發(fā)文機關署名應當用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

　　成文日期指會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期，是公文的生效日期，也即黨政機關公文生效的重要標志。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

　　印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾�的依據之一。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

　　發(fā)文機關署名、成文日期和印章格式具體為以下三種情況：

　　(1)加蓋印章的公文

　　公文加蓋印章時，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

　　單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

　　聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

　　(2)不加蓋印章的公文

　　單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。

　　聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。

　　(3)加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

　　單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

　　聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊，每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章，簽發(fā)人職務應當標注全稱。

　　簽名章一般用紅色。