分段管理

將一個(gè)信貸項(xiàng)目形成的文件材料依據(jù)信貸的執(zhí)行狀態(tài)劃分為執(zhí)行中的信貸文件（以下簡(jiǎn)稱信貸文件）和結(jié)清后的信貸檔案（以下簡(jiǎn)稱信貸檔案）兩個(gè)階段，實(shí)行分段管理。 　

專人負(fù)責(zé)

銀行各級(jí)行的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)設(shè)立專職或兼職人員（統(tǒng)稱信貸檔案員）負(fù)責(zé)本部門(mén)信貸文件的日常管理及結(jié)清后的立卷歸檔等工作。信貸檔案員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，且不得由直接經(jīng)辦信貸業(yè)務(wù)人員擔(dān)任。 　

按時(shí)交接

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸（貸款）合同簽署、不良貸款接收及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審?fù)戤吅�，按�?guī)定要求將各類信貸文件及時(shí)交信貸檔案員保存，信貸執(zhí)行過(guò)程中續(xù)生的文件隨時(shí)移交。

定期檢查

信貸檔案管理工作由行長(zhǎng)辦公室和風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)共同監(jiān)督與指導(dǎo)。信貸檔案的檢查將列入年度績(jī)效考核和檔案工作綜合管理考評(píng)中，并將檢查結(jié)果報(bào)送相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管行領(lǐng)導(dǎo)。

一級(jí)文件（押品）

指信貸抵（質(zhì)）押契證和有價(jià)證券及押品契證資料收據(jù)和信貸結(jié)清通知書(shū)。
其中押品主要包括：銀行開(kāi)出的本、外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票，上市公司股票、政府和公司債券、保險(xiǎn)批單、提貨單、產(chǎn)權(quán)證或他項(xiàng)權(quán)益證書(shū)及抵（質(zhì)）押物的物權(quán)憑證、抵債物資的物權(quán)憑證等。

二級(jí)信貸文件

主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關(guān)文件。

　　【例題·多選題】商業(yè)銀行的下列信貸文件中屬于一級(jí)文件的有（�。�。
　　A.貸前審批文件
　　B.保險(xiǎn)批單
　　C.他項(xiàng)權(quán)證
　　D.銀行存單
　　E.銀行承兌匯票

『正確答案』BCDE
『答案解析』商業(yè)銀行的信貸文件中，一級(jí)文件（押品）主要是指信貸抵（質(zhì)）押契證和有價(jià)證券及押品契證資料收據(jù)和信貸結(jié)清通知書(shū)。其中押品主要包括：銀行開(kāi)出的本、外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票，上市公司股票、政府和公司債券、保險(xiǎn)批單、提貨單、產(chǎn)權(quán)證或他項(xiàng)權(quán)益證書(shū)及抵（質(zhì)）押物的物權(quán)憑證、抵債物資的物權(quán)憑證等。二級(jí)信貸文件主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關(guān)文件。

保管

一級(jí)文件是信貸的重要物權(quán)憑證，在存放保管時(shí)視同現(xiàn)金管理，可將其放置在金庫(kù)或保險(xiǎn)箱（柜）中保管，指定雙人（以下簡(jiǎn)稱押品保管員），分別管理鑰匙和密碼，雙人入、出庫(kù)，形成存取制約機(jī)制。

交接

一級(jí)文件由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)接收后，填制押品契證資料收據(jù)一式三聯(lián)，押品保管員、借款企業(yè)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員三方各存一聯(lián)。押品以客戶為單位保管，并由押品保管員填寫(xiě)押品登錄卡。

借閱

一級(jí)檔案存檔后，原則上不允許借閱。
如在下列特殊情況下，確需借閱一級(jí)檔案的，必須提交申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。如：
貸款展期辦理抵押物續(xù)期登記的；
變更抵押物權(quán)證、變更質(zhì)押物品的；
提供給審計(jì)、稽核部門(mén)或相關(guān)單位查閱的；
提交法院進(jìn)行法律訴訟、債權(quán)債務(wù)重組或呆賬核銷的；
須補(bǔ)辦房產(chǎn)證、他項(xiàng)權(quán)益證書(shū)或備案登記的。

結(jié)清、退還

借款企業(yè)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和押品保管員三方共同辦理押品的退還手續(xù)。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員會(huì)同借款企業(yè)向押品保管員交驗(yàn)信貸結(jié)清通知書(shū)和押品契證資料收據(jù)并當(dāng)場(chǎng)清驗(yàn)押品后，借貸雙方在押品契證資料收據(jù)上簽字，押品保管員在押品登錄卡上注銷。

保管

二級(jí)文件應(yīng)按規(guī)定整理成卷，交信貸檔案員管理。

交接

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸（貸款）合同簽訂后將前期文件整理入卷，形成信貸文件卷，經(jīng)信貸檔案員逐件核實(shí)后，移交管理。

借閱

二級(jí)檔案內(nèi)保存的法律文件、資料，除審計(jì)、稽核部門(mén)確需查閱或進(jìn)行法律訴訟的情況下，不辦理借閱手續(xù)，如借閱已歸檔的二級(jí)檔案時(shí)，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽批同意后，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，方可辦理借閱手續(xù)。

貸款業(yè)務(wù)檔案

交業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)及風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)鑒定，形成正式的貸款檔案銷毀清單，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)、風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)及行長(zhǎng)辦公室三方負(fù)責(zé)人在正式清單上審批簽字。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審檔案

交風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)鑒定，由風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)及行長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人審批簽字。

保管

業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案柜（與貸款文件、檔案分開(kāi)存放）集中存放檔案。

客戶檔案

①借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的“三證”（即年檢營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼本、稅務(wù)登記證）復(fù)印件；
②借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的信用評(píng)級(jí)資料；
③借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的開(kāi)戶情況；
④借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的驗(yàn)資報(bào)告；
⑤借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)近三年的主要財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等，上市公司、“三資”企業(yè)需提供經(jīng)審計(jì)的年報(bào)；
⑥企業(yè)法定代表人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的身份證或護(hù)照復(fù)印件；
⑦反映該企業(yè)經(jīng)營(yíng)、資信（“三資”企業(yè)還應(yīng)提交企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)、公司章程等）及歷次貸款情況的其他材料。

　　【例題·單選題】下列關(guān)于檔案管理，說(shuō)法錯(cuò)誤的是（�。�。
　　A.信貸檔案采取分段管理，專人負(fù)責(zé)，按時(shí)交接，定期檢查的管理模式
　　B.抵押品資料的管理應(yīng)當(dāng)按一級(jí)文件的管理要求進(jìn)行
　　C.中長(zhǎng)期貸款檔案的管理，在結(jié)清后原則上需再保管10年
　　D.信貸檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則

『正確答案』C
『答案解析』貸款檔案的保管期限自貸款結(jié)清（核銷）后的第2年起計(jì)算。其中：①5年期，一般適用于短期貸款，結(jié)清后原則上再保管5年；②20年期，一般適用于中、長(zhǎng)期貸款， 結(jié)清后原則上再保管20年；③永久，經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)認(rèn)定有特殊保存價(jià)值的項(xiàng)目可列為永久保存。