2016年江蘇會(huì)計(jì)證考試會(huì)計(jì)電算化考點(diǎn)精講：Excel文件的管理

　　Excel文件的管理

　　Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改與刪除等工作。

　　(一)Excel文件的新建與保存

　　1.Excel文件的新建

　　單擊“開(kāi)始”菜單中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任務(wù)欄中 Excel 的快捷方式圖標(biāo)或者通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話框等方式啟動(dòng)Excel軟件的，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來(lái)，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。

　　以打開(kāi)現(xiàn)成 Excel文件方式啟動(dòng)Excel軟件的，可通過(guò)以下方法之一建立一個(gè)新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵;(2)打開(kāi)“文件”菜單，點(diǎn)擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪問(wèn)工具欄)。

　　2.Excel文件的保存

　　為了繼續(xù)使用新建的 Excel文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱和

　　類型將 Excel 文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢�。Excel 文件在編輯修改完畢或退出 Excel 軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

　　(1)通過(guò)敲擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。

　　(2)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進(jìn)行保存。對(duì)于之前已經(jīng)保存過(guò)的文件，按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再?gòu)棾觥傲泶鏋椤睂?duì)話框。

　　(3)通過(guò)單擊常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。

　　(4)通過(guò)“文件”菜單(或Excel 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。

　　為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。

　　(二)Excel文件的關(guān)閉與打開(kāi)

　　1.Excel文件的關(guān)閉

　　Excel 軟件退出前必須關(guān)閉打開(kāi)的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件：

　　(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

　　Excel 2013中由于沒(méi)有“工具欄”菜單，但可點(diǎn)擊快速訪問(wèn)工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

　　(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

　　(3)按擊快捷鍵“Ctrl+F4”。

　　上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的 Excel 文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Excel 軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊“Ctrl+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

　　2.Excel文件的打開(kāi)

　　打開(kāi)Excel文件的方法主要有：

　　(1)通過(guò)直接點(diǎn)擊Excel文件打開(kāi)。

　　(2)通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。

　　(3)通過(guò)Excel“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)。

　　(4)通過(guò)常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于Excel 2013)中的“打開(kāi)”按鈕進(jìn)行打開(kāi)。

　　(5)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl+O”(字母 O 的按鍵)進(jìn)行打開(kāi)。

　　(三)Excel文件的保密與備份

　　1.Excel文件的保密

　　對(duì)于設(shè)置了打開(kāi)權(quán)限密碼的 Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開(kāi)。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。

　　2.Excel文件的備份

　　Excel 軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。

　　(四)Excel文件的修改與刪除

　　1.Excel文件的修改

　　Excel 文件的修改通常在已打開(kāi)的 Excel 文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

　　2.Excel文件的刪除

　　Excel文件的刪除方法包括：

　　(1)選中要?jiǎng)h除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進(jìn)行刪除。

　　(2)鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的 Excel 文件，選擇刪除命令。