所謂莊重，就是指公文的語言要端莊、鄭重、嚴肅、認真。要求不用戲謔語，不追求詼諧與幽默，一般不用口語和方言土語。

　　1.客觀地敘述、闡釋和評價

　　公文是代表機關(guān)發(fā)言的，在寫作中不能帶有任何個人的情緒和感情色彩。敘述時要客觀、公正，說明時要明顯、平易，在評議時要中肯、求實。一切都應(yīng)當是客觀、公正無私、實事求是的。

　　2.使用書面語

　　公文語言需要大眾化，既通俗，又淺顯易懂，但它又不能像一般記敘文，特別是通俗小說、方言文學(xué)那樣大量采用口語和方言，而是強調(diào)使用規(guī)范化的書面語，這樣才能使之既平易，又不失莊重、嚴肅的色彩。例如，公文中的“自覺”一詞，就不能用重慶歇后語說成：“口子進醫(yī)院——治腳(自覺)”。

　　3.使用公文專用語

　　公文專用語是人們在長期公文寫作實踐中形成和使用的相對固定、十分簡潔的語言，它既保留了某些古漢語的特色，又使公文獲得言簡意賅的效果，因此長期沿用經(jīng)久不衰。