數(shù)據(jù)庫速成

　　Excel XP具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫功能，對包含大量數(shù)據(jù)的表格進(jìn)行排序、篩選等處理易如反掌，下面介紹常用的數(shù)據(jù)庫操作。

　　1.數(shù)據(jù)排序

　　Excel XP第一行的單元格具有特殊作用，其中的文字相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫字段名，可作為關(guān)鍵字參與排序、記錄單等各種操作。

　　(1)文本排序

　　選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果你要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法：選中排序關(guān)鍵字所在列(或行)的首個(gè)單元格，單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令打開對話框，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對話框。如果你的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行(如“單位”之類)，則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”(反之不選)，然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式(“升序”或“降序”)后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序，請大家自行摸索。

　　(2)自定義排序

　　如果你要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決：首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動，你就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會被自動進(jìn)入“輸入序列”框。無論采用以上那種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。

　　使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是你要打開“排序選項(xiàng)”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動�；氐健芭判颉睂υ捒蚝蟾鶕�(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。

　　2.數(shù)據(jù)檢索

　　如果Excel

　　XP工作表中的數(shù)據(jù)字段很多時(shí)，查看一條或幾條記錄需要左右滾動屏幕，此時(shí)可以采用以下方法檢索并查看：單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“記錄單”命令打開對話框(圖2)。

　　再次單擊其中的“條件”按鈕。對話框中的字段就會變成空白等待輸入，并且“條件”按鈕變?yōu)椤氨韱巍卑粹o。在對話框的相應(yīng)字段位置輸入條件，如果在“序號”字段框內(nèi)輸入12回車，則序號為12的數(shù)據(jù)就會顯示在對話框中。當(dāng)然，你輸入的檢索條件可以使用>、<、>=、<=、<>邏輯符號。例如單擊“條件”按鈕后在“總分”框內(nèi)輸入“>170”，則表示檢索總分大于170的記錄，回車后第一條大于170的數(shù)據(jù)就會顯示在對話框中。繼續(xù)單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可以查看檢索出來的其他數(shù)據(jù)。

　　3.數(shù)據(jù)篩選

　　上面介紹的方法可以檢索滿足某一條件的記錄，但是檢索條件比較復(fù)雜時(shí)(如檢索總分大于170和小于120的紀(jì)錄)，這種檢索方法就無能為力了。此時(shí)可以使用Excel

　　XP提供的自定義篩選功能，操作方法是：單擊“數(shù)據(jù)”、“篩選”子菜單下的“自動篩選”命令，每個(gè)字段名的右側(cè)會出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕。根據(jù)你要篩選的字段單擊下拉按鈕，在下拉菜單中選擇“自定義”命令打開對話框(圖3)。

　　單擊第一行左側(cè)的下拉按鈕，選擇其中的“大于”，然后在其右邊輸入170;按相同方法在第二行中選擇“小于”，并在右邊輸入120，選中兩行中間的“或”后單擊“確定”按鈕，工作表會自動顯示所有符合篩選條件的記錄。篩選出來的記錄可以執(zhí)行復(fù)制等操作，如果你要清除篩選結(jié)果，只要將“數(shù)據(jù)”、“篩選”子菜單下的“自動篩選”前的選中標(biāo)記去掉即可。

　　4.數(shù)據(jù)匯總

　　小計(jì)、合計(jì)是應(yīng)用非常廣泛的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方式，Excel

　　XP分類匯總是此類操作的高手。你只要將光標(biāo)放在工作表的任一單元格中，單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“分類匯總”命令打開對話框。如果要對某個(gè)班級的數(shù)學(xué)、語文成績進(jìn)行匯總，則應(yīng)在“分類字段”中選中“班級”，在“匯總方式”中選擇“求和”，在“選擇匯總項(xiàng)”中選中“數(shù)學(xué)”和“語文”。如果選中“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下放”，單擊“確定”按鈕后匯總結(jié)果會顯示在工作表數(shù)據(jù)的下面，反之則會顯示在工作表數(shù)據(jù)上方。如果你想清除工作表中的分類匯總結(jié)果，只要打開“分類匯總”對話框，單擊其中的“全部刪除”按鈕就可以了。

　　5.數(shù)據(jù)透視表

　　數(shù)據(jù)透視表是Excel

　　XP數(shù)據(jù)庫功能的重要組成部分，它能夠非常靈活的匯總數(shù)據(jù)。如果你要對一個(gè)學(xué)生成績工作表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，計(jì)算所有學(xué)生的數(shù)學(xué)成績總分，采用數(shù)據(jù)透視表可以快速完成任務(wù)。

　　單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令打開向?qū)�，首先選擇數(shù)據(jù)源類型和創(chuàng)建的報(bào)表類型，完成后單擊“下一步”按鈕。這時(shí)要選擇建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域，你只要用鼠標(biāo)在工作表中拖動即可將引用的數(shù)據(jù)區(qū)域放入對話框。接著選擇數(shù)據(jù)透視表的位置，可以選擇“新建工作表”或“現(xiàn)有工作表”。單擊“完成”按鈕，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的“數(shù)學(xué)”拖入工作表的指定位置，Excel

　　XP會立刻計(jì)算出所有學(xué)生的數(shù)學(xué)成績合計(jì)。

　　6.數(shù)據(jù)查找

　　數(shù)據(jù)篩選的對象是工作表中的某條記錄，這里介紹的查找對象則是單元格中的數(shù)據(jù)，Excel XP可以執(zhí)行的查找有以下幾種類型：

　　(1)普通查找

　　它利用編輯菜單中的查找命令查找特定的數(shù)據(jù)，操作方法如下：單擊“編輯”菜單中的“查找”命令，打開“查找”對話框。在“查找內(nèi)容”后輸入要查找的內(nèi)容，單擊“查找下一個(gè)”按鈕，光標(biāo)就會停留在首先發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的單元格中。如果沒有發(fā)現(xiàn)要查找的數(shù)據(jù)，Excel

　　XP會彈出對話框告知用戶。

　　(2)特殊查找

　　特殊查找可以找出包含相同內(nèi)容(如文本)或格式的所有單元格，或者存在內(nèi)容差異的單元格，其操作步驟如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有單元格，請選中含有文本任意一個(gè)單元格，然后單擊“編輯”菜單中的“定位”命令。再單擊對話框中的“定位條件”按鈕，選中“定位條件”對話框中的“常量”，再選中復(fù)選項(xiàng)中的“文本”。單擊“確定”按鈕后，所有符合條件的所有單元格就會選中。

　　如果你要找出數(shù)據(jù)行或列中與活動單元格不匹配的部分，可以打開“定位條件”對話框。如果需要找出特定行中與活動單元格不同的單元格，可以選擇“行內(nèi)容差異單元格”;若要找出列中與活動單元格不同的單元格，則應(yīng)選中“列內(nèi)容差異單元格”，單擊“確定”按鈕即可完成查找。