案例三

　　某城市高層建筑工程項目的業(yè)主與某監(jiān)理公司和某建筑工程公司分別簽訂了建設(shè)工程施工階段委托監(jiān)理合同和建設(shè)工程施工合同。為了能及時掌握準(zhǔn)確、完整的信息，以便依靠有效的信息對該建設(shè)工程的質(zhì)量、進(jìn)度、投資實施最佳控制，項目總監(jiān)理工程師召集了有關(guān)監(jiān)理人員專門討論了如何加強(qiáng)監(jiān)理文件檔案資料的管理問題，涉及有關(guān)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義、內(nèi)容和組織等方面的問題。

　　【問題】

　　1.你認(rèn)為對監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理的意義何在?

　　2.在項目監(jiān)理部，對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和實施人員的要求如何?

　　3.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理職責(zé)和要求是什么?

　　4.施工階段監(jiān)理工作的基本表式的種類和用途如何?

　　5.在監(jiān)理內(nèi)部和監(jiān)理外部，工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案的傳遞流程如何?

　　參考答案：

　　1.監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理的意義為： (1)可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好條件; (2)可以極大地提高監(jiān)理工作效率; (3)可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　2.對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和人員的要求如下： (1)應(yīng)由項目監(jiān)理部的信息管理部門專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程項目的信息管理工作，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。 (2)應(yīng)由信息管理部門中的資料管理人員負(fù)責(zé)文件和檔案資料的管理和保存。 (3)對信息管理部門中的資料管理人員的要求是：①熟悉各項監(jiān)理業(yè)務(wù);②全面了解和掌握工程建設(shè)進(jìn)展和監(jiān)理工作開展的實際情況。

　　3.管理職責(zé)包括： (1)應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料; (2)應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件資料管理; (3)應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案; (4)應(yīng)根據(jù)工程特點和有關(guān)規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應(yīng)向有關(guān)單位、部門移交。管理要求包括：需要存檔的監(jiān)理文件資料。監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。歸檔保存應(yīng)嚴(yán)格遵循保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

　　4.監(jiān)理工作基本表式的種類和用途：

　　(1) A類表為監(jiān)理單位用表，包括總監(jiān)理工程師任命書;工程并工令;監(jiān)理通知單;監(jiān)理報告;工程暫停令;旁站記錄;工程復(fù)工令;工程款支付證書。

　　(2) B類為施工單位報審、報驗用表，包括施工組織設(shè)計或(專項)施工方案報審表;工程開工報審表;工程復(fù)工報審表;分包單位資格報審表;施工控制測量成果報驗表;工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審表;報驗、報審表;分部工程報驗表;監(jiān)理通知回復(fù)單;單位工程竣工驗收報審表;工程款支付報審表;施工進(jìn)度計劃報審表;費用索賠報審表;工程臨時或最終延期報審表。

　　(3)C類表為通用表，包括工作聯(lián)系單;工程變更單;索賠意向通知書。

　　5.監(jiān)理文件和檔案資料傳遞流程是：

　　(1)在監(jiān)理內(nèi)部，所有文件和檔案資料都必須先送信息管理部門進(jìn)行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)監(jiān)理工程師指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關(guān)的監(jiān)理工程師。

　　(2)在監(jiān)理外部，在發(fā)送或接收監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件和檔案資料時，也應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，這樣只有一個進(jìn)口通道，從而在組織上保證文件和檔案資料的有效管理。