2016監(jiān)理工程師《案例分析》講義：第七講

 建設(shè)工程文件檔案資料管理

　　建設(shè)工程文件檔案資料管理內(nèi)容：

　　1、監(jiān)理文件和檔案收文與登記

　　2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記

　　3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

　　4、監(jiān)理文件檔案資料分類存

　　5、監(jiān)理文件檔案資料歸檔

　　6、監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢

　　建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀(jì)錄，也可稱工程檔案。

　　建設(shè)工程文件檔案資料：由建設(shè)工程文件和檔案組成。

　　“加強企業(yè)管理”：檔案文書管理制度。制定檔案的整理和保管制度，文件和資料的使用、歸檔管理辦法等。

　　“建設(shè)工程監(jiān)理實施程序”：向業(yè)主提交建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料。

　　“建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)劃的作用”：監(jiān)理規(guī)劃是監(jiān)理單位內(nèi)部考核的依據(jù)和重要的存檔資料。

　　《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》：施工階段監(jiān)理資料的管理

　　《建設(shè)工程信息管理》第三章建設(shè)工程文件檔案資料管理

　　1.建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案分類《建設(shè)工程信息管理》

　　(l)按照規(guī)范分類。建設(shè)工程項目竣工后監(jiān)理單位向建設(shè)單位移交的監(jiān)理文件。對其中的文件，分別在地方城建檔案館、建設(shè)單位、監(jiān)理單位三處歸檔保存，保存期分為永久、長期、短期。

　　送地方城建檔案管理部門保存的監(jiān)理文件有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則;監(jiān)理月報和監(jiān)理會議紀(jì)要中有關(guān)質(zhì)量問題;工程開工/復(fù)工審批表、暫停令;不合格項目通知;質(zhì)量事故報告及處理意見;工程竣工決算審核意見書;工程延期報告及審批;合同爭議、違約報告及處理意見;合同變更材料、工程竣工總結(jié);質(zhì)量評價意見報告等。

　　送建設(shè)單位永久保存的監(jiān)理文件有：工程延期報告及審批;合同爭議、違約報告及處理意見，共兩類。

　　送建設(shè)單位長期保存的有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則;監(jiān)理部總控制計劃等：監(jiān)理月報和監(jiān)理會議紀(jì)要中有關(guān)質(zhì)量問題;工程開工/復(fù)工審批表、暫停令;不合格項目通知;質(zhì)量事故報告及處理意見;設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認(rèn);工程竣工決算審核意見書;分包單位資質(zhì)材料;供貨單位資質(zhì)材料;試驗等單位資質(zhì)材料;有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知;有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知;有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知;費用索賠報告及審批;合同變更材料;專題總結(jié);月報總結(jié);工程竣工總結(jié);質(zhì)量評價意見報告等;

　　建設(shè)單位短期保存的有：預(yù)付款報審與支付;月付款報審與支付兩類。

　　(2)按照建設(shè)工程項目監(jiān)理部在監(jiān)理實踐中使用的監(jiān)理文件，進(jìn)行分類。可以分為：合同文件;勘察、設(shè)計文件;監(jiān)理工作指導(dǎo)文件;施工工作指導(dǎo)文件;資質(zhì)管理文件;工程進(jìn)度管理文件;工程質(zhì)量管理文件;工程造價管理文件;會議紀(jì)要;監(jiān)理報告;監(jiān)理工作函件;工程驗收文件;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié);監(jiān)理工作記錄;建設(shè)工程管理往來函件;監(jiān)理內(nèi)部文件，共17類。

　　(3)按監(jiān)理公司建立的檔案分類。公司內(nèi)部管理文件;項目監(jiān)理管理文件;政府相關(guān)管理文件;招投標(biāo)、經(jīng)營管理文件;財務(wù)文件;人員管理文件;設(shè)備管理文件，共7類。

　　2.建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸集和整理

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，安排專人，在施工過程中隨時歸集，在每階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔�！督ㄔO(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》7.4.2

　　3.建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸檔程序

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案首先由項目監(jiān)理機構(gòu)向監(jiān)理單位移交歸檔，監(jiān)理單位再向建設(shè)單位移交歸檔，最后由建設(shè)單位向城建檔案管理機構(gòu)移交歸檔。

　　4.建設(shè)工程監(jiān)理表格體系和主要文件檔案(《建設(shè)工程信息管理》

　　A類表共10個表格(A1～A10)，為承包單位用表，是承包單位與監(jiān)理單位的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復(fù)。1、開工/復(fù)工報審表2、施工組織設(shè)計報審表3、分包單位資質(zhì)報審表4、報驗申請表5、工程款支付申請表6、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單7、工程臨時延期申請表8、費用索賠申請表9、工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表10、工程竣工報驗單

　　B類表共6個表格(B1～B6)，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出指令或批復(fù)。1、監(jiān)理工程師通知單2、工程暫停令3、工程款支付證書4、工程臨時延期審批表5、工程最終延期審批表6、費用索賠審批表

　　C類表共2個表格(C1、C2)，為各方通用表，是工程項目監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等各有關(guān)單位之間的聯(lián)系表。1、監(jiān)理工作聯(lián)系單2、工程變更單

　　主要文件檔案：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理日記、監(jiān)理例會會議紀(jì)要、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結(jié)、其他監(jiān)理文件檔案資料