǐng)導(dǎo)一份，再就是有關(guān)科室和司機(jī)一份。不過，給科室和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)，以防泄密。

　　7.事先同意

　　在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程表時(shí)，不論是一般的工作還是重要的工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。

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